Logistikprozesse

Für den Versand von Waren stehen in Xentral unterschiedliche Logistikprozesse (teilw. auch Kommissionierverfahren genannt) zur Verfügung. Der Logistikprozess wird unter "Stammdaten → Projekte", "Einstellungen → Logistik / Versand" für jedes Projekt getrennt eingestellt.


:wawision:logistikprozesse.png?direct&600 Durch den Logistikprozess wird festgelegt:
  • ob eine Lagerbuchung stattfindet
  • ob der Lieferschein zum Auslagern verwendet wird
  • ob das Auslagern und Bereitstellen von Artikeln zum Verpacken (Kommissionierung) in einem vorgelagerten Arbeitsschritt, getrennt, erfolgt
  • ob, wann und wo der Ausdruck von Rechnungen, Lieferscheinen und Paketmarken innerhalb des Logistikprozesses erfolgt
Die Auswahl des passenden Logistikprozesses hängt von folgenden Faktoren ab:
  • Räumliche Ausdehnung des Lagers
  • Anzahl unterschiedlicher Artikel im Lager
  • Anzahl der Sendungen pro Tag
  • Durchschnittl. Anzahl der Artikel pro Sendung
  • Art, Größe und Gewicht der Artikel (z.B.: Paletten-Artikel?, Artikel mit vielen Einzelteilen?)
  • Anzahl der Mitarbeiter die den Logistikprozess abwickeln

Verfügbare Logistikprozesse

Die im folgenden beschriebenen Logistikprozesse sind für Aufträge verfügbar, die den Autoversandprozess ("Auto-Versand berechnen" → "Auto-Versand starten" in "Verkauf->Auftrag") erfolgreich passiert haben. Hinweis: Generell werden im Lager nur Artikel aus dem Bestand gebucht, die auch als Lagerartikel markiert sind (Just-In-Time Stücklisten, die Lagerartikel enthalten müssen nicht als Lagerartikel markiert werden).
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Logistikprozess "Ohne Lagerbuchung"

Geeignet für Unternehmen ohne Lagerhaltung, wenigen Sendungen und wenigen Artikeln pro Sendung.
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Lieferschein und Rechnung werden erzeugt (direkter Ausdruck möglich)
  • Die Lagerbestände werden nicht aktualisiert

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Logistikprozess "Einfache Lagerbuchung ohne weiteren Prozess"

Geeignet für Unternehmen mit Lagerhaltung, wenigen Sendungen und wenigen Artikeln pro Sendung.
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Lieferschein und Rechnung werden erzeugt (direkter Ausdruck möglich)
  • Die Lagerbestände werden entsprechend aktualisiert

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Logistikprozess "Einfache Lagerbuchung + Scannen im Versandzentrum"

Geeignet für Unternehmen mit Lagerhaltung, wenigen Sendungen und vielen Artikeln pro Sendung.
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Lieferschein und Rechnung werden erzeugt, und bei entspr. Einstellung automatisch gedruckt
  • Die Lagerbestände werden entsprechend aktualisiert
  • Die Artikel müssen beim Verpacken einzeln gescannt werden
  • Die Trackingnummer der Paketmarke muss gescannt werden

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Logistikprozess "Xentral Logistikzentrum (2-stufige Kommissionierung)"

Geeignet für Unternehmen mit Lagerhaltung, vielen Sendungen und wenigen Artikeln pro Sendung. 2-Stufiger Prozess - Trennen von Auslagerung und Verpackung/Versand:
Schritt 1: Bereitstellung der Artikel für alle Sendungen (ohne Sendungszuordnung)
Schritt 2: Verpacken und Frankieren der einzelnen Sendungen
Stufe 1 (kollektive Abarbeitung):
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Die bereitzustellenden Artikel aller Sendungen werden unter "Lager->Artikel für Lieferungen" gelistet
  • Die Lagerbestände werden während des Auslagerns sukzessive aktualisiert
Stufe 2 (sendungsweise Abarbeitung):
  • Die Artikel einer Sendung müssen beim Verpacken einzeln gescannt werden
  • Bei entspr. Einstellung werden Lieferschein und Rechnung automatisch gedruckt
  • Die Paketmarke wird automatisch gedruckt
  • Die Trackingnummer der Paketmarke muss gescannt werden

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Logistikprozess "Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken"

