Erste Schritte / Grundlegende Entscheidungen

  • Einrichtung
Im Vorfeld müssen einige wichtige Punkte geklärt sein, um bei der Einrichtung in einer sinnvollen Reihenfolge vorgehen zu können, um aufwändige Korrekturen weitestgehend zu vermeiden.

1. Benötige ich Projekte?

  • Laufen alle Verkäufe z.B. über einen Online-Shop oder einen Ladenverkauf, so ist die Verwendung von Projekten in der Regel nicht notwendig. Hinweis: In Xentral ist immer ein Standardprojekt angelegt. Wird kein weiteres Projekt angelegt bzw. werden Projekte generell nicht verwendet, so wird alles auf dieses Standardprojekt gebucht.
  • Projekte können verwendet werden, um bestimmte Bereiche zu trennen (z.B. Kunden im Projektgeschäft inkl. Umsatzstatistik).
  • Verschiedene Projekte werden immer verwendet, wenn verschiedene Logistikprozesse, Lager, Briefpapiere und Vorlagen (ganz andere Korrespondenz) benötigt werden. Ebenso, wenn es mindestens eine Filiale gibt. Mehrere Online-Shops werden jeweils als Projekt abgebildet.
Hinweis: Wird ein neuer Geschäftsbereich eröffnet, kann dieser sofort als neues Projekt abgebildet werden. Eine Trennung vom bisherigen Hauptgeschäft ist von Anfang an möglich.

Beispiele, die bei der Entscheidungsfindung helfen können

Für folgende Fälle ist ein Projekt (Standardprojekt) ausreichend
  • Alle Artikel, Dokumente, Benutzer sind in einer Firma mit einem Geschäftsbereich (z.B. nur Handel, nur Dienstleistung, etc.)
  • Es gibt nur einen Vertriebskanal (z.B. einen Shop) mit einem Logistikprozess
  • Die Firma hat nur einen Standort und ein Lager (kein Außenlager)
  • Der Umsatz verteilt sich nicht auf mehrere gleichgestellte Bereiche (nur ein Bereich)
Folgende Fälle sind Indikatoren für die Verwendung von mehreren Projekten
  • Der Gesamtumsatz verteilt sich auf mehrere gleichgestellt Bereiche (z.B. Handel und Dienstleistung)
  • Ein Bereich ist B2C und ein Bereich B2B
  • Es gibt zusätzlich zum Online-Shop eine POS (mit separatem Lager)
  • Es gibt mehrere Shops
  • Es gibt mehrere Lager, auf die nicht alle Bereiche zugreifen dürfen
  • Es gibt eine genaue Rechteunterscheidung für Mitarbeiter in den verschiedenen Geschäftsfeldern
  • Es gibt mindestens eine Filiale
  • Es gibt verschiedene Logistikprozesse (z.B. für Streuartikel, für Paletten)
  • Es gibt verschiedene Briefpapiere und Nummernkreise

2. Wie lege ich Nummernkreise fest?

Die richtigen Nummernkreise sind zu Beginn besonders wichtig. Denn sind Dokumente und Kunden in den ersten Tagen/Wochen des Umstiegs willkürlich nummeriert, ergibt sich in der Folgezeit oftmals ein schwieriger Umzug der Kunden auf einen neuen Nummernkreis und ein Bruch in der Nummerierung der Belege (Wechsel auf einen anderen Nummernkreis).

Wenn es noch keine Nummernkreise gibt

Sind noch keine Nummernkreise definiert und die Wahl kann völlig frei vorgenommen werden, empfiehlt es sich, z.B. einen Nummernkreisvorschlag zu verwenden. Folgende Eckpunkte sind sicherlich wichtig: Kundennummern und Lieferantennummern festlegen.

Wenn es bereits bestehende Nummernkreise gibt

Hier ist sicherlich zunächst zu klären, ob die alten Nummernkreise beibehalten werden sollen, oder ob es sinnvoll ist, den ein oder anderen Nummernkreis neu zu definieren.
Eine neue Definition der Nummernkreise ist sinnvoll, wenn:
  • Das Sortiment hat sich stark verändert, es kommen viele neue Artikel hinzu
  • Die alten Nummernkreise haben an einigen Stellen Probleme verursacht z.B. zu kleiner Nummernkreis, zu ähnliche Nummernkreise, keine Trennung im Artikelsortiment
  • Kunden- und Lieferantennummern sind nicht einheitlich, vorteilhaft wäre alle 5-stellig, 6-stellig oder 7-stellig
  • Die Nummernkreise haben ein dem Datumsformat ähnliches Format: bitte diese Formate nicht verwenden: xx-xx-xxxx, xxxx-xx-xx, etc.
Alte Nummernkreise beibehalten
  • Das Format der Nummernkreise ist optimal und es kann ohne Bruch im Nummernkreis angeschlossen werden (Zähler läuft weiter)
  • Die Kundennummern/Lieferantennummern sind buchhaltungskonform für den Export in weiterführende Programme (z.B. Datev, Addison)
  • Das Artikelsortiment ist gut aufgestellt, die meisten Artikel sind aktuell, es muss nichts aussortiert werden
  • Die Nummernkreise sind nach oben hin groß genug für die nächsten Jahre (keine Kollision mit anderen Nummernkreisen)

3. Benötige ich eine Lagerhaltung?

Lagerstrukturen sind eine hilfreiche Möglichkeit, um den Überblick in Ihrem Lager zu behalten. In Xentral lassen sich hierbei sehr frei verschiedene Lagerstrukturen abbilden und verwalten. ​Braucht meine Firma eine Lagerstruktur? Wenn Sie keine Lagermengen Ihrer Artikel in Xentral erfassen wollen, da Sie z.B. nur wenige Artikel anbieten und darüber sowieso immer die Übersicht haben, benötigen Sie kein Lager in Xentral. Einfach ins Ticket schreiben und wir machen mit dem Nächsten weiter. Falls Sie jedoch die Lagermenge Ihrer Artikel in Xentral überprüfen wollen, sollten Sie (mind.) ein Lager dazu anlegen.Dazu gehört auch das Buchen von Lagerbewegungen beim Wareneingang und beim Versenden von Ware.

4. Gibt es Daten, die nach Xentral importiert werden sollen?

5. Wie sieht das Briefpapier aus?

6. Welche sonstigen Grundeinstellungen/Systemeinstellungen sind im Vorfeld wichtig?

7. Wird ein Online-Shop angebunden?

8. Artikelstrukturen festlegen

Generell gibt es je nach Modell immer verschiedene Möglichkeiten. Folgende Punkte sind zu überlegen, um die Artikelstrukturen genauer festzulegen und zu definieren:
  • Was kauft der Kunde
  • Was sieht der Fulfiller → Was wird aus dem Lager gebucht (ein Artikel oder jedes Modul, das im Fulfillment zusammen in einen Karton gepackt wird)
  • Was erhält der Kunde (seine Stückliste und baut das selbst zusammen)
Retouren:
  • Was schickt der Kunde zurück
  • Was wird ausgetauscht (alle Komponenten, das ganze Board, ein kaputtes Teil)
  • Was bekommt dann der Lieferant zurück​​​​​​​​​​​​​​​​
Was bekommt der Händler:
  • Ein Produkt oder auch das Set, das der Kunde bekommt?
  • Wie setzt sich der Aufsteller zusammen?
  • Wann wird wie bezahlt und was stellt ihr wann in Rechnung?
  • In welchem Lager verbleibt die Ware und wie erfolgt die Inventur?
  • Ist das ein Kauf- oder Leasingmodell​?

FAQs


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