Benutzerrechte Vergabe (Workflow)

  • Benutzer
  • Rechte
Folgende Schritte sind notwendig, um einen Benutzeraccount vollständig anzulegen:
  1. Adresse für den Benutzer (Mitarbeiter) anlegen
  2. Rolle "Mitarbeiter" vergeben
  3. Neuen Benutzer anlegen
  4. Adresse auf diesen Benutzer verknüpfen
  5. Einstellungen im Benutzeraccount vornehmen → Z.B. Rechteeinstellungen



1. Adresse anlegen

Legen Sie direkt eine neue Adresse für den Mitarbeiter an: Stammdaten → Adresse → :wawision:icon_neu.png?35
  • Namen eingeben (ggf. auch direkt weitere Daten)
  • speichern
Weitere Informationen zur Adresse finden Sie auch hier.

2. Rolle "Mitarbeiter" vergeben

Gehen Sie direkt in das Tab "Rolle" und vergeben Sie folgende Rolle:"Mitarbeiter" → "Projekt" → (Projektfeld leer lassen) → Button: "als neue Rolle anlegen"
  • Rolle → "Mitarbeiter"
  • von → "Projekt"
  • Projektfeld → dieses Feld bitte leer lassen (alternativ: mit demjenigen Projekt füllen, für das der Mitarbeiter die Rechte erhalten soll)
  • "als neue Rolle anlegen"
:wawision:rechtevergabe_002.png Ergebnis: :wawision:rechtevergabe_003.png Die Adresse hat nun eine fortlaufende Mitarbeiternummer aus dem Nummernkreis erhalten und die Berechtigung, die Vorgänge zu einem Projekt (alternativ: die Vorgänge zu bestimmten Projekten) zu sehen.Es können beliebig viele Rollen vergeben werden. Die Mitarbeiternummer wird nur erstmalig mit vergeben (gilt später analog auch für Kundennummer, Lieferantennummer etc.) Unabhängig davon erfolgt die Vergabe der Menüpunkte. Diese werden direkt im Administrationsbereich "Benutzer" individuell vergeben. Weitere Informationen "Rollen" und "Gruppen" finden Sie auch hier. Praxistipp:Wenn Sie die Rechte nicht Projektspezifisch aufteilen müssen/ möchten, legen Sie im Standard bitte die Rolle Mitarbeiter an und lassen Sie das Projektfeld leer: "Mitarbeiter" → "Projekt" → (Projektfeld leer lassen) → Button: "als neue Rolle anlegen" Dann erhält der Benutzer automatisch auch die Berechtigung für neue Projekte, die später hinzukommen.

3. + 4. Benutzer anlegen

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Benutzer

Neuen Benutzer anlegen

  • Legen Sie einen neuen Benutzer an
  • Weisen Sie dem Benutzer die zuvor angegebene Adresse zu
  • Vergeben Sie den Account-Typ "Benutzer" (Account-Typ "Admin" → uneingeschränkter Benutzer, der alles sehen darf)
Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie auch hier. :wawision:rechtevergabe_001.png?500

5. Einstellungen im Benutzeraccount vornehmen

Menüpunkte vergeben

Nun können die Rechte im Benutzer vergeben werden (Tab "Rechte"):Am besten Sie überlegen zunächst, welche Menüpunkte der Mitarbeiter bekommen soll.
Beispiel "Auftrag"
  • Der Mitarbeiter erhält alle Rechte zum Modul "Auftrag", wenn Sie hier alle Rechte vergeben (vergebene Rechte sind blau markiert)
:wawision:rechtevergabe_004.png
  • Soll der Mitarbeiter z.B. nur die Auftragsübersicht erhalten, so vergeben Sie nur das Recht "Auftrag → list"
:wawision:rechtevergabe_007.png

Feinjustierung der Rechtevergabe

Wie finde ich das einzelne Recht heraus?
  • Klicken Sie auf "Verkauf → Auftrag"
  • Klicken Sie oben in die Browserzeile: hier ist zu sehen: module=auftrag&action=list
:wawision:rechtevergabe_006.png?300
  • module → zeigt immer den Hauptpunkt an
  • action → zeigt immer das einzelne Recht an
Vergabe eines Menüpunktes → ist meist das einzelne Recht "list" In der Praxis klicken Sie am besten direkt bei sich im Admin Account auf den gewünschten Menüpunkt. Die Browserzeile zeigt Ihnen dann das zu vergebende Recht an.