Geeignet für Unternehmen mit Lagerhaltung, vielen Sendungen und vielen Artikeln pro Sendung. Sendungsweise Abarbeitung
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Lieferschein und Rechnung werden erzeugt, Rechnungen können auf Wunsch auf einem anderen Drucker gedruckt werden
  • Lieferschein mit aufgedruckten Lagerplätzen wird automatisch gedruckt
  • Die Lagerbestände werden entsprechend aktualisiert
  • Der Lieferschein wird gescannt, daraufhin wird die Paketmarke automatisch gedruckt
  • Die Trackingnummer der Paketmarke muss gescannt werden

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Logistikprozess "Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken + scannen im Versandzentrum"

Geeignet für Unternehmen mit Lagerhaltung, vielen Sendungen und vielen Artikeln pro Sendung. Sendungsweise Abarbeitung, Artikel müssen beim Verpacken einzeln gescannt werden
  • Auftrag wird abgeschlossen
  • Lieferschein und Rechnung werden erzeugt, Rechnungen können auf Wunsch auf einem anderen Drucker gedruckt werden
  • Lieferschein mit aufgedruckten Lagerplätzen wird automatisch gedruckt
  • Die Lagerbestände werden entsprechend aktualisiert
  • Der Lieferschein wird gescannt, daraufhin wird die Paketmarke automatisch gedruckt
  • Die Artikel müssen beim Verpacken einzeln gescannt werden
  • Die Trackingnummer der Paketmarke muss gescannt werden

Logistikprozess "Filiale mit POS"

Geeignet als Einstellung für Projekte, die eine Verkaufsstelle repräsentieren
  • Eine Filiale mit Verkaufsstelle (POS), muss in Xentral immer als eigenes Projekt geführt werden
  • Ermöglicht einzustellen, aus welchem Lager im Ladenlokal verkaufte Artikel ausgebucht werden sollen


Einstellungen Logistikprozesse

1. Versandprozess und Kommissionierung

Folgende Kommissionierprozesse stehen zur Auswahl:
Ohne Lagerbuchung
Einfache Lagerbuchung + scannen im Versandzentrum
Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken
Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken + scannen im Versandzentrum
Xentral Logistikzentrum (2-stufige Kommissionierung)
Filiale mit POS
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Besondere Einstellungen

Kommissionierlauf Gruppieren nach Lieferscheine
Kommissionierlauf mit Multi-Order-Picking

Druckereinstellungen

Die Druckereinstellungen legen die Drucker für den Ausdruck des Lieferscheins mit Lagerplatz (optional je nach Logistikprozess) und den Ausdruck beim Scan am Packtisch (Scannen des letzten Artikels pro Auftrag oder direkt beim "Sprung" in die Paketmarkenoberfläche) fest. Anbei eine Übersicht der Druckereinstellungen. Diese sind im Folgenden aufgelistet: :wawision:logistikprozess_002.png?direct
Drucker Stufe (Kommissionierung)
Die Drucker Stufe "Kommissionierung" regelt den Ausdruck an einem gewählten Drucker für den "Lieferschein mit Lagerplatz" (greift nur, sofern der zuvor ausgewählte Logistikprozess einen Ausdruck vorsieht "sofort drucken":
  • Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken
  • Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken + scannen im Versandzentrum
:wawision:rechnung_versand_001.png?direct Hier können Sie auswählen, ob eine Rechnung und/oder ein Kommissionierschein erzeugt und gedruckt werden. Dies geschieht dann bspw. beim Autoversand bevor der Auftrag an den Versand übergeben wird. Außerdem können Sie mit der Einstellung "Rechnung im Versandprozess erzeugen" festlegen, ob beim Wechsel in den Paketmarkendialog nachträglich eine Rechnung erzeugt werden soll. Dies ist besonders für Workflows geeignet bei denen Auotversand und tatsächliches Verschicken zeitlich verzögert stattfinden. Hinweis: Ab Version 17.4 gibt es hier mehr Möglichkeiten um die Anzahl der Belege einzustellen:
:wawision:projekte_logistikprozess_kommisionierung_optionen.png
zusätzl. Ausdruck Rechnung bei Export: Ab Version 18.3 kann man für Rechnungen, die im Beleg auf den Steuerstatus "Export" stehen noch zusätzlich Belege drucken lassen. Kommissionierliste: Ausdruck der Pickliste (Kommissionierlauf). Diese Liste wird erzeugt, wenn man den Autoversand ausführt und kann auch unter Lager => Artikel für Lieferungen aufgerufen werden.
Drucker Stufe (Versand)
Die Drucker Stufe "Versand" regelt den Ausdruck der Dokumente direkt an der Versandstation / Packtisch (z.B. 1x Rechnung, 1x Lieferschein). Die Einstellungen hierfür finden Sie unter "Stufe (Versand) an Versandstation".Für diese Druckerstufe wählen Sie bitte hier den vorgesehenen Drucker aus.
Lieferscheinposition: Etiketten
Setzen Sie diesen Haken, wenn pro Kundenbestellung ein Artikeletikett gedruckt werden soll (Pro Lieferschein-Position ein Etikett). Die Etiketten werden direkt über den Labeldrucker als Endlosetikett ausgedruckt. Zwischen den Aufträgen befindet sich eine Markierung/XXX-Druck oder Leeretikett.
Lieferscheinposition: Etiketten-Drucker
Wählen Sie hier den Etikettendrucker für das Artikeletikett aus.
Lieferscheinposition: Etiketten-Art
Wählen Sie hier eine Etikettenart aus.

