Mitarbeiterzeiterfassung & Stechuhr verwenden

Stechuhr mit QR-Code-Karten verwenden

Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit einer Stechkarte an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem QR-Code-Leser* und einem Tablet-Device*. :wawision:stechuhr.jpg * Die Hardware ist nicht im Modul "Xentral Stechuhr" enthalten. Die Einrichtung der Stechuhr erfordert mehrere Aktionen, die im Folgenden beschrieben sind.

Einrichtung des Terminals

Die Benutzeroberfläche der Stechuhr ist, wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem QR-Code-Scanner an die Wand montiert wird. Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:
  • Bedienung per Touchscreen
  • Bildschirmdiagonale nicht unter 7 Zoll
  • Betriebssystem Android oder Windows Mobile
  • USB-Host Anschluss (zum Anschluss des QR-Code Scanners)
  • Zugang zum lokalen Netzwerk (WLAN, LAN) möglich
  • Für das Tablet ist eine Wandhalterung erhältlich
  • Stromversorgung nicht über USB-Buchse - Gerät muss über separate Lade-Buchse verfügen
  • Zum Beispiel: Dragon Touch X10, 10 Zoll Octa Core Android Tablet PC
Die besondere Verwendung macht darüber hinaus spezielle Einstellungen am Gerät notwendig:
  • Dauerbetrieb ohne automatischen Zustandswechsel (Abschaltung, Ruhezustand, Bildschirmsperre)
  • Browser mit Vollbildbetriebsmodus (z.B. Firefox mit Plugin "Fullscreen"), oder Kiosk-Modus
Um ein Tablet als Stechuhr verwenden zu können, muss das Gerät in Kombination mit dem verwendeten Browser einmalig in Xentral registriert werden:
  • Stellen Sie die Netzwerkverbindung am Tablet her
  • Öffnen Sie den Browser auf dem Tablet und rufen Sie die Xentral Startseite auf
  • Melden Sie sich mit einem Administrator Account an
  • Klicken Sie unter "Administration → Einstellungen → Mitarbeiterzeiterfassung Geräteeinstellungen" → auf :wawision:icon_neu.png?35
  • Geben Sie einen Namen für das Tablet unter "Bezeichnung" an - Alle anderen Felder werden automatisch ausgefüllt (Siehe Screenshot)
  • Speichern Sie die Einstellungen
  • Drücken Sie den Button "Dieses Gerät verknüpfen" um den Pairing-Modus zu aktivieren.
  • Melden Sie sich ab
Unsere Empfehlung für ein Tablet-Device: FAYTECH E-TPC10 - Industrie-PC, 25,7cm Touch-Display: https://www.reichelt.de/?ARTICLE=163081&PROVID=2788 :wawision:stechuhr-bild1.png Die Kombination aus Tablet und Browser ist damit in Xentral als Stechuhr-Terminal registriert. Das Tablet ermöglicht ab jetzt die Anmeldung mithilfe der Xentral-Stechuhr-Karte, und zeigt, wie aus folgendem Screenshot ersichtlich, zu diesem Zweck eine spezialisierte Anmeldeoberfläche an. :wawision:stechuhr_anmeldeoberflaeche.png?200

Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr

Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:
  • Sofern noch nicht geschehen: Legen Sie den Mitarbeiter als Adresse in den Stammdaten an
  • Legen Sie unter "Administration → Einstellungen → Benutzer" mit :wawision:icon_neu.png?35 ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter an. Dieses Benutzerkonto ist ausschließlich zum Buchen an der Stechuhr geeignet. Falls ein Mitarbeiter auch mit Xentral arbeiten soll, braucht er zwei Benutzerkonten: Ein gewöhnliches Benutzerkonto, und das Benutzerkonto für die Stechuhr
  • Falls der Mitarbeiter neben der Stechuhr eine weitere Zeiterfassung wünscht, muss dafür eine neue Adresse gebucht werden, so dass für jeden User eine eindeutige Adresse existiert
  • Der Mitarbeiter erhält eine Xentral Stechuhr-Karte, die mit einer Nummer bedruckt ist. Geben Sie diese Nummer als "Benutzername" für das neue Benutzerkonto ein.
  • Wählen Sie im Feld "Adresse aus Stammdaten" die Adresse des Mitarbeiters aus
  • Geben Sie kein Passwort an
  • Setzen Sie den "Account-Typ" auf Benutzer
  • Setzen Sie den Haken unter "Zugriff aus Ferne erlauben", falls Xentral außerhalb ihres lokalen Netzwerks gehostet wird
  • Geben Sie unter "Startseite" die Zeichenkette "index.php?module=stechuhr&action=list" ein
  • Unter "Externer Login" stellen Sie bei "HW-Token" die Methode "Mitarbeiterzeiterfassung QR-Code" ein
  • Speichern Sie
:wawision:stechuhr_bild2.png Die Stechuhr-Karte ist damit mit der Stammdaten-Adresse verknüpft. Bei der ersten Verwendung der Karte am Terminal, wird deren Registrierung automatisch vom System abgeschlossen.

