Auftrag

Die Auftragsübersicht ist ein mächtiges Werkzeug, hier erhalten Sie immer eine schnelle Übersicht über alle Ihre Aufträge. Die Auftragsampel informiert Sie live über den Status des einzelnen Auftrags, so können Sie z.B. schnell erkennen, ob der Kunde den Auftrag bezahlt hat oder ob genügend Ware für die Auslieferung auf Lager ist. Ist ein Auftrag abgeschlossen, erhalten Sie zusätzliche Informationen über die Minidetails.In den Minidetails können Sie schnell auf die zum Auftrag dazugehörige Rechnung zugreifen oder den Lieferschein einsehen. Zusätzlich erhalten Sie in den Minidetails Informationen wie:- Trackingnummer - Informationen zum Zahlungseingang - verkaufte Artikel und vieles mehr


Auftragsübersicht

In „Verkauf→Auftrag“ erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Aufträge und ihren Status.
Die Erklärung der Auftragsampeln und Informationen zur Auftragsübersicht sind hier beschrieben.
:wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_bild1.png?direct
Hinweis:
  • rotes Sternchen → interne Bemerkung beinhaltet Text
  • blaues Sternchen → Freifeld beinhaltet Text
  • (i) → bedeutet, dass der Auftrag aus einer shopplattform importiert wurde (erscheint auch, wenn das Feld "Internet" im Auftrag gefüllt ist (Kennzeichnung für eine Internetbestellnummer). Auf diese Weise sieht man in der Auftragsübersicht sofort, ob ein Auftrag aus einem Shop kam oder ob der Auftrag von Hand angelegt wurde.

Massenbearbeitung für Aufträge

Ab Version 17.3 können Sie mit Checkboxen mehrere Aufträge markieren und eine von folgenden Optionen wählen:
  • als freigegeben markieren => Freigeben der markierten Auftrags-Entwürfe
  • Option "Für den Versand" freigeben => Setzt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
  • Option "Für den Versand" entfernen => Entfernt den entsprechenden Haken in allen markierten Aufträgen
  • per Mail versenden => Verschickte eine AB für alle markierten Aufträge an die Kunden per Mail
  • drucken => Druckt eine AB für alle markierten Aufträge mit dem ausgewählten Drucker
:wawision:auftrag_massenbearbeitung_uebersicht.png Ab Version 17.4 gibt es eine zusätzliche Option: SammelPDF (erzeugt aus einzelnen PDFs ein Einziges) :wawision:belege_sammelpdf.png Hinweis: Die Option ist auch in Rechnung und Lieferschein vorhanden. Ab Version 18.1 gibt es eine zusätzliche Option: "als versendet markieren"

Auftrag - Einzelansicht

Wenn Sie auf einen Auftrag in der Übersicht klicken können sie den einzelnen Auftrag bearbeiten. :wawision:auftrag_einzelansicht_edit.png

Auftrag freigeben

Um dem Auftrag eine Auftragsnummer zu vergeben, geben Sie den Beleg mit dem "Freigabe" Button oben frei: :wawision:auftrag_freigeben_button.png Dadurch erhält der Auftrag eine Nummer aus dem Nummernkreis und kann nur noch storniert werden, nicht mehr gelöscht wie beim Entwurf.
Entwurfsdatum übernehmen
Ab Version 17.4 gibt es im Freigabe-Fenster einen Haken der pro Benutzer gespeichert wird, um das Entwurfsdatum als Auftragsdatum zu übernehmen. :wawision:auftrag_freigeben_entwurfsdatum.png Hinweis: Dieser Haken taucht auch in der Freigabe für Angebot, Bestellung und Lieferschein auf.

