Teamfunktionen verwenden

  • Aufgaben
  • Kalender
  • ICS
Die Teamfunktionen können einzeln zur eigenen Abarbeitung oder aber auch im Team gemeinsam verwendet werden. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Aufgaben/Notizen anlegen und verwalten. Für Besprechungen oder Meetings können aber auch neue Pinwände erstellt werden, auf die die Mitarbeiter des jeweiligen Teams Zugriff haben. Termine und Aufgaben können ebenso bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Folgende Funktionen können zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Aufgaben/Terminen und zur allgemeinen firmeninternen Abstimmung genutzt werden:
  • Statusbox: Anzeige eigener Aufgaben, Tickets und Support-Anfragen sowie Statusanzeige
  • Dashboard: "schwarzes Brett" zur Informationsverteilung
  • Pinwand: digitale Notizen (einzeln oder im Team verwendbar)
  • Aufgaben: eigene Aufgaben verwalten, Aufgaben zuweisen
  • Kalender: Terminplanung
  • Wiki: Dokumentation interner Prozesse
  • Chat-Funktion
  • E-Mail

Statusbox

Die Statusbox zeigt die wichtigsten aktuell anfallenden Aufgaben an:
  • Status: Aktivitätsanzeige (Arbeit oder Pause)
  • Aufgaben: Zugewiesene Aufgaben
  • Tickets: Zugewiesene E-Mail Anfragen (Modul: Tickets)
  • Support: Zugewiesene interne Support-Issues (Modul: Service & Support)
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_tickerbox.png

Steuerung der Statusbox

Status: Aktivitätsanzeige (Arbeit oder Pause)
Recht: Stechuhr (Modul)
Aufgaben: Zugewiesene Aufgaben
Tickets: Zugewiesene E-Mail Anfragen (Modul: Tickets)
Support: Zugewiesene interne Support-Issues (Modul: Service & Support)

Kalender



ICS/ICAL abonieren für IOS

Im ersten Schritt müssen Sie in in de Benutzereinstellungen unter Admin-->Einstellungen-->Benutzer in die Bearbeitung des Benutzers gehen und wie folgt ein Passwort für den ICS Kalender hinterlegen und speichern. Bitte den ICS Kalender aktivieren
  • ICS Kalender → Haken setzen
  • ICS Kalender Passwort → neues Passwort vergeben
  • speichern klicken
:wawision:teamfunktionen_kalender_termine002.png?direct Dann gehen Sie unter Einstellungen-->Kalender-->"Konto hinzufügen" und fügen, wie folgt, ein Kalenderabo hinzu: :wawision:kalender_ics_ios.png?direct&300
  • neues Kalenderabonnement hinzufügen
:wawision:teamfunktionen_kalender_termine001.png?direct
  • die URL reinkopieren
:wawision:teamfunktionen_kalender_termine003.png?direct
  • den Benutzernamen aus Xentral eintragen (z.B: "admin")
  • das zuvor vergebene Passwort eintragen
:wawision:teamfunktionen_kalender_termine004.png?direct

Termine mit Adressen verknüpfen

Termine sind auf Adressen und einen Hauptverantwortlichen verknüpfbar. Die heute wichtigen Termine sieht jeder Mitarbeiter oben in seiner Status-/Info-Box. :wawision:termine.png?direct

Termin-Erinnerung per E-Mail

Termine, die auf Mitarbeiter verknüpft sind (Auswahl aus Mitarbeiterliste unten) erinnern die Mitarbeiter über eine E-Mail an die eingetragene Adresse in den Stammdaten (pro Mitarbeiter).Die Erinnerung geht kurz vor dem Termin via Mail und Browsermeldung (Firefox) an den Mitarbeiter. Ist der Termin im Kalender ganztags (ohne spezielle Uhrzeit) eingetragen, so erfolgt die Erinnerung um 00:00 Uhr (vorher) via E-Mail.

