Briefkopf und Briefpapier

  • Briefpapier

Briefpapier einrichten

Der Reiter 'Briefkopf' bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihres Firmen-Briefpapiers. Sie können ihr Briefpapier mit einem frei gestalteten Header und Ihrem Firmenlogo versehen. Darüber hinaus können Sie diverse Abstände und Einrückungen festlegen. Ein Footer, der zum Beispiel Ihre Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigurieren. Ergänzend, oder Alternativ, können Sie ein vorgefertigtes PDF-Briefpapier als Hintergrund für Ihre Geschäftsbriefe importieren. Damit ist jede Art der Gestaltung möglich. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, sichern Sie diese mit Hilfe des 'Speichern'-Buttons am Ende der Seite.

Beispielvorlage Briefpapier Einstellungen

Anbei finden Sie die Einstellungen für ein Standard Briefpapier: :wawision:grundeinstellungen_briefpapier_standard001.png :wawision:grundeinstellungen_briefpapier_standard002.png

Freitext auf Briefpapier

Ab Version 17.3 gibt es Freitexte, die man mit Texten und Variablen frei auf dem Briefpapier positionieren kann: :wawision:briefpapier_freitexte.png Hinweis: Ab 17.4 kann man diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt übersetzen unter Administration => Einstellungen => Übersetzungen.
Formeln im Freitextfeld
Es ist auch möglich Formeln für die Freitextfelder zu hinterlegen. :wawision:briefkopf_freitextfeld_formeln.png

Upload: Briefpapier und Logo

In folgendem Video erfahren Sie, wie Sie in Xentral ein Briefpapier und ein Logo hochladen können:

Beispiel Kollision Artikelnummer und -name

In den Grundeinstellungen des Briefpapiers können Sie die Breite der einzelnen Elemente der Artikeltabelle anpassen. So können zum Beispiel Kollisionen der Artikelnummer mit dem Artikelnamen/bezeichnung durch Anpassung der Breite vermieden werden. :wawision:briefkopf_einstellungen_kollision_nr_name.png Um die Breite anzupassen, verkleinern Sie einfach die Werte der nicht relevanten Elemente, unter Admin-->Einstellungen-->Grundeinstellungen im Reiter Briefkopf wie folgt. :wawision:briefkopf_positionen_anpassne.png
Lange Artikelnummern
Ab der Version 16.3 ist es Ihnen über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können Sie lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg anzeigen lassen.
  • Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
  • Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren
:wawision:briefkopf_lange_artikelnummern.png
Absenderzeile verschieben
Die Absenderzeile (Ihre eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.

Hintergrund

Logo

Logo Anordnung
  • Anordnung des Logos auf dem Briefpapier
:wawision:musterlogo_briefpapier_ausschnitt.png
Mustergrößen
Je nach Größe und Farbgebung kann das Logo in verschiedenen Größen hinterlegt werden. Sehr gute Ergebnisse lassen sich z.B. mit folgenden Abmessungen erzielen:
  • Logo Bildgröße 800 × 256
:wawision:musterlogo_mittel_49.jpg?500 Für feingliedrige Logos können auch folgende Abmessungen verwendet werden:
  • Logo Bildgröße 1163 × 372
:wawision:musterlogo_gross_72.jpg?600
Zentriertes Logo
Für ein zentriertes Logo oben am besten folgende Einstellungen wählen:
  • dunkelgraue Box: Logo
  • hellgraue Box: gesamte Bildgröße (Hintergrund bestenfalls transparent)
:wawision:musterlogo_zentriert.png?500 Dieses Logo kann zu Testzwecken direkt ausprobiert werden. Bitte vorher in .jpg umwandeln
:wawision:musterlogo_zentriert_logo.png?500
So sieht das Logo dann auf dem Briefpapier aus
:wawision:musterlogo_briefpapier_demo.png

PDF als Hintergrund

Für spezielle Layouts kann ein ganzes PDF als Hintergrund verwendet werden.Folgende Blöcke können aus dem Standard verwendet werden:
  • Absender
  • Knickfalz
  • Seitennummerierung
  • Barcode
  • Footer
Definiert werden kann eine erste Seite und bei Bedarf auch alle Folgeseiten (z.B. wenn die Absenderzeile direkt auf Seite 1 im PDF fest eingefügt ist)
  • Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern
:wawision:grundeinstellungen_briefpapier_zweiteseite.png
Rechtsbündiges Logo
Für ein rechtsbündiges Logo fügen Sie bitte ein PDF als Hintergrund ein.Das bloße Logo ist nur im Bereich der grauen Box möglich.

Kein Hintergrund

wird nur benötigt, wenn:
  • kein Logo verwendet werden soll
  • alle Ausdrucke auf Papier erfolgen
  • jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt

Vorschau für Briefpapier

Zur Vorschau kann ein Dokument angelegt werden.Zum Beispiel ein Auftrag: Verkauf → Auftrag → :wawision:icon_neu.png?35 Solange der Auftrag nicht freigegeben wird, bleibt er im Entwurfsmodus. D.h. das Dokument erhält er noch keine fortlaufende Nummer und kann wieder komplett gelöscht werden:
  • :wawision:delete.gif?20 → löschen oder stornieren
Das Briefpapier kann über die Vorschau oder über das PDF-Icon geprüft werden:
  • :wawision:icon_pdf.png?20 → PDF-Aufruf

