Aufträge/Logistik - Arbeitsablauf

  • Autoversand
  • Logistik
Die Abarbeitung von Bestellungen durch Ihre Kunden, laufen immer nach dem hier beschriebenen Schema ab. Dabei spielt es im Grunde keine Rolle, ob Sie einen Online-Shop betreiben, oder ihre Produkte selbst fertigen, und diese auf andere Art vertreiben. Je nachdem wie häufig Sie Waren versenden, können Sie den Beschriebenen Prozess jeden Tag, jede Woche, oder einfach nur bei Bedarf durchführen.

Autoversand für Stapelverarbeitung der Aufträge

Im Video finden Sie (bei 1:27) eine Szene für die Stapleverarbeitung der Aufträge. Dieser manuelle Anstoß des Autoversands kann durch einen Prozesstarter automatisiert werden. Somit können Bestellungen aus dem Onlineshop vollautomatisch von der Eingabe des Kunden im Frontend bis zum Versand durch die Warenwirtschaft geschleust werden. Erkundigen Sie sich hierfür einfach bei unserem Vertrieb.

Autoversand mit Warteschleife (ab Version 17.1)

Der Autoversand übermittelt die Aufträge in die Warteschleife und erstellt dort für jden Auftrag einzeln den Projekt spezifischen Ablauf (Dokumentenerstellung, Lagerabzug etc.). Die Warteschleife wird im Intervall des Prozesstarters gestartet (also z.B. jede Minute) Wenn sich in der Warteschleife Aufträge befinden, werden diese einzeln abgearbeitet. -> verhindert Servertimeouts bei größeren Mengen oder zu knappen Servereinstellungen. Hierzu wird ein weiterer Prozesstarter mit dem Parameter "autoversand_standard" benötigt. Wie Sie einen Prozesstarter in Wawision anlegen und aktivieren können, erfahren Sie hier --> Prozessstarter Unter Verkauf --> Auftrag gelangen Sie über den Reiter "Autoversand-berechnen" in eine Übersicht unversendeter/versendbarer Aufträge. :wawision:autoversand_unversendete_auftraege.png Hier können Sie nun die Aufträge anhaken, die im Folgenden an den Versand übergeben werden sollen. Im Anschluss finden Sie die Aufträge im Reiter "Warteschlange" wieder, aus dem der Prozessstarter zur ausgewählten Uhrzeit/Periode die Aufträge an den Versand übergibt. :wawision:autoversand_warteschleife.png

Autoversand mit Suchfeldern/Selektoren

Sollten Sie pro Tag eine große Menge an ausgewählten Aufträgen gezielt an den Versand übergeben wollen, dann können Sie den Pool an Aufträgen mit den folgenden Selektoren einschränken. Die Auswahl kann dann, wie gewohnt an den Versand übergeben werden. :wawision:autoversand_selektoren.png Hinweis: Das Suchfeld "interne Bezeichnung" ist ab der Version 17.3 verügbar.

Autoversand-Anzahl einschränken

Ab Version 17.3 gibt es unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System ein weiteres Feld um die Anzahl der Aufträge, die auf einmal beim Autoversand überprüft und durchgelassen werden zu beschränken. Die Anzahl bezieht sich immer auf die ältesten Aufträge. :wawision:2017-09-12_um_10.06.43.png Dadurch kann verhindert werden, dass durch hohe Serverlast Xentral zu langsam wird indem eine verringerte Anzahl an Aufträgen kontinuierlich durchgelassen wird. Hinweis: Hierbei werden wirklich nur die ältesten x Aufträge überprüft (Reservierungen, etc.).

Shop-Import (nur bei angebundenen Online-Shops)

Falls Sie einen Online-Shop betreiben, importieren Sie zunächst die aufgelaufenen Bestellungen aus ihrem/ihren Shop-System(en) unter "Verwaltung->Import/Export Zentrale->Import(Online-Shop)". Eine detailliertere Beschreibung des Shop-Imports finden Sie hier. Praxistip: Aufträge, die über einen Shopimport ins System komme werden beim Länderkürzel mit "(I)" gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick von manuell angelegten Aufträgen unterscheiden werden.

Import von Kontoauszügen in Xentral / Zahlungseingänge verknüpfen

Importieren Sie unter "Buchhaltung->Zahlungseingang" die aktuellen Kontoauszüge Ihrer Geschäftskonten, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen. Informationen zum Zahlungseingang finden Sie hier.

