Einrichtung von Xentral

Firmenadresse und Firmendaten

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Firmenanschrift Im Reiter 'Firmenanschrift' geben Sie bitte den Firmennamen und die Firmenadresse, sowie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-ID der Firma ein. Klicken Sie dann auf 'Speichern': Name → Name der Firma (Hauptsitz) Straße → Straße und Hausnummer des Firmensitzes PLZ → Postleitzahl des Firmensitzes Ort → Ort de...

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Steuersätze und Währung

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung Steuersätze/Währung konfigurieren Der Reiter 'Steuer / Währung' erlaubt die Konfiguration standortspezifischer Gegebenheiten, wie Steuersätze und der Währung. Des weiteren können hier Kontenrahmen für den Export in die Finanzbuchhaltung festgelegt werden. Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speicher...

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Standard E-Mail einrichten

Standard E-Mail Account einrichten Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail Konfigurieren Sie im Reiter 'E-Mail' die Zugangsdaten zu Ihrem Mailserver. Diese E-Mail-Adresse bekommt z.B. der Empfänger einer Nachricht (z.B. E-Mail Korrespondenz, Angebot,...) zu sehen. Oftmals wird hier 'info@.......de' verwendet WICHTIG: Die Checkbox "PHP mail() verwenden" mus...

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Briefkopf und Briefpapier

Briefkopf und Briefpapier

Briefpapier einrichten Der Reiter 'Briefkopf' bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Firmen-Briefpapiers. Sie können ihr Briefpapier mit einem frei gestalteten Header und Ihrem Firmenlogo versehen. Darüber hinaus können Sie diverse Abstände und Einrückungen festlegen. Ein Footer, der zum Beispiel Ihre Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigur...

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Zahlungsweisen

Zahlungsweisen festlegen Administration → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen Unter dem Reiter 'Zahlungsweisen' können Sie festlegen, welche Arten der Bezahlung Sie Ihren Kunden anbieten möchten. Bei jeder Zahlungsart, die Sie aktivieren, haben Sie die Möglichkeit zusätzlich einen spezifischen Standardtext zu definieren, der auf der Rechnung automatisch eingefügt wird. Bei der...

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Textvorlagen Dokumente

Textvorlagen Dokumente

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Textvorlagen Textvorlagen einrichten Unter dem Reiter 'Textvorlagen' können Sie für verschieden Arten von Geschäftsbriefen Standardtexte definieren, die beim Erstellen eines neuen Schreibens automatisch eingefügt werden. Bei der Abwicklung standardmäßiger Geschäftsvorfälle, müssen Sie dadurch im Normalfall nichts mehr manuel...

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Geschäftsbriefvorlagen anpassen

Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden: Angebot Auftrag Rechnung Lieferschein Gutschrift/Stornorechnung https://www.youtube.com/watch?v=XskNdrJpOgE Geschäftsbriefvorlage verwenden Administration => Einstellungen => Geschäftsbrief Vorlagen Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben...

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Projekte

https://www.youtube.com/watch?v=pDD4lyhpCz4 Funktionen von Projekten Projekte können für verschiedenste Zwecke genutzt werden.Sie sind variabel einsetzbar, tauchen in Statistiken auf und grenzen Bereiche voneinander ab. In Projekten können verschiedene Einstellungen zu Logistik, Dienstleistung, POS (Kassenmodul) und Briefpapier/Nummernkreisen (Modul) getätigt werden. {wikilink...

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Lager einrichten

Lager → Lagerverwaltung Lageraufbau und Planung Ein Lager besteht grundsätzlich immer aus 2 Ebenen: Lagername (Bezeichnung: Raum, Regal, Niederlassung,...) Lagerregal (Bezeichnung: Regal, Fach, Raum,...) Die erste Ebene kann sowohl ein Gebäude sein, ebenso ein Raum oder auch ein Regal.Die zweite Ebene kann dann Raum, ein Regal, ein Fach oder auch eine Fachunterteilung sein. G...

