Projektmanagement

Diese Seite befindet sich aktuell noch im Aufbau Unter Stammdaten → Projekte können Sie nicht nur Projekte anlegen, sondern auch Ihr Projektmanagement und -controlling abbilden.

Allgemeine Informationen

Ein neues Projekt können Sie entweder völlig eigenständig oder als Kopie eines bereits bestehenden Projekts anlegen.

Neues Projekt erstellen

Im ersten Schritt klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche :wawision:icon_neu.png?30 und wählen die Option "neues Projekt anlegen" wodurch Sie folgende Eingabemaske aufrufen: :wawision:projekte_neues_erstellen.png Geben Sie hier neben einer Bezeichnung unbedingt eine Projektkennung an, wobei Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung stehen:
  • Manuelle Vergabe: Achten Sie bitte darauf, dass Sie ausschließlich Ziffern, Großbuchstaben oder Kombinationen hieraus verwenden
  • Kundennummer + Fortlaufende Nummer: Wenn Sie sich hierfür entscheiden, können Sie das Feld leer lassen. Xentral fügt die Kennung in dem Format "Kundennummer.Fortlaufende Projektnummer" automatisch ein, wobei mit einer einstelligen Nummer gestartet wird.
  • Fortlaufende Projekt Nr.: Lassen Sie sich vom System eine fortlaufende Projektnummer aus Ihrem zentralen Nummernkreis generieren.
Weiterhin können Sie eine Beschreibung hinzufügen, den Projektverantwortlichen festlegen sowie einen Kunden aus Ihren Stammdaten auswählen. Dies sind zwar keine verpflichtenden Angaben, erleichtern jedoch den Arbeitsprozess, indem bspw. bei Erstellung von Rechnungen aus dem Projektdashboard der ausgewählte Kunde bereits vorausgefüllt ist. Auch müssen Sie zu Beginn einen Status angeben, wobei Sie zwischen geplant, gestartet und abgeschlossen unterscheiden können. Der Status dient in erster Linie dazu, Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre derzeitigen Projektaktivitäten in der Übersicht zu ermöglichen, wenn Sie die Filter verwenden.

Bestehendes Projekt kopieren

Wenn Sie bereits über ähnliche Projekte verfügen - bspw. für denselben Kunden oder mit denselben Artikeln oder Teilprojekten - können Sie nach dem Klick auf :wawision:icon_neu.png?30 die zweite Option "bestehendes Projekt kopieren" auswählen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein bestehendes Projekt zu kopieren, können Sie die folgenden Teilaspekte wahlweise übernehmen:
  • Bezeichnung
  • Teilprojekte
  • Artikel
  • Mitarbeiter

Wichtige Einstellungen

Hier können Sie diverse Einstellungen vornehmen, die für das gesamte Projekt gelten:
  • Farbe: Mit dieser Farbe wird das Projekt für die Auswertungen im Management Board gekennzeichnet
  • Verkaufszahlen: Wenn Sie hier keinen Haken setzen, wird das Projekt bei den Auswertungen im Verkaufszahlendiagramm nicht berücksichtigt
  • Rechte: Hier können Sie entscheiden, ob das Projekt für alle Mitarbeiter sichtbar sein soll oder nur Projektmitarbeiter Zugriff erhalten sollen
  • Zahlungsmail:
  • Stornomail:
  • Eigenes Briefpapier für Projekt: Sie können für jedes Projekt ein eigenes Briefpapier hinterlegen, indem Sie im Reiter Dateien zwei PDF Dokumente hochladen
  • Beschriftung: Falls Sie ein eigenes Briefpapier verwenden, können Sie angeben, ob der Header und Footer der Firmendaten im System verwendet werden soll oder ob diese bereits in das Briefpapier integriert sind.
:wawision:pdb_wichtige_einstellungen.png