Priorisieren von Aufträgen in Xentral (Fast - Lane)

Ab Version 18.4 gibt es eine neue Option „Fast - Lane“ mit der lassen sich Aufträge für den Versand priorisieren. Sobald diese Option gesetzt ist, kann nach der Option im Auftrag (Übersicht), Auftrag (Versandzentrum) und im Versandzentrum gefiltert werden. Wenn man die Cronjobs „Autoversand Manuell“ oder „Autoversand Plus“ nutzt, werden die Aufträge mit der Option „Fast - Lane“ priorisiert an den Versand (Versandzentrum) übergeben. Fast - Lane Einstellung im Auftrag::wawision:fast_lane_im_auftrag.png? Fast - Lane Darstellung in der Übersicht Verkauf → Übersicht → Auftrag, Fast - Lane Markierung "FL":wawision:fast_lane_im_verkauf:fast_lane_im_verkauf_auftrag.png? Die Option "Fast - Lane" lässt sich beim Auftragsimport aus einem Online-Shop/ Marktplatz automatisch setzten, dazu muss man im Zahlweisenmapping oder im Versandartenmapping, die entsprechende Option setzen.

Auftragsstatus prüfen

In "Verkauf->Auftrag" erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Aufträge und ihren Status. Die Symbol-Reihe in jeder Zeile (oft als Ampel bezeichnet) lässt erkennen, welche Voraussetzungen für den Abschluss eines Auftrages bereits erfüllt sind. Erst wenn alle Ampel-Icons eines Auftrages auf Grün stehen, wird er automatisch für die Kommissionierung freigegeben, sobald sie auf den Reiter "Auto-Versand berechnen" klicken. Einige der Überprüfungen können, je nach Ihren Erfordernissen, deaktiviert werden. Die Ampel-Icons von deaktivieren Überprüfungen werden nicht angezeigt. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_bild1.png Die Bedeutung der einzelnen Symbole:

Lagerbestand der Artikel eines Auftrags

  • :wawision:icon_lagergo.png?20 Alle Artikel sind in ausreichender Anzahl im Lager vorhanden
  • :wawision:icon_lagerstop.png?20 Der Lagerbestand mindestens eines Artikels ist nicht ausreichend

Berechnung des Portos

  • :wawision:portogo.png?20 Porto wurde wie vorgesehen berechnet
  • :wawision:portostop.png?20 Die Berechnung des Portos wurde vergessen

Prüfung der UST-ID bei Firmenkunden im Europäischen Ausland

  • :wawision:ustgo.png?20 UST-ID Prüfung erfolgreich/ nicht notwendig
  • :wawision:uststop.png?20 UST-ID Prüfung nicht erfolgreich/ nicht durchgeführt

Zahlungseingang registiert (relevant nur bei Vorkasse-Bezahlarten)

  • :wawision:icon_vorkassego.png?20 Vorkasse bezahlt
  • :wawision:icon_vorkassestop.png?20 Vorkasse nicht bezahlt

Berechnung der Nachnahmegebühr

  • :wawision:nachnahmego.png?20 Die Nachnahmegebühr wurde wie vorgesehen berechnet / Nachnahmegebühr nicht notwendig
  • :wawision:nachnahmestop.png?20 Die Berechnung der Nachnahmegebühr wurde vergessen

Freigabe für den Logistikprozess

  • :wawision:autoversandgo.png?20 Für Logistikprozesse freigegeben
  • :wawision:autoversandstop.png?20 Für Logistikprozesse gesperrt (nur manuelles Weiterführen möglich)

Kundenprüfung (z.B. Altersnachweis, o.ä.)

  • :wawision:checkgo.png?20 Kundenprüfung erfolgreich/ nicht notwendig
  • :wawision:checkstop.png?20 Kundenprüfung noch nicht durchgeführt

Datumsprüfung bei terminierten Lieferungen

  • :wawision:termingo.png?20 Liefertermin heute / keine terminierte Lieferung
  • :wawision:terminstop.png?20 Liefertermin liegt in Zukunft

Kreditlimit des Kunden

  • :wawision:kreditlimitgo.png?20 Kreditlimit ausreichend/ kein Kreditlimit gesetzt
  • :wawision:kreditlimitstop.png?20 Kreditlimit überschritten (aufsummiert mit unbezahlten Rechnungen)

