Export für die Buchhaltung

In folgendem Video werden die wesentlichen Funktionen im Fokus der Buchhaltung in Xentral angesprochen und kurz beschrieben.

Buchhaltung → Finanzbuchhaltung Export Es können für externe Buchhaltungsprogramme verschiedene Dateien exportiert werden:
  • Rechnungen und Gutschriften (bzw. Stornorechnungen)
  • Verbindlichkeiten
  • Konten (Bankkonten, Kassenbucheinträge)
  • Adressdaten/ Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren)
Übersicht über die Exportmöglichkeiten:
:wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_uebersicht.png

Export für Datev

Für den Export zu Datev muss folgendes erledigt werden:
  • 1. Beraternummer und Mandantennummer in Xentral angeben (wird in die Datei geschrieben und von Datev ausgewertet)
  • 2. Export Haken einstellen und die Datei ziehen

1. Berater Nummer / Mandanten Nummer

Für den neuen Datev Export (ab 2018) kann eine Berater- und Mandantennummer vergeben werden. Die Vergabe kann auch auf Projektebene stattfinden. Im angefügten Beispiel ist die Berater- und Mandantennummer global systemweit zu betrachten. Legen Sie einen Eintrag neu an:
  • neuen Eintrag anlegen → Button klicken
  • Beraternummer → Beraternummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
  • Mandantennummer → Mandantennummer eintragen. Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
  • (Optional: Projekt → Projekt eingeben, anklicken. Nur zu verwenden, wenn Projektweise exportiert wird und für jedes Projekt eine eigenen Mandanten- und Beraternummer verwendet werden soll)
  • Wirtschaftsjahr → Start Ihres Wirtschaftsjahrs im Format TTMM - Beispiel: 0104 für 1. April.
  • Sachkontenlänge → Kontenlänge angeben z.B. "4" (ggf. beim Steuerberater nachfragen). Diese wird dann mit in die Export-Datei generiert
  • speichern klicken
:wawision:berater_einstellung_001.png Beispiel für die Anzeige in Datev (Stand 02/2018):
  • Beraternummer: 33333
  • Mandantennummer: 10000
:wawision:berater_nummer_2018_010.png?direct

2. Exporteinstellungen

Diese Einstellungen werden für Datev in der Regel benötigt:
  • Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren (allgemeine Einstellung, bei gemischten Steuersätzen werden die Beträge der Rechnung einzeln zeilenweise exportiert)
  • Neues Datev Format (ab 2018)
  • Neues Datev Format (Testbuchung einfügen) (Wichtig → denn ansonsten wird in Datev sofort alles festgeschrieben beim Import)
  • Belegfeld1 bei Kontoauszugsexport mit Rechnungsnummer füllen wenn möglich (Datev findet die Pärchen und es erleichtert die Zuordnung für das Steuerbüro)
:wawision:datev_format_2018_010.png?direct

GoBD Festschreibekennzeichen (nur bis 2018 für den Datev ASCII Import)

Für den Export kann das Festschreibekennzeichen mit übernommen werden. Die ASCII Datei kann dann direkt in Datev eingelesen werden, ohne dass der Lauf sofort festgeschrieben und geschlossen wird. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise in Datev: das Festschreibekennzeichen wird in Datev zu diesem Buchungslauf als Information gespeichert. :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_konten_export_001.png?direct

Einstellung der Exportkonten

Die Einstellung der Exportkonten sind über Die Systemeinstellungen vorzunehmen: Steuersätze und Währung Dort finden Sie folgende Optionen:
  • Datev Kompabilitätsmodus (GoBD Festschreibekennzeichen letzte Spalte = 0)
  • Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren
  • Zahlweisen als extra Spalte mit ausgeben
:wawision:buchhaltungsexport_neue_optionen.png
  • Neues Datev Format (ab 2018)
  • Belegfeld1 bei Kontoauszugsexport mit Rechnungsnummer füllen wenn möglich
  • Belegfeld1 bei Rechnungs- u. Gutschriftsexport um Internetnummer und Transaktionsnummer erweitern wenn möglich
:wawision:buchhaltungexport_neue_optionen.png

Export Rechnungen/ Gutschriften

Export der Dokumente Rechnungen und Gutschriften und den dazugehörigen Erlöskonten: :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_rechnungen.png
  • Sortierung festlegen: Datum oder Belegnummer
  • Projektfeld: nicht ausfüllen (wird nur benötigt für Multimandanten oder getrennte Buchhaltung)
  • Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
  • :wawision:button_export.png?50
Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Kd-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto
  9. Währung
  10. Lieferdatum
  11. Summe Einkaufspreis
  12. Währung (EK)
Export Datei Beispiel
"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung" :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_rechnungen_gutschriften_export.png