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Logistikprozesse

Logistikprozesse

Für den Versand von Waren stehen in Xentral unterschiedliche Logistikprozesse (teilw. auch Kommissionierverfahren genannt) zur Verfügung. Der Logistikprozess wird unter "Stammdaten → Projekte", "Einstellungen → Logistik / Versand" für jedes Projekt getrennt eingestellt. https://www.youtube.com/watch?v=9_uy30mRrzA Durch den Logistikprozess wird festgelegt: ob eine Lagerbuchung s...

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Artikel Kategorien

Artikel Kategorien

Administration → Einstellungen → Artikel Kategorien Artikel Kategorien ermöglichen Ihnen, die Menge an Artikeln nach bestimmten Kriterien zu gruppieren. Welche Kriterien das sind, hängt von den Erfordernissen Ihres Geschäftes ab. Für jede Artikelkategorie kann ein eigener Nummernkreis definiert werden. Artikelkategorien können darüber hinaus an Projekte gebunden werden. Folgend...

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Import von Stammdaten

Import von Stammdaten

Der Stammdaten Import ermöglicht Ihnen, Datenbestände aus anderen Systemen in die Datenbank von Xentral einzufügen. Dazu müssen die Daten aus den fremden Systemen als CSV-Dateien (Textdateien, die sämtliche Informationen als kommaseparierte Listen enthalten) exportiert werden. Informieren Sie sich dazu im Handbuch der entsprechenden Systeme. In folgendem Video werden Artikel sa...

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Benutzer/Benutzervorlagen einrichten und verwenden

Benutzer/Benutzervorlagen einrichten und verwenden

Organisation von Benutzern und Rechten Das feingranulare Rechtesystem von Xentral ermöglicht es Ihnen den Zugriff auf Daten für jeden Ihrer Mitarbeiter, gemäß seiner Aufgaben im Unternehmen, zu beschränken. Dadurch eignet sich Xentral zur Verwendung durch alle Hierarchie-Ebenen und Abteilungen, ohne dass dabei sensible Informationen durch Unbefugte eingesehen werden können. Die...

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Benutzerrechte Vergabe (Workflow)

Benutzerrechte Vergabe (Workflow)

Folgende Schritte sind notwendig, um einen Benutzeraccount vollständig anzulegen: Adresse für den Benutzer (Mitarbeiter) anlegen Rolle "Mitarbeiter" vergeben Neuen Benutzer anlegen Adresse auf diesen Benutzer verknüpfen Einstellungen im Benutzeraccount vornehmen → Z.B. Rechteeinstellungen https://www.youtube.com/watch?v=f5QkUS8E1Os 1. Adresse anlegen Legen Sie direkt eine neue...

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Drucker einrichten

Drucker einrichten

Im täglichen Geschäft müssen Belege, Paketmarken oder Packlisten gedruckt werden. Da Xentral eine Webanwendung ist, kann nicht ohne einen externen Druckdialog vom Browser aus gedruckt werden. Um dennoch den automatischen Stapeldruck zu ermöglichen, gibt es in Xentral Einstellungen, die dies ermöglichen. Im folgenden werden alle manuellen und automatischen Einstellungen für die...

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Etikettenlayout erstellen

Etikettenlayout erstellen

Das Layout von Etiketten ist in gewissen Grenzen anpassbar. Es gibt 6 verschiedene Grundtypen von Etiketten, die sich durch ihren Verwendungszweck unterscheiden: Artikel klein (Typ auch für große Etiketten verwendbar) Lager klein Etikettendrucker zweizeilig Kommissionieraufkleber Seriennummer Lieferschein Position Für jeden Typ sind bestimmte Variablen verfügbar (siehe unten)....

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Geschäftskonten einrichten und verwenden

Geschäftskonten einrichten und verwenden

In Xentral können verschiedene Konten angelegt werden. Hierbei ist es unerheblich, ob das Konto ein Bankkonto ist oder z.B. auch ein Kreditkartenkonto, dessen Bewegungen nur als CSV-Datei vorliegen. So kann beispielsweise auch der Kontoauszug von Amazon Payments eingespielt und verbucht werden. Je nach Anfoderungen kann z.B. nur das Hauptbankkonto verbucht werden und die andere...

