Kassenbuch

Kassenbuch anlegen

Sie können auch direkt in Xentral ein Kassenbuch pflegen, um Ihre Bar-Transaktionen revisionssicher für die Buchhaltung abzubilden


Hierzu legen Sie zunächst unter "Administration → Einstellungen → Geschäftskonten" das neue Konto mit einer Bezeichnung Ihrer Wahl an, markieren es als aktiv, wählen den Typ "Kasse" aus und verhindern durch das entsprechende Häkchen, dass Ihre Kunden unnötige E-Mails erhalten. Ist Ihnen zudem bekannt, welchen Kontenrahmen Sie in Ihrem Hause verwenden, können Sie das korrekte Konto in das Feld "DATEV" eintragen und Ihrer Buchhaltung bzw. Steuerkanzlei dadurch künftig die Arbeit erleichtern. Lassen Sie sich von den Feldern für CSV-Importe nicht beirren und verlassen die Oberfläche durch das Speichern Ihrer Einstellungen.
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Kassenbuch verwenden

Anfangsbestand anlegen

(ab Version 17.1) Anfangsbestand buchen: Wenn man das Kassenbuch angelegt hat und das erste mal in das Kassenbuch reingeht (unter "Buchhaltung → Kassenbuch"), kann man einen Kassenanfangsbestand buchen. Es erscheint die Meldung: "Es gibt noch keinen Anfangsbestand in der Kasse! Bevor eine Buchung gemacht wird, kann jetzt ein Anfangsbestand definiert werden." :wawision:kasse_ab_pflegen.png Durch klicken auf den Button Anfangsbestand eintragen, werden Sie aufgefordert den AB der Kasse anzugeben. Möchten Sie fortan auf Ihr Kassenbuch zugreifen, so finden Sie dieses unter "Buchhaltung → Kassenbuch", wo Sie sich durch einen Klick auf :wawision:icon_edit.png?20 eine Auflistung aller aktuell gebuchten Transaktionen anzeigen lassen können. Wenn Sie auf die Schaltfläche :wawision:icon_neu.png?30 klicken, öffnet sich das folgende Menü, in welchem Sie Buchungen manuell erfassen können. :wawision:kassenbuch_neue_buchung_sa.png Die Feldnamen mit einem Sternchen geben Ihnen Aufschluss darüber, welche Mindestangaben verpflichtend vorgenommen werden müssen, damit das System Ihre Buchung akzeptiert. Neben dem Buchungsdatum ist hier der Buchungsbetrag anzugeben, welcher sich aus drei Einzelfeldern zusammensetzt:
  • Buchungshöhe: Hier ist in jedem Fall eine positive Zahl einzutragen, welche die Höhe Ihrer Buchung widerspiegelt
  • Buchungstyp: Über das Dropdown Menü geben Sie vor, ob es sich bei Ihrer Buchung um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.
  • Steuersatz: In Abhängigkeit Ihrer Voreinstellungen können Sie zudem auswählen, mit welchem Steuersatz die Buchung zu besteuern ist, wobei auch die Angabe von 0% zulässig ist. Sofern Sie Buchungspositionen mit unterschiedlicher Besteuerung erfassen möchten, sind diese als separate Buchungen zu erfassen.
Beachten Sie bitte, dass ein negatives Vorzeichen im Belegfeld grundsätzlich ignoriert wird, da der Buchungstyp gesondert auszuweisen ist; ein negativer Betrag mit dem Typ Einnahme wird demnach vom System als "echte" und damit positive Einnahme gehandhabt. Im Belegfeld geben Sie eine eindeutige Kennung ein, anhand derer Sie Rückschlüsse auf den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall ziehen können. Zusätzlich zu diesen Pflichtangaben können Sie einige weitere Einträge vornehmen, wodurch Sie in höherem Umfang von der Anwendung profitieren können. Steht die Buchung in Zusammenhang mit einem Kunden Ihres Unternehmens, so können Sie dessen hinterlegte Stammdaten direkt in das Adressfeld übernehmen. Bei bekanntem DATEV Konto können Sie auch dieses angeben, sowie angelegte Projekte verknüpfen und Bemerkungen (in der Buchungsübersicht sichtbare oder rein interne) einfügen. Da die Buchungsnummern fortlaufend vergeben werden, empfiehlt es sich, möglichst von Beginn an auf eine korrekte Erfassungsreihenfolge zu achten, um den nachträglichen Arbeitsaufwand zu minimieren. Solange Sie jedoch noch keinen Kassenabschluss durchgeführt haben, ist es Ihnen jederzeit möglich, Buchungen auch für ein zurückliegendes Datum vorzunehmen. :wawision:kassenbuch_eintraege_bearbeiten.png Wie Sie in dem Screenshot sehen können, wurde hier eine Buchung auf ein zurückliegendes Datum vorgenommen, wodurch die Reihenfolge des Kassenbuches korrigiert werden muss. Dies lässt sich am einfachsten über die Pfeiltasten :wawision:up.png?20 :wawision:down.png?20 im rechten Menübereich erzielen. Während Sie Ihre Buchung mithilfe der Schaltflächen komfortabel an die gewünschte Position verschieben, wird die entsprechende Buchungsnummer automatisch korrigiert.Sollten Sie einmal eine Buchung auf ein falsches Datum vorgenommen haben, können Sie auch dies problemlos mithilfe der Pfeiltasten korrigieren. Möchten Sie in dem obigen Beispiel die siebte Buchung zurückdatieren, bewirkt ein Klick auf :wawision:down.png?20 in dem entsprechenden Eintrag, dass die Buchung unter die unmittelbar vorhergehende gerückt wird. :wawision:kassenbuch_eintraege_angepasst.png Wie Sie an der grün hinterlegten Meldung bereits erkennen können, werden neben der Reihenfolge auch das Buchungsdatum und die Nummer automatisiert angepasst, sodass Sie nichts weiter unternehmen müssen. Beachten Sie bitte, dass die genannten Änderungsmöglichkeiten Ihnen immer nur solange zur Verfügung stehen, bis Sie einen Kassenabschluss durchgeführt haben. Diesen können Sie durch einen Klick auf "Kassenabschluss durchführen" veranlassen, wodurch Sie aufgefordert werden, die letzte Buchung auszuwählen, die im Rahmen des Abschlusses noch berücksichtigt werden soll. :wawision:kassenbuch_negativer_saldo.png Sollte der Saldo Ihres Kassenbuchs zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des ausgewählten Festschreibungszeitpunkt einen negativen Saldo aufweisen, wird das System mit einer Fehlermeldung reagieren und keinen Kassenabschluss für den fraglichen Zeitraum durchführen, solange der Fehler nicht berichtigt worden ist. Auf diese Weise schützen Sie sich vor nachgelagerten Schwierigkeiten, da das Finanzamt Minusbestände in der Barkasse als schwerwiegenden Mangel wertet und als Indiz dahingehend interpretiert, dass das Kassenbuch insgesamt nicht ordnungsgemäß geführt worden sein kann. :wawision:kassenbuch_fehlermeldung_negativer_abschluss.png Haben Sie alle Einträge korrigiert und führen Ihren Kassenabschluss erfolgreich durch, finden Sie die festgeschriebenen Einträge fortan unter dem Reiter "Archiv". Je nach Bedarf können Sie in dieser Ansicht sowohl nach Einnahmen, Ausgaben und Bemerkungen filtern, gezielt nach Begriffen suchen oder mit einem Klick auf das Stiftsymbol sämtliche Details einer spezifischen Einzelbuchung ansehen. :wawision:kassenbuch_rechnungsabschluss_archiv.png