2. Stufe (Versand) an Versandstation
:wawision:logistikprozess_003.png?direct
zusätzl. Ausdruck Rechnung bei Export
Ab Version 18.3 kann man für Rechnungen, die im Beleg auf den Steuerstatus "Export" stehen noch zusätzlich Belege drucken lassen.
Versandbestätigung/Tracking
Hier kann ausgewählt werden, ob für dieses Projekt eine Trackingmail (siehe Geschäftsbriefvorlagen → "Versand") an den Kunden (Adresse aus Stammdaten) versendet wird.
  • Haken setzen + speichern
Rechnung
Bitte stellen Sie hier die Anzahl der auszudruckenden Dokumente ein + Haken setzen.Hier kann zusätzlich ausgewählt werden, ob ein Rechnungs-Versand per Mail erfolgt.
  • Haken setzen + speichern
Lieferschein
Bitte stellen Sie hier die Anzahl der auszudruckenden Dokumente ein + Haken setzen.Hier kann zusätzlich ausgewählt werden, ob ein Lieferschein-Versand per Mail erfolgt.
  • Haken setzen + speichern
PDF Anhang bei Auftrag
Bitte stellen Sie hier die auszudruckenden Dokumente ein → Haken setzen.Hier kann zusätzlich ausgewählt werden, ob ein Dokumenten-Versand per Mail erfolgt.
  • Haken setzen + speichern
Rechnung Doppel bei Selbstabholer u. Bar
Rechnungs-Doppel wird mit ausgedruckt → Haken setzen.
Stornobenachrichtigung
Soll der Kunde bei Auftrags-Stornierungen benachrichtigt werden, setzen Sie für dieses Projekt hier den Haken.
Zahlungsmail
Soll der Kunde bei der Zuordnung seiner Zahlung benachrichtigt werden, setzen Sie für dieses Projekt hier den Haken. Zusätzlich bitte die Einstellung beim Geschäftskonto vornehmen.
Drucken nach Trackingnummer erfassen
In Verbindung mit dem Haken "Rechnung erst im Versandprozess erzeugen" aus Stufe Kommissionierung werden die Trackingnummern auf der Rechnung abgebildet, sobald die Paketmarke gescannt wird.