Export Verbindlichkeiten

:wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_verbindlichkeiten.png
  • Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
  • :wawision:button_export.png?50
Hinweis: Ab Version 18.1 gibt es noch ein Projekt-Feld zum Filtern.
Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Lieferanten-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto
  9. Währung
Hinweis: Wird beim Erstellen einer Verbindlichkeit kein Rechnungs- und Eingangsdatum eingetragen, so werden die Felder automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt (ab Version 18.1).
Export Datei
"datum";"betrag";"konto/lieferantennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung" :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_verbindlichkeiten2.png Hinweis: Für das Datum wird zuerst das Eingangsdatum aus der Verbindlichkeit genommen. Ist dieses leer wird das Rechnungsdatum der Verbindlichkeit gezogen. Ab Version 18.3 wird die abweichende Rechnungsadresse exportiert. In Xentral stornierte Verbindlichkeiten werden nicht exportiert.

Export Buchhaltung Konten

:wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_konten.png
  • Datumsbereich auswählen (Überschneidungen zum letzten exportierten Bereich vermeiden! Buchhaltungsprogramme erkenne in der Regel keine Überschneidungen → Doppelimport) Empfehlung: hier immer feste Zeitbereiche auswählen z.B. ganze Monate
  • :wawision:button_export.png?50
Die Sortierung erfolgt nach Konten absteigend
Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Datum
  2. Betrag
  3. Konto/Kd-Nr
  4. Belegfeld 1
  5. Buchungstext
  6. Land
  7. Ust-Id
  8. Gegenkonto
Export Datei
"datum";"betrag";"konto/kundennummer";"belegfeld1";"buchungstext";"land";"ustid";"gegenkonto";"waehrung" :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_konten_export.png Hinweis: Ab Version 17.3 wird neben dem Export Button, das zuletzt verwendete Export-Datum angezeigt:
:wawision:2017-07-25_um_11.37.47.png
Ab Version 18.2 kann man vor dem Export auch noch ein Geschäftskonto auswählen, für das exportiert werden soll:
:wawision:buchhaltungsexport_konten_filter_dropdown.png

Buchhaltung Kunden/Lieferanten

Export aller Adressdaten (Debitoren/Kreditoren). Liefert die Kunden-/Lieferantenbeschriftungen nach Konten der Debitoren und Kreditoren:
  • :wawision:button_kunden.png?55 liefert ALLE Kundenbeschriftungen (Eingabe Kundennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Kundennummer))
  • :wawision:button_lieferanten.png?75 liefert ALLE Lieferantenbeschriftungen (Eingabe Lieferantennummer limitiert diese Liste, Export erfolgt aufsteigend ab dieser Nummer (= aufsteigend nach der System-ID dieser Lieferantennummer))
:wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_debitoren_kreditoren_stammdaten.png
Beschriftungsfelder
Folgende Felder stehen für den Export zur Verfügung:
  1. Kd-Nr/ Lieferanten-Nr
  2. Name
  3. Straße + Hausnummer
  4. Postleitzahl
  5. Ort
  6. Ust-ID
  7. Zahlungsziel in Tagen
  8. Kontonummer
  9. Bankleitzahl
  10. IBAN
  11. BIC
  12. Bank/Kreditinstitut
Export Datei
"Kundennummer bzw. Lieferantennummer";"Kundenname";"Strasse";"PLZ","Ort";"USTID";"Zahlungsziel in Tage";"Konto";"BLZ";"IBAN";"BIC";"Bank" :wawision:kurzanleitung_finanzbuchhaltung_export_debitoren_kreditoren_stammdaten_export.png

DATEV Unternehmen online

Mit Datev Unternehmen Online können Sie Ihre Rechnungen, Gutschriften und Verbindlichkeiten als PDF-Beleg an die Buchhaltung übergeben.
Bei den Rechnungen werden die Belege verwendet, die von Xentral erzeugt wurden. Bei den Verbindlichkeiten werden die verwendet, die bei im Modul Verbindlichkeiten heraufgeladen wurden.
Xentral bietet eine erweiterte Exportmöglichkeit für Datev Unternehmen Online an.
Damit können Sie digital erfasste Belege, Zahlungs- und Buchungsinformationen als ZIP-Datei exportieren. Diese können mit dem Datev-Belegtransfer an das Datev-Rechenzentrum übertragen werden.
:wawision:datev_unternehmen_online_export.png
  • Beleg => Sie können im Dropdown Rechnungen oder Gutschriften auswählen. Ab der Version 18.3 stehen Ihnen auch Verbindlichkeiten zur Verfügung. Die Lieferantenrechnung muss im Reiter "Dateien" der Verbindlichkeit hochgeladen werden, damit diese für den Export zur Verfügung stehen kann.
  • Projekt => Ab der Version 18.3 kann der Exportbericht nach Projekten sortiert ausgegeben werden. Über das Suchfeld wählen Sie das Projekt aus. Lassen Sie das Feld leer, werden alle Projekte exportiert.
  • von / bis => Hier wählen Sie den Datumsbereich des Exports aus.