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SEPA-Zahlungsverkehr einrichten

Aktivierung im Geschäftskonto Administration → Einstellungen → Geschäftskonten → Folgende Daten müssen vorab im Geschäftskonto eingetragen werden: Inhaber BIC IBAN BLZ (optional) Konto (optional) Gläubiger ID Aktivierung Haken: Lastschrift Aktivierung Haken: HBCI (optional) HBCI-Kennung (optional) SEPA-Lastschrift Für das Lastschriftverfahren wird für Ihre Firma eine Sepa-Gläub...

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Artikel Einheiten

Administration → Einstellungen → Artikel Einheiten Artikel Einheiten ermöglichen Ihnen, die Artikel in bestimmte selbstgewählte Einheiten einzuteilen, z.B. Stück, Liter, Kilogramm, etc. Die Abkürzungen für die Einheiten können Sie selbst bestimmen, z.B. Stck. für "Stück" oder L für "Liter", usw. Diese Artikeleinheiten können Sie sich dann in Ihren Belegen anzeigen lassen. Übers...

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Kostenstellen

In Xentral können Verbindlichkeiten auf Kostenstellen gebucht werden. Dazu weisen Sie in der Detailansicht der Verbindlichkeit direkt eine Kostenstelle zu. Über den FiBu Export können Sie alle Verbindlichkeiten exportieren und bekommen in einer zusätzlichen Spalte die Kostenstelle ausgewiesen. Übersicht und Anlegen einer neuen Kostenstelle Übersicht Unter Administration/Einstel...

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Kontenrahmen

Administration → Einstellungen → Kontenrahmen Kontenrahmen anlegen Ein neues Kostenkonto anlegen Administration → Einstellungen → Kontenrahmen → Konto: Konto des Kontenrahmens z.B. 6815 Beschriftung: Hier kann das Konto beschriftet werden z.B. Bürobedarf Art: Hier kann die Art der Kosten definiert werden (wird nur innerhalb von Xentral verwendet) Bemerkung: Zusätzliche Anmerkun...

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Zolltarifnummer

Im Modul Zolltarifnummer können alle relevanten Zolltarifnummern inklusive einer entsprechenden Beschreibung und internen Bemerkung gelistet werden. So kann bei der Einrichtung neuer Artikel oder der Anpassung vorhandener Artikel schnell die entsprechend richtige Zolltarifnummer gefunden und im Artikel hinterlegt werden, da hier wieder über eine Suchmaske nach einem entsprechen...

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Prozessstarter

Administration → Einstellungen → Prozessstarter Der Prozessstarter führt in Xentral im Hintergrund automatische Prozesse durch wie: E-Mails für Ticketsystem abholen E-Mails für Backup abholen E-Mail Benachrichtigung für Aufgaben abschicken Automatische Zahlungs-Erinnerungs E-Mail für Vorkassezahlungen von Kunden Automatisches Übertragen der Lagerzahlen in den Online-Shop (Synch...

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Freifelder

Im Bereich Adressen und Artikel können Freifelder vergeben werden. Diese sind bei den Einstellungen zu finden: Menü: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Freifelder Artikel Freifelder Im Bereich Freifelder für Artikel können 20 Freifelder genutzt und individuell beschriftet werden. Diese Freifelder stehen an einigen Stellen auch als Variablen zur Verfügung. Z.B...

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System

Die Systemeinstellungen finden Sie unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System. Dort können Sie alle systemübergreifenden Einstellungen tätigen. Von Informationen die im Beleg angezeigt werden sollen , bis hin zu performance-relevanten Einrichtungsmöglichkeiten. Einstellungen Hauptprojekt → Dieses Projekt wird immer im Standard geladen. Steuert die Projek...

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Xentral Oberfläche übersetzen

Mit dem Xentral Übersetzung extra Modul lässt sich die Oberfläche von Xentral ab Version 17.4 übersetzen. Das heißt alle Menüpunkte, alle Bezeichnungen und Seitenelemente werden übersetzt. Sollte die automatische Übersetzung nicht das gewünschte Ergebnis gebracht haben, lässt sich dies in einem eigenen Übersetzungs-Modus nachjustieren, in dem einzelne Element gezielt angeklickt...