Termin mit Gruppen verknüpfen - Gruppenkalender

Ab Version 17.2 ist es möglich auch Gruppen anzulegen, die man für einen Termin auswählen und auch danach filtern kann. Unter Administration => Einstellungen => Kalender Gruppen kann man sich diese Gruppen definieren.
:wawision:kalender_gruppen_anlegen.png
In einem Termin unterhalb der Mitarbeiter im Gruppenkalender kann man diese danach auswählen.
:wawision:kalender_gruppen_popup.png
In der Sidebar des Kalenders kann man danach filtern.
Somit werden nur die Termine angezeigt, die mit dieser Gruppe markiert wurden.
:wawision:kalender_gruppen_sidebar.png
Hinweis: Ab Version 18.3 können nur noch Mitarbeiter die Kalender-Gruppe im Kalender sehen, die auch Mitglieder der Kalendergruppe sind.

Termin-Einladung per E-Mail

Ab Version 18.1 ist es möglich nach speichern eines Termins den ausgewählten Mitarbeiter des Termins eine E-Mail mit den Termin-Infos zukommen zu lassen. Dazu klickt man unten auf den Button "Einladung".
:wawision:termin_einladung_button.png
Daraufhin erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail:
:wawision:termin_einladung_email.png
  • Termin mit: Kunde XY → Kunde/Person, mit der der Termin stattfindet (Pflichtfeld)
  • Verantwortlicher: Max Mustermann → Person, die den Termin leitet (optional)

Kalender-Farbe für Benutzer einstellen

Ab Version 18.3 ist es möglich, dass jeder Benutzer sich eine Farbe definiert, die für neue Kalendereinträge automatisch geladen wird. Unter Mein Bereich => Einstellungen kann man sich die Farbe definieren. :wawision:einstellungen_kalender_farbe_benutzer.png Ab 19.1 kann man die Kalenderfarbe eines Mitarbeiters auch direkt im Benutzer einstellen (Administration => Einstellungen => Benutzer): :wawision:benutzer_kalenderfarbe.png

Dashboard

Das Dashboard zeigt eine Übersicht der aktuell abzuarbeitenden Aufgaben sowie wichtige Informationen an, die als wiki-Seite für alle Mitarbeiter sichtbar gespeichert werden können. Im Einzelnen sind folgende Informationen auf der Dashboard-Seite zu sehen:
  • Ansicht des Kalenders
  • Termine heute und morgen
  • Eigene heute fällige Aufgaben
  • Abgegebene Aufgaben
  • Firmeninformationen als wiki-Seite
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_dashboard.png

Startseite einrichten

Standardmäßig ist bei jedem Benutzer die Dashboard-Seite als Startseite hinterlegt.Die Startseite kann je nach Anforderung und Arbeitsbereich getauscht werden. Die Einstellung ist hier vorzunehmen: Administration → Einstellungen → Benutzer → :wawision:icon_edit.png?20 :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_startseiteeinrichten.png Hinweis: der Mitarbeiter muss natürlich die Rechte für diese Seite besitzen

Favoriten anlegen

Um schneller zu den relevanten Bereichen in der Anwendung zu gelangen, haben Sie die Möglichkeit auf der Startseite Buttons für Favoriten anzulegen: :wawision:favoriten_button_001.png?direct Dazu müssen Sie zunächst auf das Edit-Icon :wawision:icon_edit.png?25 klicken um im Anschluss wie folgt einen Link zu dem relevanten Anwendungsbereich zu hinterlegen. :wawision:teamfunktionen_favoriten_anlegen.png In diesem Beispiel wurde ein Shortcut zur Auftragserfassung/bearbeitung angelegt.

