Geschäftsbriefvorlagen anpassen

Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden:
  • Angebot
  • Auftrag
  • Rechnung
  • Lieferschein
  • Gutschrift/Stornorechnung


Geschäftsbriefvorlage verwenden

Administration => Einstellungen => Geschäftsbrief Vorlagen Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.

Übersicht

:wawision:geschaeftsbriefvorlagen_uebersicht.png Hinweis: Ab Version 17.4 gibt es im Menü in der Übersicht auch ein Kopier-Icon, mit dem man Geschäftsbriefvorlagen einfach kopieren und danach anpassen kann.

Vorlage manuell abschicken (einzelne Verarbeitung)

Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument): :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_aktion.png Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden: :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_abschicken.png Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:
  • Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument
  • Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter
  • Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde
  • Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)

Vorlage "freigeben+abschicken" (schnellere Verarbeitung)

Dokumente können direkt mit der Freigabe per E-Mail abgesendet werden.Dies ist über "Aktion" möglich (ein Klick): :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_freigeben.png Ebenso über den Button "Freigabe"(zwei Klicks mit Auswahl): :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_freigebenabschicken.png Hinweis:Beim Anlegen neuer Dokumente (Angebot, Auftrag, Rechnung, etc.) kann folgender Zwischenschritt eingespart werden (die Übersicht, welche Dokumente angelegt wurden und aktuell bearbeitet werden wird hier übersprungen): :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_zwischenschritt.png Diese Einstellung kann für alle Dokumente zentral in den Einstellungen vorgenommen werden: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_schnellanlegen.png

Vorlage automatisch abschicken (Stapelverarbeitung)

Über die Projekteinstellungen können Geschäftsbrief Vorlagen und dazugehörige Dokumente automatisch abgeschickt werden. Grundvoraussetzung ist eine im System eingerichtete E-Mail Adresse und die korrekte Einstellung in "Projekt/Logistik". Im Projekt ist zu hinterlegen, welche Dokumente per E-Mail versendet werden und/oder ausgedruckt werden. :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_projekt.png
Sammelversand aller möglichen Aufträge über die Auftragsampeln
Über die Stapelverarbeitung können alle Aufträge mit grünen Auftragsampeln mit einem Klick abgeschickt werden.Vorteile:
  • Automatische Berechnung aller möglichen zu versendenden Aufträge
  • Automatisches Abschicken aller dieser Dokumente mit einem Klick
  • Paralleles Versenden verschiedener Projekte mit den jeweiligen Vorlagen

Geschäftsbriefvorlage erstellen

Administration → Einstellungen → Geschäftsbrief Vorlagen -> :wawision:icon_neu.png?35 Es öffnet sich folgendes Dialogfeld: :wawision:1_geschaeftsbriefvorlagen.png Im Feld "Typ" wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben:
  • Angebot
  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Bestellung
  • Arbeitsnachweis
  • Korrespondenz
  • ZahlungOK
  • ZahlungDiff
  • Stornierung
  • ZahlungMiss
  • Versand
  • VersandMailDokumente
  • Selbstabholer
Diese Bezeichnung muss unbedingt so gewählt werden und kann nicht anders bezeichnet werden. Andernfalls würde die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar sein und somit nicht funktionieren. In das Feld "Projekt" wird entweder nichts eingegeben (leer = gilt für alle), oder das jeweilige Projekt, für das der Text geladen werden soll. Im Feld "Betreff" und "Text" können auch Variablen verwendet werden. Anbei eine Übersicht:

Sprachen wählen für Geschäftsbriefvorlagen

Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung.
Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet.
Hinweis: Ab Version 17.4 stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die man unter Administration => AppStore => Sprachenliste auf aktiv gesetzt hat. :wawision:geschaeftsbriefvorlagen_sprachen.png

Personalisierte Anrede für Geschäftsbriefvorlagen

Stammdaten → Adresse → :wawision:icon_edit.png?20 In den Adressdaten kann eine personalisierte Anrede eingetragen werden: :wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_anrede.png Eingefügt wird diese Anrede mit der Variablen: {ANSCHREIBEN}