Auftrag abschicken

Im rechten Aktions-Menü gibt es die "Abschicken" Option, mit dem Sie die Auftragsbestätigung an den Kunden schicken können. Hier stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
:wawision:auftrag_abschicken_popup.png
Hinweis: Ab Version 17.3 gibt es die Möglichkeit durch Checkboxen, mehrere Abschick-Optionen auszuwählen (z.B. Drucken + E-Mail). Hinweis: Ab Version 18.2 gibt es die Möglichkeit eine Checkbox anzuhaken, um den Auftrag nicht nur als PDF sondern zudem als CSV-Datei im Anhang zu versenden. :wawision:auftrag_abschicken_austauschformat.png? Diese CSV-Datei kann dann von der Gegenstelle importiert und weiter verarbeitet werden. Voraussetzung ist hier das Modul "Belege Importer" bei der Gegenstelle.
Deckblatt mitverschicken
Ab Version 18.3 wurde eingebaut, dass man im Auftrag unter Dateien ein Deckblatt definieren kann. :wawision:auftrag_deckblatt_datei.png Dieses wird dann wenn man den "Sammel-PDF" Haken aktiviert als erstes im PDF angezeigt.
Wenn der Sammel-PDF Haken nicht gesetzt ist, wird das Deckblatt nicht mitgeschickt.
:wawision:auftrag_deckblatt_abschicken.png Hinweis: Das Deckblatt kann auch in den Geschäftsbriefvorlagen pro Beleg-Typ festgelegt werden.