Das Dashboard

Wählen Sie unter "Stammdaten → Projekte" das gewünschte Projekt aus und klicken Sie entweder an einer beliebigen Stelle auf das Projekt oder den geschwungenen Pfeil :wawision:forward.png?20 im rechten Menübereich, so gelangen Sie sofort in das Projektdashboard, wo Sie die Funktionalitäten für Ihre Projektplanung und -umsetzung finden. In der oberen graue Leiste finden Sie neben einen allgemeinen Angaben wie Projektname oder Kunde auch einen Filter für die Teilprojekte, der sich auf alle Bereiche auswirkt, d.h. Ihnen werden in den Reitern Artikel, Belege, Zeiterfassung und Aufgaben nur noch die Einträge zu dem ausgewählten Teilprojekt angezeigt. :wawision:projekte_dashboard.png Das Dashboard ist in mehrere Teilbereiche aufgeteilt, wobei grundsätzlich gilt:
  • Hellgrau: Bei allen hellgrau hinterlegten Feldern handelt es sich um Angaben in Stunden, im Einzelnen:
  • Zeit geplant: Wie viele Stunden sind für diesen Teilprojektschritt eingeplant? Dieses Feld können Sie direkt im Dashboard übertippen
  • Zeit gebucht: Wie viele Stunden wurden bisher auf dieses Teilprojekt über die Zeiterfassung gebucht?
  • Zeit offen: Wie viele Stunden können noch auf dieses Teilprojekt gebucht werden, ohne die zeitliche Ressourcenplanung zu überschreiten?
  • Zeit abgerechnet: Wie viele der erbrachten Stunden wurden dem Kunden bereits in Rechnung gestellt?
  • Gelb: Gelb hinterlegte Felder hingegen sind immer monetärer Natur:
  • EK Zeit geplant: Wie viel würde die aktuell geplante Arbeitszeit im Einkauf kosten?
  • EK Zeit gebucht: Wie viel kostet die bisher erbrachte Arbeitszeit tatsächlich?
  • VK Zeit geplant: Wie hoch sind die Einnahmen, mit denen ich für die aktuell geplante Arbeitszeit rechnen kann?
  • EK Artikel geplant & VK Artikel geplant: Hinterlegte Ein- und Verkaufspreise Ihrer Artikel
Zudem sehen Sie eine Gewinnprognose bzw. ein Live-Monitoring, wobei Ihre Planungen im Dashboard und die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter die Kalkulationsgrundlage bilden:
  • Zeit:
  • Formel: VK Zeit geplant - EK Zeit gebucht
  • Aussage: Wie hoch wäre heute mein Gewinn aus der Arbeitszeit, wenn ich den geplanten Betrag einnehmen kann? Wurde bspw. ein festes Stundenkontingent an Ihren Kunden verkauft, sehen Sie hier auf einen Blick, wie sehr Überschreitungen der Arbeitszeit sich auswirken und können rechtzeitig gegensteuern
  • Artikel:
  • Formel: VK Artikel geplant - EK Artikel geplant
  • Aussage: Hier können Sie verschiedene Szenarien durchspielen, um zu überprüfen, ob Ihre Planung realisierbar und rentabel ist
  • Gesamt: Summe aus Gewinnprognose Zeit und Artikel

Teilprojekte

Im rechten Menübereich können Sie beliebig viele Teil- und Unterprojekte anlegen. Klicken Sie hierzu einfach auf :wawision:add_kl..png?20 im rechten Menübereich, wodurch sich die folgende Eingabemaske öffnet: :wawision:pdb_teilprojekte_anlegen.png
Teilprojekte anlegen: Allgemeine Angaben
Hier finden Sie verschiedene Parameter vor:
  • Teilprojekt: Bezeichnung
  • Beschreibung: Optionale Informationen
  • Status:
  • offen: das Teilprojekt ist noch in Arbeit
  • aktiv: das aktive Teilprojekt ist im Dashboard fettgedruckt und wird in der Übersicht aller Projekte mit angezeigt
  • abgeschlossen: dieses Teilprojekt gilt als abgeschlossen, sodass auch in der Zeiterfassung keine Stunden mehr auf dieses Teilprojekt gebucht werden können
  • abgerechnet:
  • Vorgänger: Hier können Sie die Position festlegen, indem Sie den direkten Vorgänger angeben
  • Position:
  • Nach: Das neue Teilprojekt wird auf der gleichen Ebene wie der direkte Vorgänger angelegt
  • Unter: Das Teilprojekt wird als Unterprojekt des unmittelbar vorhergehenden Teilprojekts angelegt
  • Start- und Abgabe Datum: Verwendung in Projektplan und im Ampelsystem für die Teilprojekte
  • Verantwortlicher: Auswahl einer Adresse aus den Stammdaten möglich
  • Farbe: Verwendung im Projektplan
  • "Im Projektplan ausblenden": optionaler Ausschluss von Teilprojekten möglich
  • Artikelnummer geplant: Stundensatz, zu dem die Zeiten dieses Teilprojekts in Rechnung gestellt werden sollen bzw. die Artikelnummer des Artikels, den Sie hierfür nutzen möchten
Teilprojekte anlegen: Kostenschätzung
Gelb eingefärbt finden Sie hier den Bereich "Kostenschätzung", der Sie bei der Projektplanung auf Basis von Schätz- bzw. Erfahrungswerten unterstützt: :wawision:pdb_kostenschaetzung.png Parameter
  • Zeit geplant: geplante Arbeitszeit in Stunden
  • Auswahl EK und VK
  • Stundenpreis: Wählen Sie Stundenpreis aus, wenn Sie für die Kalkulation einen stündlichen Einkaufs- bzw. Verkaufspreis ansetzen möchten
  • Pauschale: Falls Sie bspw. einen festen Abnahmepreis mit Ihrem Kunden verhandelt haben, wählen Sie Pauschale aus, um dies abzubilden
  • EK und VK geplant: Hier sind die entsprechenden Stundensätze bzw. pauschalen Größen einzutragen
Sie können immer flexibel entscheiden, ob Sie mit Pauschalen, Stundensätzen oder einer Mischkalkulation arbeiten möchten. So können Sie bspw. mit einem fixen Verkaufspreis kalkulieren, aber Ihre Kosten jederzeit mithilfe der entsprechenden EK-Preise auf Stundenbasis im Blick behalten. Hinweis: Wenn Sie das Modul Zeiterfassung: Kosten erworben haben, erfahren Sie unter diesem Link, wie Sie an dieser Stelle einfach verschiedene Mitarbeiter auswählen und berechnen lassen können, was Sie dies im Einkauf kostet.