Systemlog

Der Systemlog ist eine Hilfefunktion, um bei der Vielzahl der Einzelrechte das fehlende Recht (Benennung mit Modul und Action) für einen Benutzer zu finden. Den Systemlog finden Sie unter Administration → Appstore → Systemlog Klickt ein Mitarbeiter auf eine Aktion, deren Recht er nicht besitzt erhält er eine dementsprechende Meldung.Möchten Sie direkt dieses Recht neu vergeben, so prüfen Sie im Systemlog, auf welche Schaltfläche der Mitarbeiter geklickt hatte, als diese Meldung erschienen ist. :wawision:rechtevergabe_008.png Mitarbeiter 1 benötigt z.B. noch das Recht:
  • Module: Kalender
  • Action: Data
:wawision:rechtevergabe_009.png

Einzelne Rechte

Spezielle Rechte ohne Systemlog

Einige Rechte lösen keinen Eintrag im Systemlog aus, da die Funktion nicht klickbar ist oder der Menüpunkt nicht für den Benutzer ersichtlich ist. Anbei Beispiele für spezielle Rechte:
Dokument / Adresse übernehmen
Eine Adresse / ein Dokument / bestimmte Vorgänge können nur von einer Person bearbeitet werden. Ist die Person zu lange in diesem Vorgang bzw. evtl. aktuell nicht am Platz, aber dennoch eingeloggt, kann eine andere berechtigte Person den Vorgang übernehmen. Alle nicht gespeicherten Informationen des "Erstbesitzers" gehen hierbei jedoch verloren. Sollte man die Person nicht erreichen, kann man auf diese Weise jedoch trotzdem dringende Aufträge bearbeiten. Button ist für den Benutzer nicht sichtbar:
:wawision:rechtevergabe_dokument_uebernehmen_013.png?direct
Button wurde mit "Welcome" und "unlock" eigeblendet:
:wawision:rechtevergabe_dokument_uebernehmen_014.png?direct
Modul: Welcome
Action: unlock
:wawision:rechtevergabe_dokument_uebernehmen_015.png?direct
Buttons und Aktionen
Buttons und Aktionen sind meist keine einzelnen Rechte sondern greifen auf Module zurück - sie sind sozusagen Querverlinkungen in ein anderes Modul und ziehen sich dort die Rechte. Z.B. wird in einem Dokument beim Einfügen eines Ansprechpartners auf Rechte der Adresse zugegriffen. Der Benutzeraccount muss also diese Rechte freigeschaltet bekommen. Sie befinden sich im Modul Adresse. Button: Lieferadresse, Ansprechpartner
:wawision:rechtevergabe_adresse_ansprechpartner_button_013.png?direct
Modul: Adresse
Action: ansprechpartnerpopup
Action: lieferadressepopup
:wawision:rechtevergabe_adresse_ansprechpartner_button_012.png?direct

Beispiele zur Rechtevergabe

Freigabe und Schreibschutz in Dokumenten

In diesem Beispiel sind bei "Angebot" alle Rechte vergeben worden bis auf "Schreibschutz" und "Freigeben". Modul: Angebot
Action: freigabe
Action: schreibschutz
:wawision:rechtevergabe_angebot_011.png?direct

Rechte-Datei verwenden

Ab Version 17.3 kann man auch die Rechte eines Nutzers als Datei herunterladen und diese bei einem anderen Benutzer wieder heraufladen. In der Übersicht gibt es das Download-Icon:
:wawision:benutzerrechte_rechte_datei.png
Um die Datei bei einem anderen Benutzer wieder heraufzuladen, können Sie im Benutzer ganz unten bei "Rechtedatei heraufladen" die Datei hinterlegen:
:wawision:benutzerrechte_rechte_datei_heraufladen.png

Spezielle Rechte im Projektdashboard (ab Version 17.2)

Für das Dashboard im Projekt hat man nun zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, um die Sichten der Mitarbeiter anzupassen/einzuschränken. :wawision:rechte_projektdashboard.png

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