Textvorlagen Dokumente

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Textvorlagen einrichten

Unter dem Reiter 'Textvorlagen' können Sie für verschieden Arten von Geschäftsbriefen Standardtexte definieren, die beim Erstellen eines neuen Schreibens automatisch eingefügt werden. Bei der Abwicklung standardmäßiger Geschäftsvorfälle, müssen Sie dadurch im Normalfall nichts mehr manuell tippen. Es können Vorlagen für über zehn verschiedene Arten von Geschäftsbriefen definiert werden. Ihre Einstellungen sichern Sie durch das Klicken auf den 'Speichern'-Button am Ende der Seite. :entwickler:textvorlagen_001.png?direct

Textvorlagen Beispieltexte

Die Beispieltexte werden immer mit ausgeliefert. Sie finden diese aber auch noch weiter unten als Musterbeispiele. Hier sind bereits die gängigsten Variablen aufgeführt.

Besteuerung EU und Export

Den Standardtext für EU-Lieferung (Innergemeinschaftliche Lieferung) und Export (Drittland) können Sie direkt hier eingeben: :wawision:textvorlagen_002.png?direct

Variablen

Grundsätzliches zu Variablen:

Die meisten Variablen können über die Schreibweise {RUBRIK_NAMENSFELD} aufgerufen werden.
Beispiel: Sie wollen den Inhalt des Feldes Mandatsreferenz ausgeben.
:wawision:variablen_beispiel.png?400 Sie können dann beispielsweise auf den Textvorlagen folgendes einfügen:
Ihre Mandatsreferenz: {ADRESSE_MANDATSREFERENZ}
:wawision:variablen_beispiel2.png?900 Die RUBRIK ist in diesem Falle die Adresse und das NAMENSFELD die Mandatsreferenz.
Auf diese Weise können sie fast alle Felder in den unterschiedlichsten Rubriken ansprechen und ausgeben.
Probieren Sie ruhig alle Möglichkeiten aus. Die meistgenutzten Variablen führen wir konkret im Helpdesk auf.
Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Variablen und in die Information, in welchen Belegen sie verwendet werden können. Einige Variablen können in allen Belegen verwendet werden, auch denen, die nicht hier aufgegührt sind.
Dann werden die Informationen immer aus der Belegadresse oder dem Beleg selbst gezogen. Folgebelege (LS, RE) ziehen zudem Informationen bei Bedarf aus dem vorausgegangenen Auftrag.
Legende:
AN = Angebot
AB = Auftragsbestätigung
BE = Bestellung
LS = Lieferschein
RE = Rechnung
GS = Gutschrift
PF = Proformarechnung
PA = Preisanfrafe
RT = Retoure
{ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} → Lieferantennummer, die Sie bei Ihrem Kunden erhalten haben (in seiner Warenwirtschaft), wenn Sie ihn beliefern.
{ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} → Kundennummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben (in seiner Warenwirtschaft), wenn Sie dort bestellen.
{LAND} → ISO Länderkürzel z.B. für die Angabe des Landes für die Innergemeinschaftliche Lieferung

{FREIFELD1} → Eintrag aus dem Freifeld 1 (Verfügbar in allen Belegen)
{FREIFELD2} → Eintrag aus dem Freifeld 2 (Verfügbar in allen Belegen)
{FREIFELD3} → Eintrag aus dem Freifeld 3 (Verfügbar in allen Belegen)

{ANSCHREIBEN} → Anschreiben der Belegadresse (Verfügbar in allen Belegen. Wie Sie das Anschreiben anlegen, erfahrn Sie hier:personalisierte Anrede in einer Adresse hinterlegen
{BELEGART} → Art des Belegs (Verfügbar in alle Belegen)
{BELEGNR} / {BELEGNUMMER}-> Belegnummer des aktuellen Dokumentes (Verfügbar in allen Belegen)
{KUNDENNUMMER} → Kundennummer des Kunden (Verfügbar in allen Belegen)
{ANSPRECHPARTNER} Ansprechpartner bei Adresse (Verfügbar in allen Belegen)