Typen von Vorlagen

  • Angebot → Typbezeichnung: Angebot
  • Auftrag → Typbezeichnung: Auftrag
  • Bestellung → Typbezeichnung: Bestellung
  • Lieferschein → Typbezeichnung: Lieferschein
  • Rechnung → Typbezeichnung: Rechnung
  • Gutschrift → Typbezeichnung: Gutschrift
  • Selbstabholer → Typbezeichnung: Selbstabholer
  • Versandbenachrichtigung → Typbezeichnung: Versand
  • Ausstehende Zahlung → Typbezeichnung: ZahlungMiss
  • Zahlungsdifferenz → Typbezeichnung: ZahlungDiff
  • Zahlungseingang → Typbezeichnung: ZahlungOK
  • Stornierung → Typbezeichnung: Stornierung

Abweichende Bezeichnung von Belegen

Ab Version 18.2 ist es mögliche für Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung) eine eigene Geschäftsbriefvorlage einzustellen. Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + _abweichend.
Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.
:wawision:geschaftsbriefvorlagen_abweichend.png Mit dem Haken "Alternative Beschriftung" können Sie dann im Beleg festlegen, dass er die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Beleg-Vorschau zu sehen. :wawision:bildschirmfoto_2018-11-23_um_14.09.31.png

Sprache für Vorlagen

  • Deutsch
  • Englisch

Variablen zur Erstellung von Geschäftsbrief Vorlagen

Variablen für Auftrag:
  • {ABWEICHENDELIEFERADRESSE}
  • {LIEFERNAME} → Lieferadresse Name
  • {LIEFERABTEILUNG} → Lieferadresse Abteilung
  • {LIEFERUNTERABTEILUNG} → Lieferadresse Unterabteilung
  • {LIEFERADRESSZUSATZ} → Lieferadresse Adresszusatz
  • {LIEFERANSPRECHPARTNER} → Ansprechpartner aus Lieferadresse
  • {LIEFERSTRASSE} → Straße aus Lieferadresse
  • {LIEFERPLZ} → Postleitzahl aus Lieferadresse
  • {LIEFERLAND} → Land aus Lieferadresse
  • {LIEFERORT} → Lieferort
  • {TRANSAKTIONSNUMMER} → Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen) (geht auch für LS,GS,RE)
  • {PROJEKT} → Projekt
  • {PROJEKTNAME} → Projektname
  • {ADRESSE_NAME} → Adresse Name
  • {KUNDENNUMMER} → Kundennummer
  • {ADRESSE} → Adress ID
  • {INTERNEBEZEICHNUNG} → Interne Bezeichnung
  • {IHREBESTELLNUMMER} → Ihre Bestellnummer / Kommission
  • {INTERNET} → Internet Bestelnmmer (z.B. Shop-Bestellnummer) → geht auch für LS, RE, GS
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
  • SOLL
  • SOLLMITSKONTO
  • SKONTOBETRAG
Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:
  • ZAHLUNGSZIELTAGE
  • ZAHLUNGBISDATUM
  • ZAHLUNGSZIELTAGE
  • ZAHLUNGBISDATUM
Variablen für Lieferschein:
  • RECHNUNGSADRESSE
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
  • NETTOGEWICHT
  • BELEGNR
  • ZAHLUNGSWEISE
Variablen für Auftrag
  • LIEFERTERMIN
  • LIEFERWOCHE
  • GUELTIGBIS
  • GUELTIGBISWOCHE
  • ZAHLUNGSWEISE
Variablen aus "Adresse" für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
  • FREIFELD1
  • FREIFELD2
  • FREIFELD3
  • ANSCHREIBEN
Zudem alle Felder aus "Adresse"
  • ADRESSE_KUNDENNUMMER
  • ADRESSE_TELEFON
  • ADRESSE_EMAIL
  • ANSCHREIBEN
  • usw...
Sonstige Variablen:
  • VERBANDSNUMMER
  • VERBAND

Dateien anhängen

Ab Version 17.2 ist es auch möglich, Dateien an eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage zu hängen.
Hinweis: Der Typ der Datei muss "Anhang" sein.
:wawision:geschaeftsbrifvorlagen_dateien_anhang_uebersicht.png Die Anhänge werden dann automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber auch abgewählt werden.
:wawision:geschaeftsbriefvorlagen_datei_anhang.png