Erklärung der Felder

Details

Auftrag

:wawision:auftrag_001.png?direct:wawision:auftrag_002.png?direct
Allgemein
  • Kunde → Kundennummer durch Eingabe der Nummer oder Kundenname in Textform suchen und auswählen (anklicken) und die Daten mit "übernehmen" laden.
  • an Lieferanten → wenn diese Option angewählt wird (Haken setzen), wechselt das obige Feld "Kunde" zu "Lieferant". Nun kann auch ein Auftrag an einen Lieferanten angelegt werden.
  • Projekt → Eingabe des Projektes. Wird nur ein Projekt (STANDARD) für die ganze Firma verwendet, dieses in den zentralen Einstellungen als Standard einstellen. Andernfalls das gewünschte Projekt auswählen. Hinter einem Projekt können verschiedene Kommissionierprozesse, Briefpapiere, E-Mailvorlagen, Nummernkreise etc. stecken, so dass Projektspezifische Funktionen und Stapelverarbeitungen (Workflows) gezogen werden.
  • Aktionscode → Numerischer Aktionscode, der als "Tag" mitgegeben werden kann z.B. Gutscheincode (statistische Auswertung, wer diesen Gutscheincode im Auftrag hatte. Funktioniert analog auch über einen Artikel, dieser muss dann aber eine extra Position im Auftrag sein)
  • Status → aktueller Auftragsstatus: in Bearbeitung (=angelegt, blaue Ampel, keine Auftragsnummer, nur Entwurf, komplett löschbar), offen (=aktive Ampeln orange/grün, wartet auf bestimmte Aktion, oder ist komplett grün und kann in die Logistik), abgeschlossen (versendet, manuell abgeschlossen), storniert.
  • Internet → z.B. Shopbestellnummer (über Shopimport) oder Fremdnummer
  • Angebot → Verknüpfung zu einem vorherigen Angebot (wird automatisch gesetzt bei Angebot weiterführen zu Auftrag)
  • Ihre Bestellnummer / Kommission → Kundenbestellnummer z.B. Lager 12, Kommission 134 etc. Diese Nummer wird in der Infobox auf dem Briefpapier angezeigt. Hier ist nur eine Kurzbezeichnung mit beschränkter Zeichenmenge einzutragen. Bei Sätzen und Texten das Feld "Freitext" oder "Kopftext" verwenden.
  • Interne Bezeichnung → Interne Vorgangsbezeichnung
  • Auftragsdatum → Auftragsdatum (wird bei "Freigabe" des Dokumentes automatisch auf das heutige Datum gesetzt)
  • per → Internet, E-Mail, Brief, Telefon, Telefax, Sonstige (Informationsfeld, wie die Bestellung aufgegeben wurde)
  • Wunsch Liefertermin → Wunschliefertermin des Kunden. Reines Informationsfeld / Datumsangabe für Briefpapier (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
  • KW → Kalenderwoche (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
  • Auslieferung Lager → Auslieferung in der Haus-internen Logistik. Dieses Datum steuert die Ampel "Liefertermin in Zukunft". Sobald das eingestellte Datum erreicht ist, schaltet die Ampel auf grün und gibt den Auftrag frei für die Logistik. (Dieses Feld ist auch als Variable für das Briefpapier verfügbar)
  • Schreibschutz → Haken setzen + speichern setzt manuell den Schreibschutz. Der Schreibschutz wird bei "Abschicken" des Dokumentes über das Aktionsfeld rechts oben automatisch gesetzt. Ebenso beim Abschicken eines Dokumentes über einen Logistikprozess. Der gesetzte Schreibschutz kann über die grüne Infobox in der Kopfleiste weggenommen werden (Button "Schreibschutz entfernen")
  • Proformarechnung → Haken setzen + speichern ändert die Dokumentenbeschriftung "Auftrag" in "Proformarechnung"
Abweichende Lieferadresse
  • Abweichende Lieferadresse → Haken setzen aktiviert die Felder für die abweichende Lieferadresse. Lieferadresse eingeben oder aus dem Stammdaten ziehen und speichern klicken. Bei Eingabe einer Lieferadresse in den Stammdaten die als "Standard Lieferadresse" markiert wurde, wird diese automatisch ins Feld übertragen.
  • Name → "Name / Firmenname" des Kunden (Paketmarkenfeld)
  • Ansprechpartner → "Ansprechpartner" für die Lieferung (Paketmarkenfeld)
  • Abteilung → "Abteilung" für die Lieferung
  • Unterabteilung → "Unterabteilung" für die Lieferung