Artikel

Zum einen können Sie hier eine reine Planung vornehmen, zum anderen können Sie Ihre Artikel in Belege wie Produktionen oder Rechnungen einfließen lassen und damit kontrollieren, wie erfolgreich Ihr Projekt war.
Artikel zu einem Teilprojekt hinzufügen
Im Bereich Artikel stehen Ihnen wieder verschiedene Optionen zur Verfügung. Im Wesentlichen können Sie hier Ihren Teilprojekten verschiedene Artikel zuordnen, bspw. weil diese im Rahmen eines Kundenprojekts produziert werden sollen: :wawision:dashboard_artikel_tabelle.png Hinweis: LS steht für Lieferschein und zeigt an in wievielen Lieferscheinen der Artikel ist und wie viele davon schon ausgeliefert wurden. Klicken Sie hierzu unten rechts zunächst auf den Button "Artikel zu Teilprojekt hinzufügen" und rufen Sie damit die folgende Oberfläche auf: :wawision:pdb_artikel_hinzufuegen.png Wählen Sie zunächst aus, zu welchem Teilprojekt die Artikel hinzugefügt werden sollen. Wählen Sie dann, auf welche Art Sie die Artikel hinzufügen möchten:
  1. Möglichkeit: Neuen Artikel/ Stückliste anlegen: Hier sehen Sie eine Schnelleingabemaske, wo Sie einige wenige Informationen erfassen können, um einen Artikel oder eine Stückliste anzulegen.
  2. Möglichkeit: Wählen Sie aus Ihrem Artikelstamm einen bereits bestehenden Artikel aus
  3. Möglichkeit: Wählen Sie eine Importvorlage aus, die Sie in Ihrer Importzentrale angelegt haben und laden Sie dann eine Artikelliste im csv Format hoch [[http://helpdesk.wawision.de/doku.php?id=wawision:kurzanleitung_import_von_stammdaten#artikel_import]|Hinweis: Wie das grundsätzlich funktioniert, können Sie diesem Helpdesk Artikel entnehmen.
]]
  • Spezielle Importvariablen:
  • artikel_ek_geplant: Entspricht EK Artikel geplant, wird aber auch in die Stammdaten eingetragen
  • artikel_vk_geplant: Entspricht VK Artikel geplant, wird aber auch in die Stammdaten eingetragen
Kalkulation mit Planzahlen
Hier haben Sie grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten: 1. Dummy-Artikel verwenden:
  • Fügen Sie je Teilprojekt einen Planungsartikel hinzu (Dummy-Artikel ausreichend)
  • Versehen Sie diesen Artikel mit einer Planmenge von 1 sowie den Planzahlen für EK und VK
  • Wenn Sie in einem nächsten Schritt Ihre realen Artikel für den Verkauf und die Produktion hinzufügen, achten Sie darauf, dass die Werte EK und VK geplant auf 0 gesetzt sind
  • Dann wird für die Kalkulation Ihrer Planzahlen immer der Planartikel verwendet, sobald Sie jedoch einen Beleg erzeugen, werden die Werte aus den Stammdaten Ihrer Artikel verwendet
2. Mit realen Artikeln planen:
  • Laden Sie Ihre Artikelliste hoch bzw. fügen Sie Ihre Artikel den jeweiligen Teilprojekten hinzu
  • Tragen Sie jeweils Planwerte für EK, VK und die Menge ein
  • Beachten Sie, dass Sie diese Planwerte jederzeit ändern können, ohne dass dies Auswirkungen auf die Stammdaten hat
  • Wenn Sie also Belege erzeugen, werden stets die Werte aus den Stammdaten verwendet
Je nachdem, wie viele Artikel in Ihr Projekt einfließen, können Sie auswählen, welche Planungsart Sie verwenden möchten. Da sich Projektplanungen in der Realität ohnehin ständig ändern, können Sie auch die "Dummy-Artikel Methode" für die Grobplanung verwenden und im weiteren Verlauf die Planwerte für die einzelnen Artikel ersetzen, je nachdem was für Ihr Unternehmen geeigneter erscheint.