Stechuhr mit RFID Tag

Die Xentral Stechuhr (extra Modul) ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung mit RFID Tags an einem Terminal. Das Terminal besteht aus einem RFID-Device*, einem Tablet-Device* und einer Adapterbox*. :wawision:stechuhr_rfid.jpg * Die Hardware ist nicht im Modul „Xentral Stechuhr“ enthalten.

Kompatible Hardware

Das Stechuhrmodul ist mit den folgenden Typen von Lesegeräten kompatibel:
  • ISO 15693 - HF Reader (13,56 MHz)
  • MIFARE - HF Reader (13,56 MHz)
  • UHF Reader (868 MHz)
Metratec ->Leseschreibgeräte Die Einrichtung der Stechuhr erfordert mehrere Aktionen, die im Folgenden beschrieben sind.

Einrichtung der Adapterbox

Die Einrichtung der Adapterbox finden Sie unter "Administration → Einstellung → Adapterbox" Unter dem Modul Adapterbox in Xentral finden Sie eine Anleitung wie die Adapterbox angeschlossen wird. :wawision:adapterbox_rfid_1.png Wichtig ist es in Schritt 3 bei Verwendet als: "RFID-Leser" auszuwählen. :wawision:adapterbox_rfid_2.png Die Adapterbox ist erfolgreich angeschlossen sobald der Status auf "connected" steht. :wawision:adapterbox_rfid_3.png

Einrichtung des Terminals

Die Benutzeroberfläche der Stechuhr, ist wie in Xentral üblich, webbasiert. Die Benutzeroberfläche muss einem Mitarbeiter beim buchen zur Verfügung stehen. Für die Darstellung dieser Oberfläche eignet sich insbesondere ein Tablet-Device, das neben dem RFID-Device an die Wand montiert wird. Das Tablet-Device muss mindestens folgenden Anforderungen genügen:
  • Bedienung per Touchscreen
  • Bildschirmdiagonale nicht unter 7 Zoll
  • Betriebssystem Android oder Windows Mobile
  • USB-Host Anschluss (zum Anschluss des QR-Code Scanners)
  • Zugang zum lokalen Netzwerk (WLAN, LAN) möglich
  • Für das Tablet ist eine Wandhalterung erhältlich
  • Stromversorgung nicht über USB-Buchse - Gerät muss über separate Lade-Buchse verfügen
  • Zum Beispiel: Dragon Touch X10, 10 Zoll Octa Core Android Tablet PC
Die besondere Verwendung macht darüber hinaus spezielle Einstellungen am Gerät notwendig:
  • Dauerbetrieb ohne automatischen Zustandswechsel (Abschaltung, Ruhezustand, Bildschirmsperre)
  • Browser mit Vollbildbetriebsmodus (z.B. Firefox mit Plugin „Fullscreen“), oder Kiosk-Modus
Um ein Tablet als Stechuhr verwenden zu können, muss das Gerät in Kombination mit dem verwendeten Browser einmalig in Xentral registriert werden:
  • Stellen Sie die Netzwerkverbindung am Tablet her
  • Öffnen Sie den Browser auf dem Tablet und rufen Sie die Xentral Startseite auf
  • Melden Sie sich mit einem Administrator Account an
  • Klicken Sie unter „Administration → Einstellungen → Mitarbeiterzeiterfassung Geräteeinstellungen“ auf
  • Geben Sie einen Namen für das Tablet unter „Bezeichnung“ an - Alle anderen Felder werden automatisch ausgefüllt (Siehe Screenshot)
  • Aktivieren Sie den Haken "RFID-Device"
  • Wählen Sie die Adapterbox aus an dem das "RFID-Device" angeschlossen ist
  • Speichern Sie die Einstellungen
  • Drücken Sie den Button „Dieses Gerät verknüpfen“ um den Pairing-Modus zu aktivieren.
  • Melden Sie sich ab
:wawision:rfid_stechuhrdevice.png Die Kombination aus Tablet und Browser ist damit in Xentral als Stechuhr-Terminal registriert. Das Tablet ermöglicht ab jetzt die Anmeldung mithilfe der Xentral-Stechuhr-Karte, und zeigt, wie aus folgendem Screenshot ersichtlich, zu diesem Zweck eine spezialisierte Anmeldeoberfläche an. :wawision:rfid_anmeldung.png?500