Geschäftsbriefvorlagen "Mustervorlagen"

Für Dokumente können unterschiedliche Geschäftsbriefvorlagen deutsch/englisch erstellt werden.Die Vorlage kann auch Projekt spezifisch erstellt werden. Anbei einige Beispielvorlagen für verschiedene Dokumententypen sowie Zahlungserinnerung (Vorkasse), Trackingmail und Stornierungsbenachrichtigung.
  • Angebot
  • Auftrag
  • Bestellung
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Selbstabholer
  • Versandbenachrichtigung
  • Ausstehende Zahlung
  • Zahlungsdifferenz
  • Zahlungseingang
  • Stornierung
Beispieltexte für Geschäftsbriefvorlagen

Angebot

Beispielvorlage:
Sehr geehrter Herr {NAME},

anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.

Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.

Auftrag

Beispielvorlage:
Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung. 

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Bestellung

Beispielvorlage:
Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung. 

Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.
Vielen Dank

Lieferschein

Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.

Rechnung

Beispielvorlage:
Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},


anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.

Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.

....

Selbstabholer

Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.

{VERSAND}

Ihr XXX-Team

Stornierung

Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.

Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück. 

Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

Vielen Dank.

Ihr XXX Team

Versandbestätigung (Tracking-Mail/Versand-Mail)

  • Versand
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.

{VERSAND}

Ihr XXXX Team
:wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_versand_001.png?direct Variablen:
  • {VERSAND} → gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück
  • {VERSANDTYPE} → gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück
  • {VERSANDBEZEICHNUNG} → gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück
  • {TRACKINGNUMMER} → gibt Trackingnummer zurück
  • {NAME}
  • {ANSCHREIBEN}
  • {BELEGNR}
  • {IHREBESTELLNUMMER}
  • {INTERNET}
  • {AUFTRAGDATUM}
  • {LIEFERADRESSE}
  • {LIEFERADRESSELANG}

Zahlungsdifferenz

  • ZahlungDiff
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.


Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:

Verwendungszweck: {AUFTRAG}

XXXX
IBAN: DEXXXX
BIC: DEUXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.


Ihr XXXX Team
Für den automatischen Versand von Zahlungsmails kann in Xentral der Prozessstarter für Zahlungsmails "Automatische Zahlungs-E-mail Vorkasse" hinterlegt werden. Wie Sie diesen in Ihrem System hinterlegen und aktivieren erfahren Sie hier: Automatische Zahlungsmails Die E-Mail zur Zahlungsdifferenz wird standardmäßig versendet, wenn ein Zahlungseingang auf eine Rechnung eingeht, der aber zu gering ist, um diese vollständig zu bezahlen. Hierzu muss zusätzlich die E-Mail Funktion für das entsprechende Geschäftskonto aktiviert sein (siehe Bankkonten Einrichtung).

Zahlung fehlt (Vorkasse)

  • ZahlungMiss
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu. 
Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.

Bitte überweisen Sie den Betrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:

Verwendungszweck: {AUFTRAG}
Betrag: {REST}

XXXXX
Bank: XXXXXX
BIC: XXX
IBAN: DEXXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.

Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.


Ihr XXXXX Team
Für den automatischen Versand von Zahlungsmails kann in Xentral der Prozessstarter für Zahlungsmails "Automatische Zahlungs-E-mail Vorkasse" hinterlegt werden. Wie Sie diesen in Ihrem System hinterlegen und aktivieren erfahren Sie hier: Automatische Zahlungsmails Hinweis: Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in Xentral importiert wurde.Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus Xentral verwendet.
Turnus ausgehender Zahlungserinnerungen
Der damit verbundene Cronjob sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen und die zweite Mail nach 11 Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen → Einstellungen. Wird ein Projekt verwendet, muss hier der Haken "Zahlungsmail" aktiviert sein. :wawision:projekteinstellung_zahlungsmail.png

Zahlungseingang

  • ZahlungOK
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,

Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte zugeordnet werden.

Vielen Dank.

Ihr XXXXX Team
Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein. ----

FAQs

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