Finanzen einsehen

Im Reiter Finanzen finden Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Projektaktivitäten: :wawision:pdb_finanzen.png Die Zahlen sind dabei in drei Kernbereiche untergliedert: Gebucht, Geplant und Differenzen und setzen sich im Einzelnen folgendermaßen zusammen:
  1. Gebuchte Werte: Diese Zahlen basieren ausschließlich auf den realen Belegen, die dem System daher vollständig vorliegen sollten
  2. Rechnungen: Ausgangsrechnungen, die auf das Projekt verknüpft wurden oder direkt aus dem Dashboard heraus erstellt wurden
  3. Gutschriften: Gegenstück zu Rechnungen
  4. Kassenbuch: Einnahmen aus dem Kassenbuch, wenn das Projekt bei Buchung hinterlegt worden ist
  5. Bestellungen: Bestellungen, die im Rahmen des Projekts angefallen sind
  6. Verbindlichkeiten: Ausgangsrechnungen, die zwar mit dem Projekt verknüpft worden sind, zu denen jedoch keine Bestellung existiert
  7. Kassenbuch: Ausgaben mit Projektverknüpfung
  8. Reisekosten: Reisekosten mit Projektbezug
  9. Geplante Werte
  10. Einnahmen Zeiten: VK Zeit geplant
  11. Einnahmen Artikel: VK Artikel geplant
  12. Ausgaben Zeiten: EK Zeit geplant
  13. Ausgaben Artikel: EK Artikel geplant
  14. Differenzen
  15. Einnahmen: Gebuchte Gesamteinnahmen - Geplante Gesamteinnahmen und damit der Betrag, der über die Planzahlen hinaus erwirtschaftet werden konnte
  16. Ausgaben: Gebuchte Gesamtausgaben - Geplante Gesamtausgaben und damit der Betrag, der über die Planzahlen hinaus ausgegeben werden musste, um das Projekt zu realisieren