Liefersperre für Kunden

  • :wawision:liefersperrego.png?20 Lieferung erlaubt/ keine Liefersperre
  • :wawision:liefersperrestop.png?20 Liefersperre gesetzt

Vorgelagerter Bereitstellungs-Schritt (nur bei 2-stufiger Kommissionierung)

Der Ablauf der Kommissionierung hängt von der Projekt-Einstellung "Kommissionierverfahren" ab. Die verschiedenen Logistikprozesse sind hier. Die Kommissionierung wird in "Lager->Artikel für Lieferungen" vorgenommen. Bei der Kommissionierung erfolgt, bei entsprechenden Projekt-Einstellungen, automatisch der Druck von Lieferscheinen und/oder Rechnungen. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_auslagern.png

Versand

Der Versand erfolgt in Xentral über die Ansicht "Lager->Versandzentrum". Dort sind die zu bearbeitenden Sendungen / Lieferscheine aufgelistet.

Offene Lieferungen

:wawision:versandzentrum_uebersicht.png

Auswahl per Lieferschein

Barcode Scannen
Praxistipp: Der aktuell zu kommissionierende Lieferschein kann auch über Barcode eingescannt werden. Der Barcode ist auf dem Lieferschein abgedruckt (wenn dieser auf dem Dokument eingeblendet ist, dieser Barcode kann im Briefpapier auch deaktiviert werden). Ansonsten kann die Nummer des Lieferscheins auch eingegeben werden. Prinzipiell geht es hier darum, sich die Arbeit zu sparen den zu versendeten Auftrag heruaszusuchen, wenn man den Lieferschein in der Hand hat.
Lieferschein suchen und manuell auswählen
Sie können auch in der Suche z.B. nach dem Namen des Kunden suchen und mit dem Pfeil im rechten Menü direkt in den Versand dieses Lieferscheins springen. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_versand.png Beim Versand erfolgt je nach Wunsch, automatisch der Druck der Lieferscheine, Rechnungen und der Paketmarken. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_paketmarke.png

Auswahl per Artikelnummer

Ab Version 17.4 gibt es auch noch die Möglichkeit eine Artikelnummer zu scannen.
Dazu scannen oder tippen Sie die Artikelnummer in das Feld "Artikel scannen" ein.
:wawision:versandzentrum_artikel_scannen.png Die Priorität bei mehreren Lieferscheinen ist Folgende:
  1. Nur dieser Artikel im Lieferschein enthalten und Artikel-Menge = 1 => Springt gleich in die Paketmarke
  2. Nur dieser Artikel im Lieferschein enthalten und Artikel-Menge > 1 => Springt in Lieferschein um Artikel zu scannen
  3. Dieser Artikel und andere Artikel im Lieferschein => Springt in Lieferschein um Artikel zu scannen
Dadurch können Sie schnell Sendungen zu einem einzelnen Artikel abarbeiten.
Trackingnummer scannen
Bei den Kommissionierverfahren
  • "Einfache Lagerbuchung + Scannen im Versandzentrum",
  • "Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken + scannen im Versandzentrum", und dem
  • Kommissionierverfahren "Xentral Logistikzentrum (2-stufige Kommissionierung)",
muss nach dem Verpacken einer Sendung die Trackingnummer gescannt (oder eingetippt) werden. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_trackingnr.png Bei entsprechenden Projekt-Einstellungen wird nach dem Abschluss des Versandprozesses automatisch eine E-Mail mit der Trackingnummer zur Sendungsverfolgung an den Kunden verschickt. Hinweis: Ab Version 17.4 wird die Trackingnummer bei DHL & UPS & GLS automatisch in das Feld eingefügt und Sie müssen nur nochmal Enter drücken. Dazu müssen Sie in der Versandart die Option "Tracking übernehmen" anhaken: :wawision:trackingnummer_scannen_automatisch.png Hinweis: Mit dem Benutzer-Recht "Freigabe" beim "versanderzeugen" Rechteblock ist es auch Nicht-Admins möglich Lieferscheine im Versandzentrum von anderen Mitarbeitern zu übernehmen. Ab Version 17.3:
Stornierte Lieferscheine im Versandzentrum werden als Protokolleintrag im Lieferschein dargestellt:
:wawision:versandzentrum_stornierte_lieferscheine.png