3. Optionen

:wawision:logistikprozess_004.png?direct
Auto-Reservierung im Lager (für alle bereits freigegebenen Aufträge)
Reserviert die Waren bei allen bereits freigegebenen Aufträgen für dieses Projekt aufsteigend nach Datum. Die Reservierung erfolgt automatisch beim Betätigen von "Autoversand berechnen", kann aber auch manuell pro Auftrag vorgenommen werden.
Projektlager (Artikel nur aus Projektlager nehmen)
Die Artikel für dieses Projekt werden nur aus dem "Projektlager" genommen (Einstellung direkt im Lagerplatz).
Nur Lagerartikel übernehmen
Beim erstellen eines Lieferscheines werden nur Lagerartikel aufgeführt. Rabatt, Porto und alle Nicht-Lagerartikel werden im Lieferschein damit nicht angezeigt.
Seriennummern erfassen (beim Artikel scannen)
Seriennummern werden abgefragt (nur beim Einzelscan).
EAN, Hersteller- oder Artikel-Nr. auf Projekt beschränken (Wenn Artikelnummer gescannt wird andere erlauben. Innerhalb dieses Projekts)
Die EAN werden nur innerhalb des Projekts erlaubt. Artikel auf andere Projekte sind z.B. nicht scannbar.
EAN scannen erlauben (Wenn Artikelnummer gescannt wird auch EAN Feld durchsuchen (im Versand))
Artikelnummer oder EAN sind scanbar. Hinweis: Doppelungen in Artikelnummern oder EAN Nummern sind nicht erlaubt. Sonst wird die erste gefundene verwendet.
Selbstabholer Mail (Automatische Mail bei Auftragsversand.)
Selbstabholer E-Mail kann automatisch zur Kundenbenachrichtigung bei der Versandoption "Selbstabholer" verschickt werden.
Folgebestätigung (Regelmäßige E-Mail an Kunden wenn Ware noch nicht versendet.)
Porto-Check (Auftrag wird nur grün wenn Porto als Artikel vorhanden ist.)
Der Porto-Check schaltet die Ampel im Auftrag standardmäßig auf orange, wenn
  • kein Portoartikel im Auftrag vorhanden ist (Einstellung im Artikel: Haken "Artikel ist Porto")
  • oder: wenn der Haken "Portoprüfung ausschalten" im Auftrag nicht gesetzt ist
:wawision:portostop.png?direct&20:wawision:portogo.png?direct&20 Die Portoprüfung kann für das Projekt komplett ausgeschaltet werden. Diese Funktion stellt sicher, dass beim manuellen Anlegen von Aufträgen das Eintragen des Portos nicht vergessen wird. Praxis-Tipp:
  • Werden fast alle Aufträge von Hand angelegt und generell meist kein Porto berechnet, empfiehlt es sich, die Portoprüfung auszuschalten.
  • Werden die meisten Aufträge über eine Online-Plattform importiert (das Porto wird z.B über den Shop automatisch berechnet und an Xentral im Auftrag mit übergeben), greift der Portocheck nur bei den wenigen Aufträgen, die von Hand angelegt werden.
Nachnahme-Check (Auftrag wird nur grün wenn 2 x Porto als Artikel vorhanden ist. Porto und Nachnahmegebühr)
Auftrags-Check installiert
Online-Shop Projekt (Auftrag wird sobald ein Artikel aus diesem Projekt verwendet wird bei Import auf dieses Projekt gebucht)
  • Wenn der Haken aktiv ist und im Auftrag ein Artikel ist, der diesem Projekt zugehörig ist, dann wird der Auftrag zu dem Projekt des Artikels zugeordnet. In einer Liste von Artikeln wäre es der letzte Artikel in der Liste der zu so einem Projekt gehört. Die Zuordnung erfolgt momentan nur mit Artikelnummern, nicht mit Fremdnummern, EAN oder Herstellernummer (02/2018).
  • Der Haken Multiprojekt Shop (Einstellung in der Shopschnittstelle) muss ebenso auch aktiv sein, sonst greift der Haken im Projekt nicht.
Kundenfreigabe löschen (Kundenfreigabe nach Auftragsabschluss löschen)
Automatisch Stücklisten auflösen / explodieren (Automatisch auflösen / explodieren in Belegen)
Versandzentrum 2-Schritte (Schritt 1: Artikel packen, Schritt 2: Paketmarke)
Versandzentrum Lagerplatz anzeigen
Versandzentrum Artikelname aus Stammdaten
Schnellproduktion (Automatische Freigabe von Aufträgen aktivieren (Beim Abschließen einer Produktion wird der zugehörige Auftrag abgeschlossen))
Anzahl Differenz Tage Auslieferung (Anzahl zwischen Wunsch und ab Lager)

4. Weiterführende Funktionen

Kommentarfeld am Packtisch anzeigen und bestätigen
Das Kommentarfeld aus dem Shop (Kundenkommentar) kann in die Aufträge im Freitext oder in die interne Bemerkung übernommen werden. Das Kommentarfeld kann zusätzlich am Packtisch angezeigt werden. Dieser Kundenkommentar muss mit einem Klick "gelesen" von der Person am Packtisch bestätigt werden. Im Anschluss wird diese Meldung über dem Scan-Feld für die Artikelnummern weiterhin als Information angezeigt: Einstellung: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System
  • Haken setzen + speichern
:wawision:grundeinstellungen_system_rote_versand_meldung.png?direct Im Versandzentrum wird die Meldung am Packtisch zunächst über den gesamten Bildschirm angezeigt. Die Artikel können erst gescannt werden, wenn die Meldung bestätigt wurde:
:wawision:grundeinstellungen_system_rote_versand_meldung2.png?direct
Die Meldung ist weiterhin als blaue Infobox sichtbar, auch wenn der Auftrag nicht mehr fertig gepackt wird und z.B. erst am nächsten Tag weiter bearbeitet wird:
:wawision:grundeinstellungen_system_rote_versand_meldung3.png?direct

5. Logistikdienstleister

Die folgenden Links führen Sie zu den jeweiligen Versanddienstleister, und wie diese per API angebunden werden können:

FAQs

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