Nummernkreise

Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Nummernkreise

Prinzip Nummernkreise

Die Nummernvergabe erfolgt fortlaufend über das ganze System. Sonderfunktionen sind ein eigener Nummernkreis pro Projekt. Die Funktion der Nummernkreiserzeugung kann auch überladen werden.

Nummernkreise definieren

Der Reiter 'Nummernkreise' ermöglicht Ihnen die Festlegung von Wertebereichen für die Nummerierung unterschiedlicher Geschäftsdokumente (Angebotsnummern, Auftragsnummern, etc.) oder Akteuren (Kundennummern, Mitarbeiternummern, etc.). Zusätzlich kann hier eine Warnung bei doppelter Verwendung einer Nummer aktiviert werden. Passen Sie die sog. Nummernkreise an Ihre Anforderungen an, und speichern sie Ihre Einstellungen mit dem 'Speichern'-Button. Bewährte Nummernkreise sind:
  • Angebotsnummer: 100000
  • Auftragsnummer: 200000
  • Lieferscheinnummer: 300000
  • Rechnungsnummer: 400000
  • Gutschriftennummer: 900000
  • Bestellungsnummer: 100000
  • Arbeitsnachweisnummer: 300000
  • Reisekostennummer: 30000
  • Produktionsnummer: 40000
  • Anfragenummer: 50000
  • Kundennummer: 10000
  • Lieferantennummer: 70000
  • Mitarbeiternummer: 90000
  • Artikelnummer: 1000000
Die angegebenen Zahlen stellen die Startnummer des jeweiligen Nummernkreises dar. Wenn vom System Nummern an Dokumente oder Akteure vergeben werden, werden die Zahlen in der Ansicht "Administration->Einstellungen->Grundeinstellungen->Nummernkreise" iteriert. Das heißt, sie sehen hier immer die jeweils nächste Nummer, die für eine bestimmte Instanz vergeben wird. Ab der Version 17.2 ist es Ihnen möglich das Datum durch die Variablen {JAHR}, {MONAT}, {TAG} mit in die Nummernkreise von bspw. Belegen zu integrieren. :wawision:firmendaten_nummernkreise_neu.png Ab der Version 18.3 kommen auch die Variablen {ADRESSE} dazu, also z.B. {ADRESSE_LAND}. Die Variable muss nach dem Unterstrich um den entsprechenden Spaltennamen ergänzt werden. :wawision:neue_variablen_in_nummernkreisen_18.3.png Ansonsten können Sie auch den beschriebenen Referenznummernkreis verwenden. :wawision:wawision_kurzanleitung_grundeinrichtung_der_firmendaten_bild5.png Hinweis für den Buchhaltungsexport: Die Kundennummer/Lieferantennummer ist gleichzeitig Kontonummer Debitor/Kreditor. Kundennummern und Lieferantennummern müssen deshalb die gleiche Anzahl an Stellen haben, um in andere Programme importiert werden zu können. Z.B.:
  • Kundennummernkreis: 10000 => passender Lieferantennummernkreis: 70000
  • Kundennummernkreis: 100000 => passender Lieferantennummernkreis: 700000
  • Kundennummernkreis: 1000000 => passender Lieferantennummernkreis: 7000000
Folgende Kriterien sollten sichergestellt sein, um Fehler oder spätere Kollisionen zu vermeiden:
  • Einige Nummernkreise sollten auf keinen Fall identisch sein. Dazu zählen insbesondere Kundennummern, Lieferantennummern, Rechnungsnummern, und Gutschriftsnummern.
  • Nummernkreise in Projekten (sofern mehrere Nummernkreise verwendet werden) müssen unterschiedlich sein (z.B. Rechnungsnummer Projekt x: DE400000, Rechnungsnummer Projekt y: CH400000)
  • Nummernkreise so auswählen, dass Überlappungen unmöglich sind (z.B. Kunden 100000, Lieferanten 700000 → die Abstände so wählen, dass eine Überschneidung über die nächsten Jahre ausgeschlossen ist!)
  • Lieferanten- und Kundennummern sind ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen (fortlaufende Nummer, aufsteigend)
  • Lieferantennummern sind 5-stellig, 6-stellig oder 7-stellig (optimale Lösung für Export in andere Buchhaltungsprogramme, denn die Kundennummer wird auch als Kontennummer für die Buchhaltung verwendet; ggf. mit Steuerberater absprechen. Außerdem: bei genügend großen Kundennummern haben alle Nummern die gleiche Anzahl der Stellen UND genug Platz nach oben)

Nummer ändern

Der Nummernkreis kann jederzeit geändert werden. In das Feld die nächste zu vergebende Nummer eintragen. Vorsicht: sicherstellen, dass der neue Nummernkreis nicht mit alten Nummern kollidiert. Wenn Sie den Haken "Warnung doppelte Nummer" gesetzt lassen, werden Sie auf doppelte Nummern innerhalb eines Nummernkreises (z.B. doppelte Rechnungsnummern) mit einer roten Warnbox hingewiesen und können sofort reagieren. Nummer ändern (sicherstellen, dass niemand parallel im System arbeitet):
  • bearbeiten → Button klicken
  • neue Nummer eingeben
  • ok → klicken
  • (optional: abbrechen → wenn die Nummer doch nicht geändert werden soll)
:wawision:kurzanleitung_nummernkreise_001.png

FAQs

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