Ladezeit des Briefpapiers

​Die Vorschau kann geprüft werden über "Verkauf → Auftrag → NEU" Einen neuen Auftrag anlegen und direkt in das Tab Vorschau klicken. (Adresse muss für diesen Test nicht eingegeben werden)
  • Ohne PDF Hintergrund sollte die Vorschau unmittelbar da sein.
  • Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.
Hinweis: Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein, als 100 KB. Sonst kommt es zu längeren Ladezeiten und automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen. Ab Version 17.4 wurde ein Warnhinweis eingefügt. :wawision:briefpapier_warnung_groesse.png

Verschiedene Briefpapiere

Briefpapier ausblenden

Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden.
  • kein Briefpapier → Haken setzen und speichern
Info: es werden nur PDF und/oder Logo ausgeblendet. Der Footer und die Adresszeile in den festen Einstellungen bleiben erhalten.:wawision:projekte_briefpapier_005.png? Hinweis:Sollten Sie in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" (= Briefpapier für Angebot ausblenden) gesetzt haben, so wird im jeweiligen Dokument z.B. beim Angebot (beim Neu anlegen) dieser Haken automatisch gesetzt. Sie können das Briefpapier dann wieder einblenden, indem Sie diesen Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernen + speichern.

Briefpapier pro Projekt

Für jedes Projekt kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden.
Einstellungen
Seit Version 16.3 sind die Einstellungen für das Briefpapier sind zu finden bei: Stammdaten → Projekte → :wawision:icon_edit.png?20 → Einstellungen → Grundeinstellungen
  • Eigenes Briefpapier für Projekt → Haken setzen
  • Beschriftung (mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten) → optional: Adresszeile und Footer kann aus den Standardeinstellungen übernommen werden. Andernfalls wird nur das PDF Briefpapier gezogen
:wawision:projekte_briefpapier_003.png
  • Briefpapier als PDF bei "Dateien" hochladen
  • ggf. Seite 1 und 2 abweichend (wegen Adresszeile)
:wawision:projekte_briefpapier_004.png

Eigene Schriftarten einfügen

Schriftart einfügen
Ab der Version 17.4 wurde das einfügen von ttf-Schriften einfacher. Wie folgt können Sie vorgehen: 1. TTF Dateien umbenennen
Diese müssen in 4 Varianten vorliegen:
  • Medium (normal)
  • MediumOnlique (normal mit kursiv)
  • Heavy (fett)
  • HeavyOblique (fett mit kursiv)
Diese Dateien müssten wie folgt umbenannt werden (für Schriftart können Sie den Namen Ihrer Schriftart in Kleinbuchstaben nehmen):
  • Normal => Schriftart.ttf
  • Normal mit Kursiv => SchriftartI.ttf
  • Fett => SchriftartB.ttf
  • Fett mit Kursiv => SchriftartBI.ttf
Beispiel für die Schriftart FuturaLTPro: FuturaLTPro.ttf, FuturaLTProI.ttf, FuturaLTProB.ttf; FuturaLTProBI.ttf 2. TTF Dateien auf den Server schieben
Die Dateien müssen danach auf dem Server in den unifont Ordner gelegt werden.
Vom Xentrals-Hauptordner aus geht die Ordnerstruktur => www => lib => pdf => font => unifont
3. Schriftart in Xentral als Standard eintragen
Tragen Sie unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Schriftart den von Ihnen gewählten Namen der Datei (normal) ein und speichern Sie. In unserem Fall war das 'FuturaLTPro'.
:wawision:eigene_schriftart_einstellungen_briefkopf_futural.png
Hinweis: Um Sonderzeichen darzustellen reicht es auch die Schriftarten DejaVuSans, DejaVuSansCondensed oder DejaVuSansMono direkt ab Schritt 3 anzubinden. Die Dateien sind bereits im unifont Ordner vorhanden (Schritt 1,2 & 3 sind deswegen nicht nötig). Um in Belegen eigene Schriftarten für einzelne Positionen zu verwenden reicht es Schritt 1 & 2 auszuführen. Allerdings müssen die notwendigen .ttf Dateien mit kleingeschriebenen Namen im Unifont Ordner hinterlegt werden. Als Beispiel die Schriftart "SpezialSchrift": spezialschrift.ttf,spezialschriftB.ttf,spezialschriftI.ttf,spezialschriftBI.ttf

Subpositionen in Gruppen

Sie haben auch die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.
Einstellung im Briefpapier
Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => Briefkopf: Grundeinstellungen
Markieren Sie die Option: "Subpositionen in Gruppen"
:wawision:briefkopf_subpostionen_haken.png?direct
Gruppenüberschrift in den Positionen
Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, gehen Sie unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen":
:wawision:briefkopf_subpostionen_spezialfeld_button.png?direct
Danach können Sie die Artikel hinzufügen. In unserem Beispiel grenzen wir 2 Stücklisten voneinander ab:
:wawision:briefkopf_subpostionen_spezialfeld_positionen.png?direct
Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern:
:wawision:briefkopf_subpostionen_vorschau.png?direct

Subpositionen in Stücklisten

Ab Version 18.1 (bzw. 18.3 für die mehrstufige Darstellung) gibt es in den Briefkopf-Einstellungen auch folgende Optionen :wawision:briefpapier_subposition_stueckliste.png Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt:
:wawision:briefpapier_subposition_stueckliste_beleg.png
Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich:
:wawision:briefpapier_subsubposition_stueckliste_beleg.png
Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden:
:wawision:briefpapier_unterstueckliste_in_auftrag_aufloesen.png

Ansprechpartner im Adressblock ausblenden

Ab Version 17.2:
Unter Administration => Einstellungen => Grundeinstellungen => System gibt es dazu folgende Option:
:wawision:briefkopf_ansprechpartner_ausblenden.png

FAQs

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