E-Mail Accounts verwenden

E-Mail Accounts werden an verschiedenen Stellen im System verwendet:
  • Versenden von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. (einzeln oder in Stapelverarbeitung)
  • Versenden von Korrespondenzen (aus Adresse)
  • Holen von E-Mails in das zentrale Ticketsystem (Kundenanfragen)
  • Beantworten von E-Mails im zentralen Ticketsystem (Kundensupport)
  • Sicherung und Archivierung der E-Mails von Mitarbeiter-Accounts

Versenden von Dokumenten (Grundeinstellung und einfache Lösung)

Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken: :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden: :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png Standardmäßig werden alle E-Mails mit der Standard E-Mail Einstellung versendet, die hier einzurichten ist: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail Dort kann eingestellt werden, dass der Webserver entweder
  • mit der von PHP mitgelieferten Funktion mail()
  • oder mit dem angegeben SMTP Account versendet

Versenden von E-Mails

Versenden von Tickets im Ticketsystem

siehe Beschreibung "Ticket-System"

E-Mail Account neu anlgen

Beim Versenden von E-Mails kann in Xentral gewählt werden, ob mit der eigenen E-Mailadresse (Benutzer) oder der E-Mail Adresse der Firma E-Mails versendet werden sollen. Im Ticketsystem wird automatisch die E-Mail Adresse als ausgehende verwendet, auf welche die E-Mail eingegangen ist. Hinweis: Meist genügt es, hierfür nur einen SMTP Account anzugeben, da es viele E-Mail-Server zulassen auch mit anderen E-Mail Adressen der gleichen Domain (über einen Zugang) E-Mails zu versenden. Erlaubt dies der Server nicht, muss ein extra SMTP Account für jede ausgehende E-Mail Adresse angelegt werden, unter: Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts → :wawision:icon_neu.png?35

Anlegen von E-Mail Accounts

Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts → :wawision:icon_neu.png?35 :entwickler:entwickler_emailaccounts_anlegen.jpg
E-Mail Account für einen Mitarbeiter
E-Mail Account für das Ticket-System
:wawision:email_accounts_einrichten_ticketsystem.png

E-Mail Account Einstellungen

Einstellungen IMAP


Einstellungen SMTP (Optional)


Ticketsystem

  • Auswahl → deaktiviert: für diesen E-Mail Account wird kein Xentral Ticket-System verwendet; Ticket System aktivieren: diese E-Mail Adresse wird im Ticketsystem verwendet. Wichtig: Es werden alle E-Mails nach dem Abholen von dem IMAP Account automatisch gelöscht. Diese E-Mails müssen vorher weggesichert und archiviert werden. Idealerweise eine direkt Weiterleitung zum Archiv einrichten, dann kann jede ins Ticketsystem abgeholte E-Mail im Anschluss im Postfach gelöscht werden.
Standard-Projekte: Standard-Warteschlange: E-Mails werden automatisch der Warteschlange zugeordnet. Ausgehende E-Mailadresse: Immer die eingehende E-Mailadresse als ausgehende verwenden E-Mails auf Server löschen: Unwideruflich nach Empfang vom Server löschen.

E-Mail Archiv

  • Auswahl → deaktiviert: ; Archivierung aktivieren: ;
  • E-Mails löschen → Nach Anzahl Tage → Wert 0 oder leer bedeutet nie löschen; Hinweis: Die E-Mails entweder nie löschen, oder vorher für die Archivierung an ein Postfach weiterleiten, so dass die gesetzliche Archivierung vollständig im Webmail Postfach parallel vorgenommen wurde.

Mitarbeiter

  • Mitarbeiter → hier kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, der diesem Mail Account zugeordnet ist
:wawision:email_accounts_einrichten_mitarbeiterbackup.png

Autoresponder

Für E-Mail Adressen kann ein Autoresponder eingeschaltet werden. Der Autoresponder kann z.B. genutzt werden, um Kunden eine Rückmeldung zur Anfrage über ein Kontaktformular auf der Webseite zu geben. Sofern dies über den online Shop geschieht, kann auch der Autoresponder vom Shop verwendet werden. Diese E-Mail Adressen können in Xentral im Ticketsystem zentral in einen Pool abgeholt werden. Je nach E-Mail Adresse kann der Autoresponder aktiviert werden. Praxistip: Sie sollten den Autoresponder auf "nur eine E-Mail pro Tag" einstellen, um zu verhindern, dass andere Autoresponder auf Ihre Mail antwortet.
  • Auto-Responder → der Autoresponder kann hier aktiviert werden
  • nur eine Mail pro Tag → idealerweise hier auf "nur einmal pro Tag einstellen, dann geht an diese Adresse auch nur eine Mail raus, auch bei erneuter Antwort
  • Betreff → Betreff der Autoresponder Mail
  • Text → Text der Autoresponder Mail
:wawision:email_accounts_einrichten_autoresponder.png Folgende Variablen können im Autoresponder Text verwendet werden:
  • {TICKET} = Ticketnummer (in Betreff und Text)
  • {BETREFF} = Betreff der eingehenden E-Mail

Eigene Signatur

Eigene Signaturen können für jede Mail Adresse oder auch für ein Projekt eingestellt werden. Ist in diesen beiden Bereichen keine Signatur eingestellt, so wird die zentrale Signatur aus den Grundeinstellungen gezogen. Hier können auch Footer mit Bild und HTML Elementen eingefügt werden.
  • aktivieren → die eigene Signatur kann hier aktiviert werden (Info: die Signatur kann auch im Projekt bei den Logistikeinstellungen für ein Projekt aktiviert werden (Logistikeinstellungen ganz unten))
  • Signatur → Textfeld, um die eigene Signatur einzustellen
:wawision:email_accounts_einrichten_signatur.png Info: Signaturen sollten zentral oder über die Mail Adresse festgelegt werden. (Eine Signatur direkt in der Geschäftsbriefvorlage (z.B. Text Vorlage beim Absenden einer Rechnung) ist zwar möglich. Allerdings muss dann jeweils die einzelne Vorlage bei Änderungen bearbeitet werden und die Formatierungsmöglichkeiten für die Signatur sind hier nur im Textformat möglich)

Mit verschiedenen ausgehenden E-Mailadressen arbeiten

und mit jeder beliebigen E-Mail Adresse versenden darf. D.h. ich melde mic​​​​​​h mit dem SMTP Account muster.max@domain.de an und kann mit meier@domain.deoder sogar meier@anderedomain.de E-Mails versenden. Sobald ich einen gültigen SMTP Account habe geht das z.T. Es gibt aber auch die SMTP Server bei der ich genau für jede E-Mail mit der ich schicken möchte einen eigenen SMTP Account benötige.Dann muss man in Xentral für jede potentiell ausgehende E-Mailadresse einen SMTP Account hinterlegen. Das macht man unter Administration / E-Mail Accounts. Pro Account muss man dann die SMTP Daten angeben und die Option Extra SMTP Account verwenden.Xentral nutzt dann beim Versenden automatisch die korrekten SMTP Accounts. ​ ​

Gesendete E-Mails im Gesendet Ordner anzeigen (ab Version 16.3)

Über Xentral versendete E-Mails können im "Versendet" Ordner des E-Mail Programms angezeigt werden.Hierzu im jeweiligen E-Mail Account den Ordner einstellen:
  • IMAP Gesendet Ordner
  • Haken setzen: "aktiv"
Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts → :wawision:icon_edit.png?20 :entwickler:administration_emailaccounts_ordner_gesendet_001.png

FAQs

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