ABO-System verwenden

  • Abo
Das in Xentral integrierte ABO-System ermöglicht es Ihnen regelmäßige Leistungen automatisiert bei Ihren Kunden abzurechnen. Das Abosystem senkt den Aufwand der regelmäßigen Abrechnung für Serviceverträge, Vermietungen, Dienstleistungsverhältnisse, Abonnements und ähnliches auf ein Minimum.

Neues Abo anlegen

Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 → Abos → "Neue Position einfügen" Abos werden direkt in der Adresse im Tab "Abos" neu angelegt.Hier fügen Sie Artikel ein, die der Kunde bei Ihnen gebucht hat. Zusätzlich zu wiederkehrenden Gebühren können auch einmalige Artikel (z.B. Waren) mit abgerechnet werden. Für jeden neuen Artikel kann eingestellt werden, ab wann dieser berechnet werden soll. Fügen Sie einen neuen Artikel über "Neue Position einfügen" ein:
  • Artikel über die Suche suchen
  • Startdatum einfügen (standardmäßig ist hier das Datum von heute eingestellt)
  • Menge eingeben (wie oft wird der Artikel gebucht)
  • Aboart auswählen ("Abo" = wiederkehrend, "Einmalig" = einmalige Abrechnung)
  • "anlegen" (fügt dem Kunden diese Position in die Aboliste ein)
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_einstellungen_neuenartikel.png

Übersicht der Aboartikel für einen Kunden

:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_artikeluebersicht.png

Einstellungen für die Abrechnung

Für den Abrechnungsartikel können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Allgemein

  • Artikel: zeigt den Original-Artikel, ist immer fest eingefügt
  • Bezeichnung: kann bei Bedarf umgeändert werden
  • Beschreibung: kann bei Bedarf umgeändert werden
  • Menge: Menge
  • Preis (netto): Nettopreis pro Stck.
  • Abrechnungszeitraum: Monatspreis, Preis für x Monate, Jahrespreis, einmalig
  • Automatisch anlegen als Auftrag / Rechnung: Bei der Abrechnung wird ein Auftrag angelegt oder direkt eine Rechnung
  • Ab der Version 16.4 können Sie an dieser Stelle entscheiden, ob die Artikelbeschreibung aus den Artikelstammdaten ignoriert werden soll oder zusätzlich abgedruckt werden soll.
:wawision:abo_artikelbeschreibung_16.4.png

Wiederholende Zahlung Einstellungen

  • Startdatum: Zeitpunkt, ab dem die Berechnung startet
  • Zahlzyklus: Zahl in Monaten oder Jahren (hängt vom eingestellten Abrechnungszeitraum ab, s.o.)
  • Enddatum: Das Enddatum bestimmt nur das Ende des Zykluses. Es wird nicht Taggenau abgerechnet, es wird nur geprüft ob das Enddatum erreicht ist oder nicht. Ist es nicht erreicht wird der Zyklus vollständig abgerechnet, erst nach Ablauf des Enddatums verschwindet der Artikel im Abo. Sollten Sie vor dem Zyklus enden wollen, müssten Sie die Differenz manuell nach dem Erstellen der Rechnung abziehen bzw. eine Gutschrift anlegen.
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_einstellungen_zahlzyklus.png

Abo-Gruppen verwenden

Mit Abo-Gruppen können Sie in den Aborechnungen Artikel zu sogenannten Abo-Gruppen zusammenfassen. Diese erscheinen dann gruppiert auf der Rechnung, bzw. Sie können auch pro Abo-Gruppe eine einzelne Rechnung erstellen lassen. Hinweis: Damit Abo-Gruppen ausgewertet werden, muss unter Buchhaltung => Abolauf => Einstellungen folgender Haken gesetzt sein: :wawision:abo_gruppen_einstellungen_haken.png

Übersicht

Unter Adresse => Abo => Gruppen sehen Sie eine Übersicht aller angelegten Gruppen: :wawision:abo_gruppen_uebersicht.png

Gruppe erstellen

Mit dem Button 'Neuen Eintrag anlegen' können Sie die neue Abo-Gruppe erstellen: :wawision:abo_gruppen_neu.png Bezeichnung: => Name der Gruppe (dies erscheint auf der Rechnung)
Beschreibung: => Beschreibung der Gruppe (dies erscheint auf der Rechnung)
Abweichender Ansprechpartner: => Wird für das Ansprechpartner-Feld in der Rechnung übernommen
Ziel-Projekt: => Die erstellte Rechnung läuft auf dieses Projekt
Reihenfolge: => Wenn mehrere Gruppen in einer Rechnung vorkommen, kann die Reihenfolge der Gruppen damit angepasst werden (ab Version 18.3)
Gruppensumme: => Nach jeder Auflistung der Artikel einer Gruppe, wird eine Gruppensumme auf dem Beleg ausgegeben
Rechnung: => Auswahl wie die Gruppe in die Rechnung kommen soll:
  • Gemeinsame Rechnung: Die Gruppen werden untereinander in einer gemeinsamen Rechnung gelistet
  • Eigene Rechnung: Für jede Gruppe wird eine eigene Rechnung erstellt
  • Sammelrechnung: Mehrere Gruppen können zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Nach der Auswahl im Dropdown erhalten Sie ein Suchfeld für eine Sammelrechnung, die unter Adresse => Abo => Sammelrechnung angelegt wurde (ab Version 18.3)