  • Adresszusatz → "Adresszusatz" für die Lieferung (Paketmarkenfeld)
  • Straße → "Straße + Hausnummer" für die Lieferung (Paketmarkenfeld)
  • PLZ / Ort → "Postleitzahl" und nächstes Feld "Ort" für die Lieferung (Paketmarkenfeld)
  • Land → "Land" für die Lieferung (Paketmarkenfeld)
Buttons:
  • Lieferadresse → Lieferadresse aus den Stammdaten des Kunden laden / neu eintragen und laden.
  • Ansprechpartner → Ansprechpartner Adresse aus den Stammdaten des Kunden laden / neu eintragen und laden.
  • Adresse aus Stammdaten → Beliebige Adresse aus den Stammdaten laden
Hinweis: Folgende Felder werden für die Paketmarke verwendet (i.d.R. sind bei Paketdienstleistern nur 3 Felder für die Adressdaten vorgesehen): Name, Ansprechpartner, Adresszusatz, Straße+Hnr, Plz/Ort, Land. Sind Abteilung und Unterabteilung für die Zustellung relevant, sollte der Lieferschein mit einer Versandtasche von Außen auf das Paket aufgebracht werden oder die Lieferadresse entsprechend mit Kürzeln ausreichend in den paketmarkenrelevanten Feldern ergänzt werden. Ab Version 17.3 gibt es im Popup für Lieferadresse / Ansprechpartner einfügen eine neue Filter-Option, womit sich alle eingepflegten Lieferadressen über alle Adressen hinweg betrachten lassen (funktioniert dann auch für Ansprechpartner): :wawision:abweichende_adresse_filter.png
Stammdaten
  • Typ → Firma, Frau, Herr (weitere in den Einstellungen hinzufügbar)
  • Name → "Name / Firmenname" des Kunden aus den Stammdaten
  • Ansprechpartner → "Ansprechpartner" aus den Stammdaten
  • Abteilung → "Abteilung" aus den Stammdaten
  • Unterabteilung → "Unterabteilung" aus den Stammdaten
  • Adresszusatz → "Adresszusatz" aus den Stammdaten
  • Straße → "Strasse + Hnr" aus den Stammdaten
  • PLZ/Ort → "Postleitzahl" und "Ort" aus den Stammdaten
  • Land → "Land" aus den Stammdaten
  • Telefon → "Telefon" aus den Stammdaten
  • Telefax → "Telefax" aus den Stammdaten
  • E-Mail → "E-Mail" aus den Stammdaten
  • Anschreiben → "Anschreiben" aus den Stammdaten
  • Ansprechpartner einfügen → Ansprechpartner Adresse aus den Stammdaten des Kunden laden / neu eintragen und laden.
Hinweis: Diese Adressdaten werden ebenfalls verwendet für die Rechnungsadresse (es sei denn "abweichende Rechnungsadresse" in der Kundenadresse aktiviert) und als Lieferadresse (wenn Lieferadresse gleich Rechnungsadresse. Hier die Felder für die Paketmarke ebenfalls beachten!) Ändern der Daten für diesen Auftrag: Unabhängig von den Stammdaten können die Daten für jeden Auftrag einzeln umgeändert und gespeichert werden. Die Änderung im Auftrag führt nicht automatisch zu einer Änderung in den Stammdaten. Sie können aber z.B. die Stammdaten verändern und mit "übernehmen" die Adresse/Änderungen aus den Stammdaten holen.
Info für Angebots- und Auftragserfassung
  • Info für Angebots- und Auftragserfassung → In diesem Feld werden eingetragene Informationen aus der Adresse gezogen. Z.B. "Diesen Kunden bitte nur Donnerstags beliefern".
Freitext
  • Freitext → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nach der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung im Freitext mit einem blauen Sternchen gekennzeichnet.
Kopftext
  • Kopftext → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird vor der Artikeltabelle auf dem Briefpapier angezeigt.
Auftrag
  • Zahlungsweise → Rechnung, Vorkasse, Lastschrift, Barzahlung, Kreditkarte, etc. (in den Systemeinstellungen einstellbar und erweiterbar)
  • manuell Zahlungsfreigabe erteilen → Setzt die Versandampel "Zahlung" auf grün, auch wenn bei Vorkasse noch keine Zahlung verknüpft wurde.
  • Versandart → DHL, UPS, GLS, DPD, Selbstabholer, etc. (in den Systemeinstellungen einstellbar und erweiterbar)
  • Vertrieb → Vertrieb aus den Adressdaten oder Bearbeiter für diesen Auftrag
  • Bearbeiter → Bearbeiter aus den Adressdaten oder Bearbeiter für diesen Auftrag