Kommissionierläufe

Im Tab Kommissionierläufe sieht man alle Aufträge, die im Autoversand am Stück durchgelassen wurden als jeweils einen Kommissionierlauf. :wawision:versandzentrum_kommissionierlaeufe.png
In einzelnen Kommissionierlauf springen
Mit dem Pfeil im Aktionsmenü gelangt man in den einzelnen Kommissionierlauf:
:wawision:versandzentrum_kommissionierlaeufe_einzelner.png
Etiketten drucken
Mit dem Etiketten-Icon können Sie ein festgelegtes Etikett drucken Hinweis: Dazu muss im Projekt => Einstellungen => Logistik und Versand folgende Option aktiviert sein:
:wawision:versandzentrum_kommissionierschein_etikett.png
Kommissionierschein
Mit dem ersten PDF-Icon kann man den Kommissinierschein für diesen Kommissionierlauf drucken:
:wawision:versandzentrum_kommissionierlaeufe_kommissionierschein.png
Lieferschein Sammel-PDF
Mit dem zweiten PDF-Icon kann man sich ein Sammel-PDF aller Lieferscheine für diesen Kommissionierlauf erstellen.

Teilauftrag erstellen

Im Versandzentrum gibt es die Möglichkeit eine Teilmenge bereits zu versendeb und für den Rest einen Teilauftrag zu erstellen: :wawision:versandzentrum_teillieferschein_erstellen.png

Teillieferschein erstellen

Ab Version 18.3 gibt es die Möglichkeit neben einem Teilauftrag auch einen Teillieferschein zu erstellen. :wawision:versandzentrum_teillieferschein_button.png Dadurch wird gleich ein Teillieferschein von den Sendungen, die man bisher gescannt hat erstellt und man springt danach in die entsprechende Paketmarke dafür. Die restlichen Artikel bleiben als offene Positionen im Versandzentrum um diese dann wieder zu scannen.

Mehrere Paketmarken zu einem Auftrag drucken

Zu einem Auftrag können auch mehrere Paketmarken mit unterschiedlichem Wert (Gewicht, Versicherungshöhe, etc.) gedruckt werden:
  • Haken "Weitere Paketmarke für diese Lieferung erstellen" vor dem Scan der Trackingnummer setzen
  • aktuelle Trackingnummer Nummer scannen
  • Dialog wechselt nochmals in eine neue Paketmarke
  • Hier Adresse, Gewicht, Versicherung etc. einstellen und Paketmarke drucken
  • Trackingnummer erfassen oder weitere neue Paketmarke erstellen
:wawision:kurzanleitung_paketmarke_mehrere.png

Einzelne Paketmarke drucken

Eine einzelne Paketmarke kann auch direkt über den Lieferschein ausgedruckt werden.Voraussetzung ist die Anbindung an einen Versanddienstleister.

Paketmarke über Lieferschein

Lager → Lieferschein → :wawision:icon_edit.png?20 → Paketmarke
  • Adressdaten prüfen
  • Paketmarke drucken
  • die weiteren Schritte (Trackingnummer scannen etc. sind analog zu oben)
-> als Druckereinstellung wird der im Projekt eingetragene Paketmarkendrucker verwendet (abhängig vom Projekt im Lieferschein) :wawision:lieferschein_paketmarke_001.png

Sonderfunktion des Auftragversands

Auto-Versand-berechnen

Unter Verkauf --> Auftrag können Sie neben der Übersicht aller Aufträge zwei zusätzliche Funktionen verwenden. Diese können Sie neben den offenen Positionen über folgende Reiter verwenden: :wawision:verkauf_auftrag_autoversandberechnen.png Die Funktion Autoversand berechnen prüft dabei die einzelnen Icons auf Ihre Zustände. Dabei werden alle Aufträge angezeigt, deren Porto-Check, Termin-Check, Zahlungseingang usw. ok sind und auf grün stehen. Durch den Button "Versenden" kann man alle mit Haken markierten Aufträge in einem Rutsch durch den Versand schicken ohne in jeden Einzelnen hineinzugehen.

Tages-Auto-Versand-berechnen

Analog zum normalen Autoversand kann man hier auch Aufträge auswählen, deren Liefertermin (=Auslieferung Lager) in der Zukunft liegt und daher vom normalen Autoversand nicht berücksichtigt werden. Dabei wählen Sie über die Eingabe des betroffenen Lieferdatums und der Taste berechnen, die Aufträge aus, die schon früher verschickt werden sollen. :wawision:verkauf_auftrag_tagesautoversandberechnen.png

FAQs

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