Kassenbuch exportieren

Wenn Sie Ihr Kassenbuch exportieren möchten, wählen Sie dieses unter "Buchhaltung → Kassenbuch" aus und navigieren Sie dann in den Reiter "Export". :wawision:kassenbuch_exportieren.png Hier können Sie dann zunächst den Datumsbereich auswählen, den Sie exportieren möchten, bevor Ihnen eine entsprechende csv Datei erzeugt wird. Beachten Sie bitte, dass hierbei nur die Buchungen exportiert werden können, nachdem Sie für diese bereits einen Kassenabschluss durchgeführt haben. :wawision:kassenbuch_export_csv.png Die exportierte csv Datei enthält dann neben der Überschrift "Kasse" folgende Angaben:
  • Erste Buchung: Anfangsbestand
  • Erste Spalte: Fortlaufend vergebene Buchungsnummer
  • Zweite Spalte: Buchungsdatum
  • Dritte Spalte: Verwendungszweck (bei Buchungen aus der POS bildet dies der Kundenname in Verbindung mit der Rechnungsnummer
  • Vierte Spalte: Art der Buchung (Einnahme oder Ausgabe)
  • Fünfte Spalte: Betrag
  • Sechste Spalte: Währung
  • Siebte Spalte: Kassenbestand

Kassenbuch im "neuen Datev - Format" exportieren (2018)

Man kann das Kassenbuch auch im neuen Datev - Format exportieren. Dazu müssen folgende drei Schritte getätigt werden: 1. Kassenabschluss für den Exportbereich durchführen. Durch drücken des Button "Kassenabschluss durchführen" (Buchhaltung → Kassenbuch → Kassenbuch auswählen), wird man gebeten anzugeben bis zu welcher Buchung der Kassenabschluss durchgeführt werden soll. Danach verschwinden die Buchungen aus dem Tab "Aktuelle Buchungen" und landen im "Archiv". :wawision:kassenabschluss_druchfuehren.png? 2. Zahlungseingang für das Kassenbuch durchführen. Als nächstes wechselt man in den Zahlungseingang (Buchhaltung → Zahlungseingang → Kassenbuch auswählen)Über den Button "Live-Import" werden alle Buchungen geladen, bis zu denen man einen Kassenabschluss durchgeführt hat. :wawision:kassenbuch_zahlungseingang_v_liveimport.png? Nach dem "Live-Import", kann man nochmals den "Buchungstext, Konto" etc. editieren.:wawision:kassenbuch_zahlungseingang_nach_liveimport.png? Mit dem Button "Buchung fertigstellen" werden alle Buchungen die man auf der Seite verbucht. 3. Export der Daten im neuen Datev - Format. Danach kann man in den Finanzbuchhaltungsexport (Buchhaltung → Finanzbuchhaltung Export → Buchhaltung Konten) wechseln. Hier lässt sich das entsprechende Kassenbuch nun als Konto auswählen und für den verbuchten Bereich exportieren. :wawision:kassenbuch_export.png?

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