{LIEFERTERMIN} → Wunschliefertermin des Kunden (Feld: "Wunschliefertermin" z.B. im Auftrag. "Auslieferung Lager" bestimmt nur intern die Ampelschaltung, wann in Ihrer Firma gepackt werden muss, damit der Kunde sein Paket zum Wunschliefertermin erhält)
{LIEFERWOCHE} → Kunden Wunschliefertermin Angezeigt als Lieferwoche (Kalenderwoche: KW)
{GUELTIGBIS} → Datumsangabe: "Angebot gültig bis" (Verfügbar in allen Belegen)
{GUELTIGBISWOCHE} → Kalenderwoche → Angebot gültig bis Kalenderwoche XY (Verfügbar in allen Belegen)
{LIEFERADRESSE} → Lieferadresse (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben; Verfügbar in allen Belegen)
{LIEFERADRESSELANG} → Lieferadresse mit mehr Angaben (Verfügbar in allen Belegen)

{ANZAHLTEILE} → Zeigt nur die Teile, die nicht "ausblenden" im PDF angehakt haben (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)
{ANZAHLTEILEALLE} → Zeigt alle Teile (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)

{AUFTRAG} → Auftragsnummer (Verfügbar in AB)
{AUFTRAGSDATUM} → Datum des vorausgegangenen Auftrags (Verfügbar in LS, RE, RT aus dazugehöriger AB)

{NETTOGEWICHT}
{PROJEKT} / {PROJEKTNUMMER} → Projekt, auf das das aktuelle Dokument läuft (Verfügbar in allen Belegen)
{ART} / {BELEGART}-> Art des Beleges z.B. Gutschrift, Stornorechnung, Rechnung, Angebot, Auftrag, etc. (Verfügbar in allen Belegen)
{TRANSAKTIONSNUMMER} → Bezahlungs Transaktionsnummer, z.B PayPal Transaktionsnummer (Feld im Auftrag → wird beim Shopimport automatisch gefüllt; Verfügbar in AB sowie LS, GS, RE, RT aus vorausgegangener AB)
{INTERNET} → Internetbestellnummer z.B. Shopbestellnummer von Shopware (Verfügbar in allen Belegen)
{USTID} → Umsatzsteuernummer des Kunden (muss in Adresse gepflegt sein) z.B. zu verwenden für die Angabe der USTID beim innergemeinschaftlichen Erwerb
{BEARBEITER} → Bearbeiter des Dokumentes

{VERSANDART} → Typ der Versandart des Dokumentes z.B. dhl560, Selbstabholer, dpd, Spedition (Lieferbedingungen sind extra)
{VERSANDARTBEZEICHNUNG} → Bezeichnung der Versandart des Dokumentes z.B. DHL, DPD, DPD Express (Lieferbedingungen sind extra)
{TRACKINGNUMMER} → Trackingnummer z.B. auf dem Lieferschein einfügbar; hier werden auch mehrere angezeigt, sofern vorhanden (Verfügbar in LS und RE)

{LIEFERBEDINGUNG} → Lieferbedingungen z.B. Frei Haus (sind in den Grundeinstellungen extra anzulegen und können in der Kundenadresse ausgewählt werden oder z.B. im Auftrag direkt
{ADRESSE_FREIFELD1} → Freifelder aus Adresse
{INTERNEBEZEICHNUNG}
{VERBANDSNUMMER}
{VERBAND}

{GLN} → GLN aus der Stammdatenadresse (diese wird im Dokument im Feld „GLN“ bei der Stammdatenadresse abgespeichert)
{LIEFERGLN} → GLN aus der Lieferadresse (diese wird im Dokument in der blauen Box bei der Lieferadresse abgespeichert)
{ADRESSE_MANDATSREFERENZ} → Mandatsreferenz aus den Kundenstammdaten
{BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER} → Bestellung: AB Nummer von Lieferant → Die Auftragsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.
{ANGEBOT} → Bestellung: Ihr Angebot → Die Angebotsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben
{GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} → Bestellung: Wunsch Liefertermin → Ihr Wunschliefertermin, den Sie angeben können
{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse; Verfügbar in allen Belegen)
{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSELANG} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse) - diese wird in eine Zeile geschrieben, statt untereinander. (Verfügbar in allen Belegen)
{BEZAHLT_AM} → Nur für Rechnungsdokumente → Datumsfeld, wann die Rechnung auf bezahlt gesetzt wurde