Pinwand

Mein Bereich → Pinwand Jeder Benutzer hat seine eigene Pinwand, auf der neue Notizen (=Aufgaben) angelegt werden können::wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand_aufgabe_anlegen.png Diese Notizen erscheinen gleichzeitig in der Aufgabenliste. Sie können also direkt auf der Pinwand erstellt und erledigt werden, ebenso aber auch im Bereich "Aufgaben" (Haken: auf Pinwand anzeigen) Notizen können erledigt, bearbeitet oder gelöscht werden: :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand_aufgabe_notizen.png Natürlich ist der gesamte Bildschirm nutzbar. Die "Zettel" können beliebig auf der freien Fläche angeordnet/verschoben werden. Mit der "Fullscreen-Funktion" :wawision:icon_max.png?20 ist die Pinwand auch besprechungstauglich: :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand_max.png:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand.png

Neue Pinwand anlegen (Gruppenpinwand)

Mein Bereich → Pinwand → :wawision:icons_neu_klein.png?20
  • Neue Pinwand erstellen :wawision:icons_neu_klein.png?20
  • Name vergeben
  • Benutzer auswählen (Strg-Taste gedrückt halten um mehrere Personen auszuwählen)
  • "Neue Pinwand anlegen"
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand_gemeinsam.png

Pinwand bearbeiten oder löschen

Mein Bereich → Pinwand → :wawision:icon_edit.png?20 Jeder Benutzer kann Pinwände bearbeiten oder löschen, die er selbst erstellt hat.Fremde Pinwände oder die "Eigene Pinwand" können nicht gelöscht werden. :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_pinwand_delete.png

Aufgabenverwaltung

Mein Bereich → Aufgaben

Neue Aufgaben anlegen

Mein Bereich → Aufgaben → :wawision:icon_neu.png?35
Allgemein
  • Bezeichnung der Aufgabe vergeben
  • Mitarbeiter zuweisen (eigene Mitarbeiternummer oder fremde)
  • Kunde hinzufügen (optional: für spätere Zeiterfassung)
  • Beschreibung (=Text für Pinwand-Notiz)
  • Projekt einfügen
  • Sonstige Einstellungen: Prio, Datum, Abgabezeit, etc.
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_neuanlegen.png Hinweis: Ab Version 17.3 gibt es einen Button um von der Aufgabe direkt in das Projekt zu springen:
:wawision:aufgabe_projekt_button.png
E-Mail Erinnerung
Voraussetzung für die E-Mail Erinnerung ist :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_neuanlegen_mail.png Ab Version 17.3 ist es möglich nach Erstellen der Aufgabe, eine E-Mail Benachrichtigung mit den relevanten Daten der Aufgabe an den zugewiesenen Mitarbeiter zu senden. :wawision:aufgabe_.png
Notizen
Platz für Notizen :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_neuanlegen_notiz.png

Übersicht eigener Aufgaben

In der Übersicht sind immer die eigenen Aufgaben zu sehen.Diese können mit dem Filter sortiert werden (Anschließendes Herunterladen als .csv etc. möglich) Aufgaben können nochmals bearbeitet, erledigt oder gelöscht werden: :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben.png

TODO-Liste PDF

Die Todo-Liste kann auch heruntergeladen und ausgedruckt werden:
  • Eigene Aufgaben-Liste als PDF: meine Aufgaben
  • Externe Aufgaben-Liste als PDF: alle von mir zugewiesenen und meine Aufgaben
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_todoliste_eigene.png

Aufgaben Wochenübersicht

Mein Bereich → Aufgaben → Übersicht → Wochenplan An dieser Stelle sind die Aufgaben der aktuellen und der zwei darauffolgenden Wochen im Überblick zu sehen:
  • blau: offene Aufgaben
  • grau: abgeschlossene Aufgaben
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_wochenplanansicht.png
  • Aufgaben können direkt im Wochenplan überarbeitet und verschoben werden
  • Die Erledigung findet über die Dashboard Seite statt (wenn dort angezeigt), über die Pinwand, oder ganz klassisch über die eigene Aufgabenliste
  • Die Wochen-Ansicht ermöglicht dem Team-Leiter eine Planung einzelner kleinerer Aufgaben oder die Planung über längere Zeiträume hinweg
  • Der Bearbeiter kann sich hauptsächlich nach den Prio-Aufgaben und Aufgaben für heute richten und diese als Listen erledigen