  • Portoprüfung ausschalten → Setzt die Versandampel "Portoprüfung" auf grün (wenn im Projekt "Portocheck" aktiviert). Ein Artikel "Portoartikel" in den Positionen setzt diese Ampel ebenfalls auf grün. Ist diese Funktion nicht aktiviert, ist die Ampel an dieser Stelle immer grün.
  • Kein Briefpapier → Blendet das Briefpapier (PDF Hintergrund) aus (invertierte Einstellung über die Firmendaten möglich, dann wird das Briefpapier immer eingeblendet). Zusätzlich gibt es die Option, das Briefpapier im Drucker auszublenden (siehe hierzu die Druckereinstellungen).
  • Artikeltexte ausblenden → Die Artikelbeschreibung in allen Beleg-Positionen wird auf dem Beleg ausgeblendet.
Rechnung
  • Zahlungsziel (in Tagen) → Zahlungsziel z.B. "14" (Eingabe in ganzen Zahlen)
  • Zahlungsziel Skonto (in Tagen) → Zahlungsziel für Skonto z.B. "10" (Eingabe in ganzen Zahlen)
  • Skonto → Skonto in % z.B. "2" oder "3"
  • Einzugsdatum (frühestens) → Datums-Auswahlfeld für den Lastschrifteinzug
Hinweis zu den Zahlungskonditionen: Beim Anlegen eines Auftrags wird automatisch der Standard gezogen (in den Firmeneinstellungen kann z.B. 14 Tage Rechnung oder Vorkasse als Standard definiert werden). Ansonsten wird die beim Kunden hinterlegte Zahlungsweise oder die Zahlungsweise von Shop (bei Import Schnittstellen) gezogen. Sofern hier gepflegte Daten vorhanden sind. Ändern der Zahlungsweise für diesen Auftrag: Die Zahlungsweise kann für diesen Auftrag auch manuell umgestellt werden.
Versandzentrum Optionen
  • Für den Versand freigeben → Setzt die Ampel "Autoversand" auf grün
  • Belege im Auto-Versand erstellen → Rechnung und Lieferschein, nur Lieferschein, nur Rechnung.
  • Lieferung trotz Liefersperre → Setzt die Liefersperre in der Adresse für diesen Auftrag außer Kraft (z.B. für Garantielieferungen)
  • Keine Stornomail → keine Stornobenachrichtigung für diesen Auftrag
  • Keine Trackingmail → keine Trackingmail für diesen Auftrag
  • Keine Zahlungseingangsmail → keine Zahlungsmail für diesen Auftrag
Interne Bemerkung
  • Interne Bemerkung → Textfeld für Beschriftungen, Texte oder Xentral-Textbausteine. Dieser Text wird nur intern gespeichert. In der Auftragsübersicht ist eine Beschriftung in der internen Bemerkung mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.
UST-Prüfung
  • UST ID → Feld für die UST-ID. Ist diese Feld leer, wird bei EU trotzdem der Inland Steuersatz gezogen (EU Privatpersonen). Für mindestens ein Zeichen in diesem Feld werden die 0% für eine Innergemeinschaftliche Lieferung bei EU gezogen.
  • Besteuerung → Inland (z.B. 19% und 7%), EU-Lieferung (z.B. 19% ohne UST-ID, 0% mit UST-ID), Export (0%), Steuerfrei Inland (0%).
  • ohne gesetzlichen Hinweistext bei EU oder Export → Blendet den Standardtext aus den zentralen Einstellungen fur EU oder Export aus. Auf diese Weise kann ein individueller Text als Textbaustein in den Freitext/Kopftext eingetragen werden
  • UST-ID geprüft → Haken setzt die %-Ampel auf grün. Kann über den Shopimport auch automatisch auf grün für alle neuen Aufträge gestellt werden). UST geprüft + Freigabe für Versand (automatisch gesetzt bei Besteuerung Inland).
Teilauftrag anlegen
In einem Auftrag gibt es auch die Möglichkeit einen Teilauftrag anzulegen.
Dafür gehen Sie auf das Aktionsmenü => Teillieferung erstellen
:wawision:auftrag_teilauftrag.png?direct
Dadurch wird der Auftrag aufgesplittet. In der nächsten Übersicht kann man wählen, welche Artikel in die neuen Teilauftrag übernommen werden sollen:
:wawision:auftrag_teilauftrag2.png?direct
Danach auf den Button "Teillieferung erzeugen" klicken um den neuen Auftrag zu erstellen. Hinweis: Im Originalauftrag sowie im Teilauftrag finden Sie oben einen Link zu den zugehörigen Aufträgen.
:wawision:auftrag_teilauftrag_3.png?direct
Ab Version 17.3 sieht man im Mini-Detail des Hauptauftrags auch noch die ursprüngliche Menge der Positionen:
:wawision:auftrag_teilauftrag_minidetail.png