Erstellung von Benutzerkonten zum Verwenden der Stechuhr

Um einem Mitarbeiter die Verwendung der Stechuhr zu ermöglichen, sind folgende Schritte durchzuführen:
  • Sofern noch nicht geschehen: Legen Sie den Mitarbeiter als Adresse in den Stammdaten an
  • Legen Sie unter „Administration → Einstellungen → Benutzer“ ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter an. Dieses Benutzerkonto ist ausschließlich zum Buchen an der Stechuhr geeignet. Falls ein Mitarbeiter auch mit Xentral arbeiten soll, braucht er zwei Benutzerkonten: Ein gewöhnliches Benutzerkonto, und das Benutzerkonto für die Stechuhr
  • Falls der Mitarbeiter neben der Stechuhr eine weitere Zeiterfassung wünscht, muss dafür eine neue Adresse gebucht werden, so dass für jeden User eine eindeutige Adresse existiert
  • Der Mitarbeiter erhält seinen RFID-Chip, in dem eine Nummer gespeichert ist
  • Vergeben Sie einen Namen
  • Wählen Sie im Feld „Adresse aus Stammdaten“ die Adresse des Mitarbeiters aus
  • Geben Sie kein Passwort an
  • Setzen Sie den „Account-Typ“ auf Benutzer
  • Setzen Sie den Haken unter „Zugriff aus Ferne erlauben“, falls Xentral außerhalb ihres lokalen Netzwerks gehostet wird
  • Geben Sie unter „Startseite“ die Zeichenkette „index.php?module=stechuhr&action=list“ ein
  • Unter RFID Tag → legen Sie den RFID-Chip auf den RFID-Leser und drücken Sie den Button Einlesen.
  • Die Nummer des RFID-Chips sollte jetzt übernommen werden
  • Speichern Sie
Der RFID-Chip ist damit mit der Stammdaten-Adresse verknüpft.

Zeiterfassung via normalem Barcode

Neben Stechkarte und RFID-Chip gibt es auch die Möglichkeit einen Barcode zu erstellen über den sich der Benutzer am System anmelden kann. Der Barcodeinhalt muss einer mindestens 8stelligen Nummer entsprechen, die dem Usernamen in den Benutzereinstellungen entspricht.
Einstellungen im Benutzer
Die Einstellungen im Benutzer müssen analog zum Stechkarten-Nutzer im System vorgenommen werden. Einstellungen Stech-/QR-Kartenbenutzer