Besteuerung 7% und 19% gemischt

Beispielsatz für die Information der Netto und Bruttobeträge (gemischte Besteuerung und getrennter Ausweis der MWST bei gemischten Rechnungen)
Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus {STEUERNORMAL}% {GESAMTNETTONORMAL} {WAEHRUNG} und {STEUERERMAESSIGT}% {GESAMTNETTOERMAESSIGT} {WAEHRUNG}.

IF-Block mit Variablen

Damit man bei fehlenden Werten für die Variable nicht den Beschriftungstext im Beleg angezeigt bekommt, kann man in den Textvorlagen, wie folgt einen "IF-Block" hinterlegen. Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird der Wert der Variable im Beleg ausgegeben. Ansonsten kann man nichts oder einen ausgewählten Textbaustein abbilden. :wawision:textvorlagen_003.png?direct Damit wird in diesem Beispiel entweder die UmsatzsteurID oder "nichts" im Auftrag ausgegeben:
  • Hat der Kund eine Ust-ID, wird folgendes ausgegeben → "Ihre UmsatzsteuerID: ATUXXXXXXXX"
(Wobei "ATUXXXXXXXX" die UST-ID des Kunden ist, die im Auftrag eingetragen wurde).
  • Ist das UST-ID Feld im Auftrag nicht gefüllt, dann wird "nichts" angezeigt auf der Auftragsbestätigung.
Beispiel:
{IF}{USTID}{THEN}Ihre UmsatzsteuerID: {USTID} {ELSE}{ENDIF}
=> Falls USTID vorhanden (bsp. DE1234567) gibt Xentral Folgendes aus: "Ihre UmsatzsteuerID: DE1234567"
=> Falls USTID nicht vorhanden, wird einfach gar nichts ausgegeben
Folgende Blöcke könnten z.B. auf einer Rechnung ausgegeben werden:
  • {IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}Rechnungs-GLN:{ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}
  • {IF}{INTERNET}{THEN}Bestellnummer:{INTERNET} {ELSE}{ENDIF}
  • {IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer:{TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
  • {IF}{USTID}{THEN}USt:{USTID}{ELSE}{ENDIF}
  • {IF}{ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE}{THEN}Unsere Lieferantennummer: {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE}{ELSE}{ENDIF}
:wawision:kurzanleitung_geschaeftsbriefvorlagen_anpassen_if_block.png?direct Beispiel Steuersatz:
Steuertext Schweiz anders als Steuertext anderer Drittländer
{IF}{LAND}="CH"{THEN}Steuertext für CH{ELSE}Steuertext für alle anderen Drittländer{ENDIF}
Beispiel Auftrag:Wenn Sie auf einem Auftrag die Kundennummer oder die Lieferantennummer aufgedruckt haben möchten, je nachdem, ob Sie einen Lunden oder Lieferanten ausgewählt haben, könne Sie das folgendermaßen lösen:
{IF}{LIEFERANTENNUMMER}{THEN}Ihre Lieferantennummer:{LIEFERANTENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
{IF}{KUNDENNUMMER}{THEN}Ihre Kundennummer:{KUNDENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
Durch den IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn eine der beiden Nummern vorhanden ist.