Zeiten abrechnen

Weiterhin können Sie Ihre Dienstleistungen auch direkt aus dem Dashboard heraus in Angebote, Aufträge oder Rechnungen überführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
  • Öffnen Sie den Bereich Teilprojekte
  • Markieren Sie die gewünschten Teilprojekte oder wählen mit einem Klick auf "Summe Gesamt" alle Teilprojekte aus.
  • Klicken Sie auf "Auf Auswahl anwenden" im unteren Aktionsbereich und wählen Sie über das dortige Selectfeld aus, welches Dokument erzeugt werden soll
  • Sie werden auf folgende Eingabemaske weitergeleitet
:wawision:projekte_angebot_erstellen.png Falls Sie für Ihr Projekt bereits einen Kunden hinterlegt haben, ist dieser als Belegempfänger vorausgefüllt, was Sie an dieser Stelle aber auch ändern können. Weiterhin können Sie entscheiden, ob Sie die ausgewählten Teilprojekte einem bereits bestehenden Entwurf hinzufügen oder neu erstellen möchten. Zusätzlich ist dann noch zu entscheiden, wie Sie die einzelnen Teilprojekte handhaben möchten, wobei Ihnen folgende Optionen zur Verfügung stehen:
  • Teilprojekt als Position
  • Teilprojekt als Position (Artikeltext verwenden)
  • inkl. aller Unterteilprojekte als Baum in Artikeltext
  • inkl. aller Unterteilprojekte als eigene Position
  • geplante Zeiten als Position (Artikel-Name und Artikelbeschreibung in Beleg)
  • geplante Zeiten als Position (Teilprojekt Name und Beschreibung in Beleg)
  • nicht abgerechnete Zeiten als eine Summe buchen (Zeiten in Beschreibungstext)
  • nicht abgerechnete Zeiten als einzelne Positionen (mit Angabe Teilprojekt)
  • nicht abgerechnete Zeiten als einzelne Positionen (ohne Angabe Teilprojekt)
Haben Sie zudem in Ihrem Teilprojekt bereits spezifiziert, zu welchem Stundensatz die Abrechnung erfolgen soll, so ist die Anzeige "Teilprojekt als Position" vorausgewählt. Mit einem Klick auf "Speichern und Schließen" gelangen Sie unmittelbar in den Entwurf Ihres Angebots, wo die Bezeichnung Ihres Stundensatzartikels durch Ihre Teilprojekte überschrieben werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, können Sie die zweite Option "Teilprojekt als Position (Artikeltext verwenden)" markieren, wodurch die Bezeichnung Ihres Abrechnungsartikels unverändert übernommen wird. Unten links können finden Sie eine Frage nach dem "Artikelformat", wo Sie mittels Dropdown entweder die Nummerierung Ihres Projekts auf die Belege übernehmen oder dies ausschließen können. Falls Sie noch keinen Stundensatzartikel vorgegeben haben, können Sie dies an dieser Stelle nachholen; bedenken Sie in diesem Fall jedoch, dass sich der angegebene Stundensatz auf sämtliche Teil- bzw. Unterprojekte bezieht, denen noch kein Stundensatz zugeordnet worden ist. Handelt es sich hierbei um ein Teilprojekt, dem weitere Unterprojekte zugrunde liegen, so können Sie das Teilprojekt abrechnen und wahlweise die zugehörigen Unterprojekte als Beschreibungstexte anzeigen lassen. Alternativ können Sie auch die Unterprojekte als eigenständige Positionen erscheinen lassen, indem Sie die Option "inkl. aller Unterprojekte als eigene Position" auswählen. Weiterhin können Sie die geplanten Zeiten als Position erscheinen lassen, wobei Sie durch die entsprechende Einstellung wiederum zwischen den Bezeichnungen Ihres Abrechnungsartikels und derer Ihres Teilprojekts unterscheiden können.

Zusatzfunktionen

Belege, Zeiterfassung und Aufgaben
  • Belege: Hier können Sie sich alle Belege ansehen, die jemals auf das ausgewählte Projekt gebucht worden sind. Dabei können Sie nach der Belegart filtern und über das Suchfeld bspw. nach einem bestimmten Status oder Kunden suchen.
  • Zeiterfassung: Hier sehen Sie alle Zeiten, die über die Zeiterfassung auf das Projekt gebucht wurden. Weiterhin können Sie auch direkt hier ausgewählte Zeiten bereits als abgerechnet markieren, wodurch diese auch im Dashboard nicht mehr als offen angezeigt werden.
  • Aufgaben: Hier bekommen Sie zum einen sämtliche Aufgaben in Zusammenhang mit dem Projekt angezeigt, zum anderen haben Sie hier aber auch die Möglichkeit, neue Aufgaben anzulegen und diese einem Mitarbeiter zuzuordnen.
Projektplan
Haben Sie zu Ihren Teilprojekten Start- und Abgabedaten definiert und die Teilprojekte nicht speziell von einer Anzeige im Projektplan ausgeschlossen, so können Sie sich hier ein Gantt Diagramm anzeigen lassen: :wawision:gantt.png Die Farbe der Balken lässt sich dabei - wie oben beschrieben - im Dashboard für jedes Teilprojekt einstellen.
Dateien
Im Reiter Dateien können Sie unterschiedliche Dokumente jeden Dateiformats zu Ihrem Projekt hinzufügen, indem Sie auf "neue Datei anlegen" klicken. :wawision:dateien_pdb.png In der erscheinenden Oberfläche können Sie die gewünschte Datei entweder über Drop & Drag in die graue obere Fläche einfügen oder über "Durchsuchen" das entsprechende Dokument finden. Die Bezeichnung der einzelnen Dokumente, die Sie im Auswahlfeld angezeigt bekommen, können Sie individuell anpassen: :wawision:pdb_stichwortvorlagen.png Gehen Sie dazu in den AppStore und suchen Sie nach "Datei Stichwortvorlagen" und klicken Sie auf NEU. Dort können Sie die gewünschte Bezeichnung eingeben, als Modul "Projekt" angeben und keinen Haken bei "Nicht sichtbar" setzen.Künftig werden Ihnen dann die eingestellten neuen Dateitypen als Vorschlag angezeigt.
War der Artikel hilfreich?
Vielen Dank für Ihr Feedback!

Made with ❤ at zwetschke.de