Positionen

Positionen einfügen
In den Positionen werden die Artikel zum Auftrag hinzugebucht.Artikel im blauen Feld entweder als Nummer oder Text eingeben. Die Suche filtert hier dann automatisch über "Auto Complete" und grenzt immer weiter ein, je mehr Zeichen getippt werden. Je besser die Artikelnamen und/oder Nummern vergeben sind, umso schneller und besser kann hier gefiltert werden.
Positionen bearbeiten
Mit einem Klick auf den Edit-Button können Sie die Optionen nochmal bearbeiten und im Popup den Namen, Preis, Steuer, etc. noch anpassen. Ab Version 17.4 kann man in AN, AB, RE und GS auch noch den Preis für die Positione auf dem Beleg ausblenden.
:wawision:auftrag_positionen_ohne_preis.png
Massenbearbeitung der Positionen
Ab Version 18.2 ist es möglich einzelne Positionen zu markieren und via Massenbearbeitung zu löschen oder im Auftrag in einen Lieferschein weiterzuführen. :wawision:auftrag_positionen_massenbearbeitung.png
Berechnung des Deckungsbeitrags
Die Berechnung erfolgt sowohl auf Ebene der einzelnen Artikelpositionen des Auftrags als auch in Summe für den gesamten Auftrag. Dies gilt auch für Stücklisten, wie folgendes Beispiel zeigt. :wawision:auftrag_anlegen_deckungsbeitragsrechnung.png Ab Version 17.1 wird der Deckungsbeitrag auch bei direkten Änderungen in Echtzeit bei den Beleg-Positionen berechnet. Stücklisten: Ab Version 18.1 wird der Deckungsbeitrag bei Stückliste dynamisch aus dem Verkaufspreis des Hauptartikels und den Einkaufspreisen der Unterartikel berechnet.
Artikel manuell suchen / neu anlegen
Ist ein Artikel nicht auffindbar, kann er auch manuell über den Button "Artikel manuell suchen / neu anlegen" gesucht werden oder direkt im Artikelstamm neu angelegt werden. Hier können Sie nun auch nach Preise, die speziell für diesen Kunden angelegt wurden filtern:
:wawision:auftrag_manuel_suchen_filter.png?direct
Hinweis: Ab Version 17.3 finden Sie neben der Artikelliste ganz unten rechts auch den Artikelbaum mit allen Artikelkategorien. Mit einem Klick auf eine Artikelkategorie wird die Liste nach dieser Kategorie gefiltert. :wawision:artikel_manuel_einfuegen_artikelbaum.png
Spezialfeld einfügen
Ebenso wie im Angebot können Spezialfelder eingefügt werden (siehe auch Beschreibung Angebot).

Vorschau

Die Vorschau zeigt die Ansicht des Dokumentes als PDF.Hier sind auch Druckfunktion und andere Funktionen (Browser Vorschaufunktionen) vorhanden. Allerdings sollte das Dokument hier nur zur internen Verwendung ausgedruckt werden. Den Ausdruck für Ihren Kunden sollten Sie über die Aktion "Abschicken" oder einen automatischen Kommissionierprozess erledigen. Denn auf diese Weise erhalten Sie auch einen Protokolleintrag, wann das Dokument auf welche weise versendet wurde. Ebenso erhalten Sie nur so die beste Druckqualität.

Protokoll

Das Protokoll bietet eine Komplettübersicht zu diesem Auftrag: Direkte Verlinkungen
  • zur Kundennummer
  • zu verknüpften Dokumenten (z.B. Angebot, Rechnung. Lieferschein, Gutschrift, etc.)
  • zu verknüpften Kontoauszügen
Protokoll (nur über die Funktion "Abschicken"!)
  • Wann der Auftrag versendet wurde
  • Von wem der Auftrag versendet wurde
  • Verschiedene Versionen des Auftrages bei Änderungen
  • Verschiedene Versionen des Anschreibens zum Auftrag
Versand Informationen:
  • Internet Bestellnummer (z.B. aus Shopware)
  • Trackingnummer
  • Rechnungs- und Lieferadresse

Barcodescannen

Ab Version 17.2 kann man unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System folgenden Haken setzen:
:wawision:auftrag_barcodescanner_option.png
Danach erscheint ein neues Tab "Barcodescannen" im Auftrag:
:wawision:auftrag_barcodescannen_oberflaeche.png
Hier kann man mit die Barcodes der Artikel einem nach dem anderen Scannen um diese zu den Positionen hinzuzufügen. Es werden hierfür die normale Artikel-Nr. als auch die EAN akzeptiert. Ab Version 19.1 gibt es zusätzlich noch ein Mengenfeld: :wawision:auftrag_barcode_scanner_menge.png Hinweis: Default Menge ist 1, wenn man das Mengen-Feld leer lässt.

Auftragsampeln ausblenden

Ab Version 17.2 ist es möglich einzelne Auftragsampeln auszublenden.
Die Einstellungen finden sich unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System
:wawision:auftragsampel_ausblenden.png Hinweis: Trotz ausgeblendeter Ampeln werden die Prüfungen dahinter für den Auto-Versand ausgewertet.
Bsp: Die Ampel für die Lagerprüfung ist ausgeblendet, aber es ist nicht genügend Ware vorhanden für den Auftrag => Die Option für den Auto-Versand würde nicht funktionieren bis genügend Ware vorhanden ist.


FAQs

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