Projekt als Bedingung

Mit den IF Blöcken kann man auch abhängig vom Projekt Texte einstellen.
Dazu schreibt man: PROJEKT="Kennung" (für Kennung dann die Projekt-Kennung einsetzen.
Beispiel: {IF}{PROJEKT}="STANDARD"{THEN}Das ist das Standardprojekt{ELSE}Das ist ein anderes Projekt{ENDIF}

Übersetzung der Textvorlagen

Ab Version 18.3 lassen sich die Textvorlagen auch bequem über das neue Weltkugel-Icon erstellen: :wawision:textvorlagen_uebersetzung_weltkugel.png

Beispiele

Anbei finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen. Die Variablen beziehen sich meist auf das jeweilige Dokument, für das Sie den individuellen Text einpflegen. Soll sich eine Variable auf die Kundenadresse beziehen, so können Sie der Variable aus dem Dokument das Präfix "ADRESSE_" voranstellen. Dann erhalten Sie dieselbe Variable aber mit Bezug auf die Kunden-/Lieferanten-Adresse. Anbei ein Beispiel: {NAME} bezieht sich auf das Namensfeld im Dokument, {ADRESSE_NAME} bezieht sich auf das Namensfeld in der Adresse.

Mustervorlagen

Anbei finden Sie Beispiel- und Mustervorlagen.
Angebot
Angebot Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

hiermit bieten wir Ihnen an:
Angebot Text am Ende (nach Freitext)
{IF}{GUELTIGBIS}{THEN}Das Angebot ist gültig bis zum: {GUELTIGBIS}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERADRESSELANG}{THEN}Ihre Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Auftrag
Auftrag Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag.

{IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunschliefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF}
Auftrag Text am Ende (nach Freitext)
{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:
{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}Abweichende Rechnungsadresse:
{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Rechnung
Rechnung Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre Rechnung.

{IF}{INTERNET}{THEN}Bestellnummer:{INTERNET} {ELSE}{ENDIF}
{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer:{TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
{IF}{USTID}{THEN}Ihre USt-ID:{USTID}{ELSE}{ENDIF}

Rechnung Text am Ende (nach Freitext)
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Lieferschein
Lieferschein Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

hiermit liefern wir Ihnen:

{IF}{TRACKINGNUMMER}{THEN}Trackingnummer/n:{TRACKINGNUMMER}{ELSE}{ENDIF}

Lieferschein Text am Ende (nach Freitext)
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Gutschrift
Gutschrift Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre {ART}:
Gutschrift Text am Ende (nach Freitext)
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Bestellung
Bestellung Text vor Artikeltabelle
{ANSCHREIBEN},

wir bestellen hiermit:

Unsere Auftragsnummer: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}
Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}

Bestellung Text am Ende (nach Freitext)
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Lieferantennummer bei Kunde / Kundennummer bei Lieferant

  • {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} Lieferantennummer bei Kunde → Ihre Lieferantennummer, die Ihnen Ihr Kunde in seiner Warenwirtschaft gegeben hat. Diese Nummer kann als Variable nur bei ausgehende Dokumenten an Ihre Kunden verwendet werden.
  • {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} Kundennummer bei Lieferant → Ihre Kundennummer, die Ihnen Ihr Lieferant in seiner Warenwirtschaft gegeben hat. Diese Nummer kann als Variable nur bei ausgehenden Dokumenten an Ihren Lieferanten verwendet werden.
1. "Lieferantennummer bei Kunde" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:
:wawision:lieferantennummerbeikunde_001.png?direct
2. Die Nummer beim Kunden in der Adresse hinterlegen:
:wawision:lieferantennummerbeikunde_003.png?direct
3. Die Nummer wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:
:wawision:lieferantennummerbeikunde_002.png?direct


Abweichende Lieferadresse

Die abweichende Lieferadresse kann als Variable z.B: auf Angebot, Auftrag, Rechnung genommen werden. Angezeigt werden kann die Lieferadresse in Kurz- oder Langform. Idealerweise wird die Lieferadresse als Block unter der Artikeltabelle angeordnet werden.
  • {LIEFERADRESSE} → Lieferadresse (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben) → Beispiel: Lieferadresse: {LIEFERADRESSE}
  • {LIEFERADRESSELANG} → Lieferadresse mit mehr Angaben
1. "Lieferadresse" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:
:wawision:lieferantennummerbeikunde_004.png?direct
2. Die Lieferadresse beim Kundenauftrag hinterlegen (ggf. auch fest in der Adresse als Standardlieferadresse eintragen):
:wawision:lieferantennummerbeikunde_005.png?direct
3. Die Lieferadresse wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:
:wawision:lieferantennummerbeikunde_006.png?direct