Buchen am Terminal

:wawision:stechkarte.png Nachdem sowohl das Terminal, als auch der Benutzeraccount für die Zeiterfassung eingerichtet ist, kann der Mitarbeiter mit Hilfe der Stechkarte, Anwesenheits- und Pausenzeiten buchen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Zeiterfassung immer zum ersten des Monats beginnen, damit es zu keinen Minusstunden kommt bzw. kein manueller Nachtrag vorgenommen werden muss Gebucht werden können diese Ereignisse:
  • Kommen
  • Gehen
  • Pause Start
  • Pause Stop
Um ein Ereignis an der Stechuhr zu buchen, hält der Mitarbeiter seine Stechkarte unter den QR-Code-Leser. Wird die Karte richtig erkannt, dann erscheint die Stechuhr-Oberfläche. :wawision:stechuhr-bild4.png Die Stechuhr-Oberfläche beinhaltet folgende Elemente:
  • Name des Mitarbeiters (erste Zeile)
  • Aktueller Status des Mitarbeiters (zweite Zeile)
  • Informationen über die Wochenarbeitszeit, Tagesarbeitszeit und letzte Buchungen (rechts)
  • Tasten für die Buchung eines Ereignisses (links)
  • "Logout" Taste für die Abmeldung, ohne die Buchung eines Ereignisses
Unabhängig davon, welches Ereignis durch den Mitarbeiter gebucht wird, erfolgt nach dem Druck auf eine der Tasten, automatisch der Logout. Ab Version 18.2 ist die Oberfläche optimiert für mobile responsive: :wawision:mitarbeiterzeiterfassung_stechuhr_mobile_responsive.png

Manuelles Buchen in der Mitarbeiterzeiterfassung

Sie können auch manuell Zeiten buchen unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung → Gebuchte Zeiten":
:wawision:bildschirmfoto_2017-02-20_um_08.36.36.png?direct

Auswertung von gebuchten Zeiten

Die Auswertung der gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfolgt unter "Buchhaltung → Mitarbeiterzeiterfassung". Dort sind die Buchungsinformationen, des in der Auswahlliste links ausgewählten Mitarbeiters, in folgenden vier Reitern dargestellt:
  • Urlaub/Krankheit
  • Anwesenheitsstatistik
  • Stundenübersicht
  • Gebuchte Zeiten
:wawision:stechuhr_bild7.png Über den Reiter "Anwesenheitsstatistik" können Sie sich die Zeiten der Anwesenheit Ihres Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum anzeigen lassen. Zudem wird in dem Dashboard die bisherig erbrachte Arbeitszeit, die gesamte Soll-Arbeitszeit und die Differenz der Beiden angezeigt. So können Minus- bzw. Plus-Stunden zum Ausdruck gebracht werden. :wawision:stechuhr_mitarbeiterzeiterfassung_anwesenheitsstatistik.png Unter dem Reiter Zeiterfassung drucken kann für den ausgewählten Mitarbeiter für einen frei wählbaren Zeitraum ein Nachweis der Arbeitszeit erzeugt und gedruckt werden. Sollten Arbeitsbeginn und -ende mehr als 16 Stunden auseinander liegen, wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter vergessen hat zu stempeln. Damit dies auffällt, werden Fragezeichen auf dem Zeitnachweis angezeigt. Im Reiter "Einstellungen" können, mitarbeiterspezifisch, verschiedene Parameter der Zeiterfassung festgelegt werden. :wawision:mitarbeiterzeiterfassung_einstellungen.png Sie haben hier die Möglichkeit verschiedene Pausenlängen zu definieren, die nach einer gewissen Arbeitszeit automatisch abgezogen werden soll. Ebenso können Sie hier die Anzahl der für den Mitarbeiter hinterlegten Urlaubstage eintragen. Besondere Einstellungen:
  • Pause aus Stechuhr immer addieren zu automatischer Pause
    => Ist der Haken aktiviert, werden manuell gebuchte Pausen auf die Pausenzeit der automatisch abgezogenen Pause addiert. Bsp: 6 Std Arbeitszeit mit 30 Min automatisch abgezogener Pause + 10 Min manueller Pause => 40 Min Pause und 5:20 IST-Zeit

Einstellungen

Ab Version 18.3 finden Sie einen neuen globalen Reiter 'Einstellungen' in der Mitarbeiterzeiterfassung. :wawision:stechuhr_einstellungen_logout.png Automatischer Logout nach Sekunden => Der Mitarbeiter wird automatisch aus der Stechuhr-Maske ausgeloggt, wenn er nach x Sekunden keinen Klick getätigt hat.