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Farbwelten

Farbwelten

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Farbwelten Eigenes Firmenlogo Das eigene Logo kann in der Xentrals Oberfläche Verwendet werden. ziehen Sie das Logo direkt auf die grauce Fläche achten Sie auf die Dateigröße, das Logo sollte ca. 200px breit sein (keine großen Druckbilder sondern Web geeignet ungefähr in der Größe, die auch in der Software angezeigt wird) fü...

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Zahlungsweisen (zusätzlich)

Wenn man mehr / andere Zahlungsweisen benötigt als unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Zahlungsweisen vorhanden ist, dann kann man unter Administration => Einstellungen => Zahlungsweisen eigene Zahlungsweisen hinzufügen. Neue Zahlungsweise hinzufügen Mit einem Klick auf den NEU Button kann man sich die Zahlungsweisen auswählen, die man braucht. Eigene...

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Übersetzungen (Dokumentenerstellung Übersetzung engl.)

Das Übersetzungsmodul in der Xentral CRM/ERP Warenwirtschaft Das Übersetzungsmodul in der Xentral-Warenwirtschaft soll die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden vereinfachen. Sie können ab Xentral-Version 17.3 individuelle Übersetzungen zur jeder nur erdenklichen Sprache anlegen und anpassen. Die Sprachen können Sie dann im Nachhinein mit dem Kunden verknüpfen und so An...

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Bundesstaaten

Mit dem Modul Bundesstaaten können Sie Bundesstaaten für verschiedene Länder anlegen. Diese Bundesstaaten / Bundesländer kann man dann in einer Adresse auswählen und wird unter anderem für die Erstellung von Paketmarken in die USA / Kanada benötigt. Administration => AppStore => Bundesstaaten Übersicht Standardmäßig sind die Bundesstaaten von Deutschland, Kanada und den USA vor...

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Länderliste

Eine Adresse kann einem Land zugeordnet werden. Die Standard Länderliste kann für Sonderfälle ergänzt oder individuell bearbeitet werden. Administration → Einstellungen → Länderliste Neues Land hinzufügen Ein neues Land können Sie über den Button "NEU" hinzufügen (prüfen Sie vorher über die Suchfunktion, ob das Land bereits vorhanden ist). Administration → Einstellungen → Lände...

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Sprachenliste

Über die Sprachenliste kann die Sprache angepasst werden, die in Belegen und Geschäftsbriefen verwendet werden soll. Sie finden das Modul "Sprachenliste" über Administration => Appstore => Sprachenliste. Belegsprache anpassen Über das Edit Icon können Sie eine Sprache anpassen. Sprachauswahl Kunde Abschließend hinterlegen Sie für den Kunden, der die Belege in Spanisch erhalten...

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Steuersätze

Über diese App können neue Steuersätze angelegt werden. Diese können in der Kasse (Kassenbuch) ausgewählt werden. Übersicht und Neu-Anlage von Steuersätzen Auswahl im Kassenbuch Buchhaltung → Kassenbuch Die Besteuerung ist dann im Kassenbuch sichtbar in der Tabelle (Übersichtanzeige) und im Buchungssatz sichtbar.Für den Export an die Buchhaltung muss für die Besteuerung (Export...

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Browser Einstellungen

Browser Einstellungen

Google Chrome Popup Blocker Bitte deaktivieren Sie für Xentral den Popup Blocker, wenn z.B. bei Chrome → Einstellungen → Erweiterte Einstellungen anzeigen → Datenschutz: Inhaltseinstellungen → Popups(Stand 11/2016) Version 54.0.2840.71 (64-bit)) (Fehlermeldung: Diese Seite am Erstellen von weiteren Dialogen hindern)

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Die wichtigsten Einrichtungstipps aus der Praxis

Geballtes Wissen auf den Punkt gebracht. Hier in Kürze die wichtigsten Tipps für die Einrichtung. Das muss der Kunde auf den Dokumenten sehen Sind alle wichtigen Infos auf dem Briefpapier? Weiß Ihr Kunde wohin er überweisen soll und kann er die Bestellung mit den Daten aus dem Online Shop oder seinem Angebot abgleichen? Bekommt Ihr Kunde Infos über den Versand seiner Ware und k...

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