Bestellung

Folgende Variablen sind für die Bestellung relevant:
  • {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER} → Bestellung: AB Nummer von Lieferant → Die Auftragsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben
  • {ANGEBOT} → Bestellung: Ihr Angebot → Die Angebotsnummer, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben
  • {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} → Bestellung: Wunsch Liefertermin → Ihr Wunschliefertermin, den Sie angeben können
  • {LIEFERADRESSE} → Bestellung: Ihre abweichende Lieferadresse
  • {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} → Ihre Kundennummer, die Ihr Lieferant vergeben hat (einzutragen in der Adresse)
:wawision:grundeinstellungen_textvorlagen_musterbeispiel006.png?direct :wawision:grundeinstellungen_textvorlagen_musterbeispiel004.png?direct :wawision:grundeinstellungen_textvorlagen_musterbeispiel007.png?direct
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir bestellen hiermit:

Unsere Kundennummer: {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT}
Unsere Auftragsnummer von Ihnen: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}
Unsere Angebotsnummer von Ihnen: {ANGEBOT}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}

Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}


Liefertermin / Lieferwoche

Dasselbe gilt für den Liefertermin und die Lieferwoche. Beides kann auch kombiniert verwendet werden z.B. {LIEFERTERMIN} / {LIEFERWOCHE}
oder auch als IF Block: {IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunsch-Liefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF}
:wawision:lieferantennummerbeikunde_007.png?direct Im Auftrag den Wunschliefertermin eintragen (ohne de Haken KW (=Kalenderwoche) zu setzen → dieser zeigt dann in beiden Fällen nur die KW an)
:wawision:lieferantennummerbeikunde_008.png?direct

Shopbestellnummer / Transaktionsnummer


Reihenfolge in den Textvorlagen

Ganzen unten kann man bei den Textvorlagen auch die Reihenfolge festlegen, in der einzelne Textelemente im jeweiligen Beleg aufgelistet werden sollen. {FOOTERFREITEXT} → Freitext, der im Dokument selbst beim Anlegen z.B. eines Auftrags eingegeben werden kann
{FOOTERTEXTVORLAGEANGEBOT} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Angebot Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERSTEUER} → Textblock hier in den Textvorlagen: "EU-Lieferung Vermerk" oder "Export-Lieferung Vermerk" (je nach Einstellung im Beleg wird einer gezogen)
{FOOTERZAHLUNGSWEISETEXT} → Standardtext bei "Zahlungsweisen"
{FOOTERSYSTEMFREITEXT} → wird z.B. für PaypalPlus, Secupay, Billpay usw. genutzt, wenn von externen Modulen Inhalte auf den Belegen angezeigt werden müssen (Voraussetzung ist das Modul der jeweiligen Zahlungsart/Forderungsmanagement)
{FOOTERVERSANDINFO} → wenn vorhanden wird folgendes abgedruckt: "Versandart: Trackingnummer" (der Name Versandart (entspricht der Versandart) gefolgt von der Trackingnummer)
{FOOTERTEXTVORLAGELIEFERSCHEIN} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Lieferschein Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERTEXTVORLAGEBESTELLUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Bestellung Text am Ende (nach Freitext)"
{FOOTERTEXTVORLAGERECHNUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Rechnung Text am Ende (nach Freitext)"
:wawision:firmendaten_textvorlagen_reihenfolge.png?direct Die verwendbaren Variablen stehen dabei direkt bei der Checkbox mit dabei. Für die Auftragsbestätigung könnte man die Reihenfolge zum Beispiel wie folgt verändern. :wawision:textvorlagen_reihenfolgeeinstellung.png?direct Dies würde sich dann wie folgt auf die Ansicht der Auftragsbestätigung auswirken. :wawision:textvorlagen_reihenfolge.png?direct Dabei wird einmal der Wert aus dem Freitext, der Textvorlage des Auftrag unterhalb der Artikeltabelle und der Zahlungsweisentext gezogen.

FAQs

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