Datev Format 2018

Der Import der Buchhaltungsdaten nach Datev erfolgt im "Datev-Format". Bevor Sie die .csv Datei importieren, sollten Sie folgende Einstellungen in Xentral für die Erstellung der Export Datei getätigt haben:
  • Legen Sie zuvor die Mandanten- und Beraternummer in Xentral an, diese wird in die Xentral Export-Datei übernommen. Nur dann kann diese Datei nach Datev importiert werden (-> stimmen diese Nummern nicht mit dem angelegten Mandanten in Datev überein, so erscheint beim Import in Datev eine Fehlermeldung)
  • Wählen Sie beim Dateiexport die Einstellung: Neues Datev Format (ab 2018)
Stapelverarbeitung aufrufen
Exportieren Sie die Xentral Datei und speichern Sie diese in einen neuen Ordner auf dem Desktop/Schreibtisch. Öffnen Sie in Datev Ihre Buchhaltung und importieren Sie die Datei:
Datei importieren: Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung
  • 1. Bestand
  • 2. Importieren
  • 3. Stapelverarbeitung
:wawision:datev_format_2018_001.png?direct


Pfad zu Ihrer Datei auswählen
Sie erhalten ein neues Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können:
  • 1. Datev-Format anwählen
  • 2. Importieren klicken (es öffnet sich ein weiteres Fenster)
:wawision:datev_format_2018_002.png?direct


Icon für Ordnerauswahl:
  • 1. Icon anklicken (um Ordner und Datei auszuwählen; es öffnet sich ein weiteres Fenster)
:wawision:datev_format_2018_006.png?direct


Ordner auswählen:
  • 1. Wählen Sie den Ordner aus, indem sich die Xentrals Datei befindet (Ordner anklicken + OK klicken)
:wawision:datev_format_2018_007.png?direct


Datei auswählen:
  • 1. Wählen Sie nun die richtige Datei aus (anklicken → sofern Sie in Ihrem Ordner nur eine Datei haben, wird nur diese angezeigt; siehe Beispiel) und klicken Sie "Importieren"
:wawision:datev_format_2018_008.png?direct


  • Klicken Sie "verarbeiten"
:wawision:datev_format_2018_009.png?direct


ACHTUNG FESTSCHREIBUNG: Die Datei wird nun verarbeitet. Wenn kein Fehlerprotokoll vorhanden ist, werden die Daten sofort in Datev festgeschreiben. Ist ein Fehler z.B. eine Buchung mit 0 EUR mit in der Liste vorhanden, so erhalten Sie ein Fehlerprotokoll und können die Daten im Buchungslauf noch editieren.

Formateinstellungen für Datev-ASCII Import

Hinweis: Der ASCII Import ist ab 2018 in Datev nicht mehr unterstüzt und wird durch das Datev-Format vollständig abgelöst. Die Xentral Datei kann über den ASCII Import eingespielt werden.Folgende Schritte sind hierfür notwendig:
  • Formatvorlage anlegen und Einstellungen speichern
  • Formatvorlage je nach Datentyp an der richtigen Stelle anlegen (Bewegungsdaten (Rechnungen und Gutschriften) oder Stammdaten (Debitoren/Kreditorenbeschriftungen).
1. Neues Format anlegen
Legen Sie ein neues Format an.
  1. Für Rechnungen ein Format im Bereich der Bewegungsdaten
  2. Für Adressbeschriftungen ein Format im Bereich der Stammdaten
1. Neues Format in den Bewegungsdaten anlegen: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel
:wawision:formateinstellungen_001.png?direct
2. Neues Format in den Stammdaten anlegen: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren:wawision:formateinstellungen_005.png?direct
2. Einstellungen
Nehmen Sie die Einstellungen wie im Bild dargestellt vor. Beachten Sie hierbei besonders die erste Datenzeile. Ist diese keine Beschriftungszeile, erfolgt der Import bereits ab Zeile 1. Andernfalls wird sonst evtl. die erste Buchung als Beschriftung verwendet und weggeschnitten. Prüfen Sie dies nochmals beim Import in der Vorschau. :wawision:formateinstellungen_002.png?direct
3. Feldauswahl
Je nach Typ die Feldauswahl festlegen.
  1. Für Rechnungen die Feldauswahl
  2. Für Adressbeschriftungen die Feldauswahl
1. Feldauswahl in den Bewegungsdaten: Bewegungsdaten → Finanzbuchführung → Buchungsstapel
:wawision:formateinstellungen_003.png?direct
2.Feldauswahl in den Stammdaten: Stammdaten → Debitoren/Kreditoren:wawision:formateinstellungen_006.png?direct
4. Feldformatierungen
Feldformatierungen prüfen und die Vorlage speichern. Anbei das Beispiel für die Bewegungsdaten (rechnungen und Gutschriften)::wawision:formateinstellungen_004.png?direct

FAQs

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