Abo-Gruppen einem Abo-Artikel zuweisen

Nach dem Erstellen einer Abo Gruppe können Sie unter Adresse => Abo => Artikel die Gruppe im Artikel angeben: :wawision:abo_gruppen_artike_hinzufuegen.png

Abo-Gruppen in Belegen

Unter Buchhaltung => Abolauf kann man die Belege für den Abolauf erstellen.
Hier werden die Gruppen hinten in Klammern angezeigt:
:wawision:abo_gruppen_abolauf.png Auf der erstellten Rechnung werden die Gruppen dann so dargestellt: :wawision:abo_gruppen_beleg.png

Abo Sammelrechnungen

Ab Version 18.3 gibt es ein zusätzliches Tab unter Adresse => Abo => Sammelrechnung um einzelne Abo-Gruppen zu einer Sammelrechnung zusammen zu führen.

Übersicht

:wawision:abo_sammelrechnung_uebersicht.png

Sammelrechnung hinzufügen

Mit dem Button 'Neuen Eintrag anlegen' können Sie eine neue Sammelrechnung für die Abo-Gruppen erstellen. :wawision:abo_sammelrechnung_neu.png Bezeichnung: => Name der Sammelrechnung - wird nur gebraucht zur Auswahl in den Abo-Gruppen
Abweichende Rechnungsadresse: => Wird als Rechnungsadresse in der erstellen Abo Rechnung genommen
Projekt: => Optional, bestimmt das Rechnungs-Projekt der Sammelrechnung

Auswahl der Sammelrechnung in den Abo-Gruppen

Sobald unter Adresse => Abo => Gruppen: Rechnung Dropdown 'Sammelrechnung' ausgewählt wurde, erhalten Sie ein zusätzliches Feld um die vorher erstellte Abo Sammelrechnung auszuwählen. :wawision:abo_sammelrechnung_gruppe.png

Abrechnung über das Abosystem

Buchhaltung → Abolauf

Übersicht der fälligen Beträge

Über den Abolauf können Rechnungen oder Aufträge automatisch erstellt werden. Die "Übersicht" zeigt die abzurechnenden Kunden und Artikel mit den Abrechnungszeiträumen an. :wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_buchhaltung_abolauf.png

Gebuchte Abos

Der Tab "gebuchte Abos" bietet eine allgemeine Übersicht über alle aktuellen Abos. Hier kann durchsucht werden nach:
  • Kunde
  • Kundennummer
  • Bezeichnung
  • Nummer
  • Datum
  • Preis
  • Menge
  • Art
  • Zahlperiode
  • Dokument
Ab Version 19.1 können Sie zudem direkt über der Tabelle den Datumsbereich nach einem Zeitraum "von x bis y" filtern. :wawision:datumsfilter_gebuchte_abos.png

Vorschau der Rechnungspositionen

Die Vorschau der Positionen, die für den Kunden berechnet werden wird über "Details" in der letzten Spalte aufgerufen. Diese Übersicht zeigt die Zeiträume und die Positionen, die für den Kunden eingetragen wurden und aktuell berechnet werden sollen.
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_vorschau_details.png

Abrechnung starten

Die abzurechnenden Kunden können in der ersten Spalte gesammelt an- oder abgewählt werden.Nur für angewählte Kunden wird eine Abrechnung erstellt.
Abrechnungsart auswählen
Folgende Abrechnungsarten stehen im Tab "Rechnungen" zur Verfügung:
  • Rechnungen generieren - kein Versand der Rechnung: Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "freigegeben". Die Rechnung muss noch manuell über das System versendet werden.
  • Rechnungen generieren - Rechnung per Mail versenden (wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Eine E-Mail wird versendet, sofern der Kunde eine E-Mail Adresse hinterlegt hat.
  • Rechnungen generieren - Alle Rechnungen drucken (auch wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Die Rechnung wird an dem Drucker ausgedruckt, der ausgewählt wurde.
  • Rechnungen generieren - Rechnungen drucken + Mail Versand (wenn E-Mail vorhanden): Die Rechnung wird generiert, der Status der Rechnung ist "versendet". Die Rechnung wird per E-Mail versendet, sofern bei den Kundendaten eine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Ansonsten wird die Rechnung an dem Drucker ausgedruckt, der ausgewählt wurde.
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_buchhaltung_abolauf_abschicken.png Die Abrechnungsart ist analog zu betrachten für das Tab "Aufträge".
Drucker auswählen
Bei Abrechnungsarten, die eine Druckeranbindung benötigen muss mindestens ein Drucker an Xentral angebunden sein.Sind mehrere Drucker angebunden, kann der gewünschte Drucker für den Abrechnungslauf ausgewählt werden. :wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_buchhaltung_abolauf_drucker.png