Übersicht Aufgaben anderer Benutzer

Es können auch Aufgaben und Wochenpläne anderer Benutzer eingesehen werden:
  • Planung der Abgaben für andere Mitarbeiter
  • Planung der eigenen Aufgaben
Hinweis: ist für "Admin" immer freigeschaltet. Ab der 18.2 gibt es das Recht "Aufgaben → alle", mit dem auch Benutzer die Aufgaben anderer Benutzer sehen können. :wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_aufgaben_wochenplanansicht_andere.png

Zeiterfassung für Aufgabe

In der Aufgabe können folgende Optionen für die Zeiterfassung markiert werden. :wawision:aufgabe_zeiterfassung.png Wenn Sie die Aufgabe letztlich über folgendes Icon abschließen, gelangen Sie im Anschluss in die Oberfläche für die Zeiterfassung. :wawision:aufgabe_abschluss.png

Gemeinsamer Kalender

Der Kalender ist auf der Dashboard-Seite einsehbar, ebenso über: Mein Bereich → Kalender:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_kalender.png

Termine anlegen

  • Auf den Tag klicken
  • Felder ausfüllen
  • Farbe vergeben
  • Sichtbarkeit des Termins/Eintrags festlegen: Privat (keine Personen auswählen, Haken nicht setzen) Für Gruppe sichtbar (Benutzer anwählen) Öffentlich (Haken: "Öffentlich")
  • speichern
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_kalender_neuanlegen.png

Wiki

Aufbau Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis/die Startseite kann mit verschiedenen Überschriften und Listenpunkten aufgebaut werden:
  • Verlinkung auf Seiten
  • Bearbeitung dieser Unterseiten (ggf. wieder als Menüseite)
  • Erneute Verlinkung
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_wiki_inhaltsverzeichnis.png

Neue Seite erstellen

  • "neu"
  • Name vergeben
  • "anlegen"
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_wiki_neueseite.png

Anlegen einer Navigationsseite

Hier zu einfach die URL von Xentral um das folgende Modul erweitern und aufrufen: index.php?module=wiki&action=list&name=Navigation Dadurch können Sie, wie folgt, eine neue Navigationsseite anlegen: :wawision:wiki_navigation_anlegen.png :wawision:wiki_stichpunktliste.png Das Ergebnis ist eine Stichpunktliste über die Sie zu den einzelnen Seiten gelangen. :wawision:wiki_stichpunktliste2.png

Seiten verlinken

  • Den Link zu einer Seite aus der Browser-Zeile kopieren
  • Icon "Link erstellen" auf der gewünschten Seite auswählen
  • Link Einfügen
  • Titel vergeben
  • "ok"
:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_wiki_link_auf_seite.png

Inhaltsseiten füllen

:wawision:kurzanleitung_teamfunktionen_verwenden_wiki_inhaltsseite.png

Chatfunktion

Übersicht

Unter Mein Bereich => Chat befindet sich die Chat-Funktion um mit Kollegen direkt oder öffentlich zu chatten. :wawision:chat_uebersicht.png
Prio Nachricht
Mit dem Prio Haken unten rechts können Sie eine Nachricht mit Prio verschicken. Dadurch bekommt der Mitarbeiter an den die Nachricht bekommt auch ein kleines Popup im Browser. :wawision:chat_prio.png

E-Mail Benachrichtigung von ungelesenen Nachrichten

Ab Version 18.4 ist es möglich sich eine E-Mail schicken zu lassen von ungelesenen Chat-Nachrichten. :wawision:chat_e_mail.png Wichtig hierbei ist, dass der Prozessstarter dafür aktiv ist: :wawision:chat_e_mail_prozessstarter.png

E-Mail

Hier sieht man alle E-Mails, die dem E-Mail Account des Mitarbeiters entsprechen.

Posteingang

:wawision:email_posteingang.png

Alle Posteingänge

Mailausgang

Hier werden alle E-Mails angezeigt, die vom E-Mail des Mitarbeiters verschickt wurden. :wawision:email_mailausgang.png

FAQs

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