Urlaubsübersicht der Mitarbeiter

Unter dem Tab Urlaubsplan (alle Mitarbeiter) können Sie übersichtlich sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub genommen hat. Mit einem Hover über die Urlaubsmarkierungen sehen Sie die Namen der Mitarbeiter. :wawision:mitarbeiterzeiterfassung_urlaub_jahr.png Ab Version 17.4 gibt es noch eine weitere Übersicht im Tab Urlaubsübersicht.
Hier wird für jeden Mitarbeiter für ein bestimmtes Jahr angezeigt:
  • Gesamtanzahl an Urlaubstagen
  • Genommene Urlaubstage - auch bereits in Zukunft eingetragene Tage
  • Resturlaub - also wie viele Urlaubstage können noch verplant werden
  • Vorjahresurlaubstage, die für dieses Jahr übernommen wurden
:wawision:mitarbeiterzeiterfassung_urlaub_genommen.png Hinweis: Falls ein Mitarbeiter keine Urlaubstage hinterlegt hat, wird dieser mit "fehlt"-Einträgen gelistet:
:wawision:mitarbeiterzeiterfassung_urlauballe_fehlt.png
Anzeige von Urlaub / Abwesend im Haupt-Kalender
Ab Version 17.4 können Sie die in der Mitarbeiterzeiterfassung eingetragenen Urlaubs oder Fehltage im Kalender anzeigen lassen. Somit haben Sie für alle Mitarbeiter einen Urlauskalender, den Sie zwar einsehen können, aber nur der Administrator in der Mitarbeiterzeiterfassung ändern kann. Dazu werden die im Urlaub / Krankheit Tab eingetragenen Werte genommen:
:wawision:mitarbeiterzeiterfassung_urlaub_fehltage.png
:wawision:kalender_urlaub_abwesend.png

Ein- und Ausblenden ehemaliger Mitarbeiter

Sollte ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, kann man den Gültigkeitszeitraum der Rolle wie folgt ändern. :wawision:adresse_ablaufdatum_rolle.png In der Mitarbeiterzeiterfassung kann man nun über den Filter "auch ehemalige Mitarbeiter anzeigen" selbiges tun. :wawision:mitarbeiterzeitverwaltung_ehemalige_anzeigen.png

Hardware: Beispielaufbau für die Stechuhr (Stand: 08/2016)

Die Stechuhr kann z.B. folgendermaßen aufgebaut werden:
  • Tischscanner (z.B. mit USB-Anschluss)
  • Tablet (mit 2 Anschlüssen: z.B. USB-Anschluss für Scanner + zusätzlicher Anschluss für Stromversorgung (=weiterer Anschluss))
  • WLAN (alternativ: ein Notebook mit Maus/Touchpad oder ein Rechner mit Bildschirm Touch-Funktion mit Netzwerkanschluss oder ebenfalls WLAN)

Arbeitsfreie Tage

Feiertage können über das Modul "Arbeitsfreie Tage" eingetragen werden. Administration → Einstellungen → Arbeitsfreie Tage → :wawision:icon_neu.png?35 :wawision:wawision_arbeitsfreie_tage_anlegen.png
  • Beschreibung eingeben
  • Datum des Feiertages eingeben
  • Typ festlegen
  • speichern

Arbeitsfreie Tage laden

Es gibt auch noch die Möglichkeit die Arbeitsfreien Tage eines bestimmten Bundeslandes automatisch in die Liste zu laden: :wawision:arbeitsfreietage_laden.png

Arbeitsfreie Tage in der Mitarbeiterzeiterfassung

Arbeitsfreie Tage, die Sie definiert haben, werden als vollständig abgeleistete Arbeitszeit behandelt, d.h. es werden automatisch die für den betrachteten Tag voreingestellten Stunden als "gearbeitet" eingetragen und durch eine farbliche Markierung als Feiertag gekennzeichnet: :wawision:stechuhr_arbeitsfreie_tage_gearbeitet.png
  • das rote Feld zeigt die Krankstunden
  • das organgene Feld zeigt die unbezahlten Stunden (Urlaub)
  • das blaue zeigt die vertraglichen Urlaubsstunden
Info: Die Mitarbeiterzeiterfassung/Stechuhr arbeitet Minutengenau. Sekunden werden in Berechnungen abgeschnitten. Rundungsdifferenzen sind nicht als Fehler zu betrachten.

FAQs

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