Weitere Einstellungen, Datumsbereich

Abrechnung wurde im letzten Monat vergessen
Falls die Abrechnung im letzten Monat vergessen wurde, die Artikel aber nicht für zwei Abrechnungszeiträume summiert auf der Rechnung stehen dürfen, gibt es hier die Möglichkeit, den vergessenen Monat nochmals abzurechnen.
  • Haken setzten
  • Datum auswählen (= Datum, an dem die Abrechnung erledigt werden sollte z.B. ein paar Tage zurück am Ende des letzten Monats)
  • speichern
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_abrechnung_vergessen.png Anschließend müssen im Tab "Rechnungen" oder "Aufträge" (je nach dem, welches Dokument erstellt werden soll) die gewünschten Kunden ausgewählt werden. :wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_abrechnung_vergessen_auswaehlen.png
  • Abrechnung starten (s.o.)
  • Bei Einstellungen den Haken wieder entfernen, das Datum löschen und speichern
Wichtig: Die Einstellungen unbedingt wieder komplett zurücksetzen und speichern! :wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_abrechnung_vergessen_zuruecksetzen.png
Abrechnung mit Leistungsdatum erstellen
Abos im Leistungszeitraum anstelle vor dem Leistungszeitraum abrechnen → berechnet einen Monat später; Rechnung bzw. Auftrag wird in dem Intervall bzw. Monat erstellt in dem das Abo gebucht ist (z.B. Abrechnung im Juni für Leistungszeitraum Mai). Somit muss das Datum für die Abrechnung nicht mehr jeden Monat manuell gesetzt werden. Der Abolauf wird somit im Standard um einen Monat/Intervall verschoben. :wawision:kurzanleitung_abolauf_leistungszeitraum_001.png?direct Info: Sollte der Abrechnungszeitraum vergessen worden sein oder doch manuell einmal geändert werden, kann mit den Datumseinstellungen der zeitraum auch trotzdem weiterhin speziell temporär verschoben werden.
Einstellung der Zahlungsweise für den Kunden
Die Zahlungsweise für den Kunden wird in der Adresse eingestellt. Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 → Details → Zahlungskonditionen

Rabatte im Abolauf

Abrechnen mit EUR Rabatten
In die Abrechnung können sowohl einmalige als auch wiederkehrende Rabatte eingefügt werden.
  • Artikel mit negativem Verkaufspreis anlegen
  • Artikel dem Abo eines Kunden hinzufügen
  • Abrechnung: "Einmalig" bzw. Monatspreis, wenn eine mehrmalige Abrechnung gewünscht wird
  • Achten Sie darauf, bei Aboabrechnungen nicht mit prozentualen Preisnachlässen, sondern fixen Beträgen zu arbeiten
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_rabatt1_.png
  • Der Betrag wird in der Abrechnung, für die er voreingestellt ist mit abgezogen:
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Rabatte in Prozent hinzufügen
Ab Version 17.4 ist es möglich Rabatte auch in Prozent hinzuzufügen.
Wenn Sie das Edit-Icon im Kunden => Abo klicken, können Sie für diese Abo-Position einen Rabatt hinzufügen:
:wawision:abolauf_rabatte_einfuegen.png Dieser Rabatt wird auch in der Spalte angezeigt:
:wawision:abolauf_rabatte_spalte.png

Rückwirkende Abrechnung

Rechnen Sie Ihre Abos immer erst im Nachhinein ab, d.h. möchten Sie am Anfang des Monats Leistungen aus dem Vormonat abrechnen, so können Sie sich folgendermaßen behelfen:
  • Haken setzen
  • Datum: Das Datum muss im Vormonat des abzurechnenden Monats liegen. Möchten Sie z.B. am 01.06.2016 den Zeitraum vom 01.05.16 - 31.05.16 abrechnen, sollten Sie in das Feld den 31.04.16 auswählen.
:wawision:kurzanleitung_arbeiten_mit_dem_abo_abrechnung_vergessen.png

Abos mit zukünftigem Startzeitpunkt

Möchten Sie Ihre Abos bereits anlegen, bevor diese starten und daher für die Abrechnung zu berücksichtigen sind, z.B. weil Sie gerade auf Xentral umsteigen oder Ihre Abos bereits eintragen: Navigieren Sie in der entsprechenden Adresse zu dem Abo und klicken Sie auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten: :wawision:abo_start_zukunft.png
  • Aktivieren Sie in diesem Spezialfall den Haken für den Expertenmodus
  • Wählen Sie als Datum "Abgerechnet bis" den letzten Tag des Monats, der in der Abrechnung nicht mehr berücksichtigt werden soll


FAQs

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