Verbindlichkeiten erfassen und bezahlen

Eine Verbindlichkeit ist die Verpflichtung eines Schuldners gegenüber seinem Gläubiger. Einfach ausgedrückt ist das die Rechnung, die Sie von Ihrem Lieferanten bekommen. Das Modul Verbindlichkeiten beinhaltet alle wichtigen Funktionen wie das Ablegen der gescannten Rechnung zur Verbindlichkeit, Verbuchen der unterschiedlichen Steuersätze, Kontrolle der Rechnung über die Rechnungseingangsprüfung und die Wareneingangsprüfung, zusätzliche Vorkontierung für die FIBU sowie die terminierte Ausgabe der Verbindlichkeit als SEPA-Überweisung inkl. Berücksichtigung der Skonto Einstellungen. Bevor Sie mit der Einrichtung oder Verwendung der Verbindlichkeiten loslegen, sollten Sie sich unbedingt das Video zum Thema "Das Verbindlichkeiten Modul" ansehen.

Verbindlichkeiten können über zwei Wege erfasst werden:
  • Manuell eine neue Verbindlichkeit anlegen
  • Aus einer Bestellung eine oder mehrere Verbindlichkeiten erzeugen

Übersicht

:wawision:verbindlichkeit_uebersicht.png

Filter

Ab Version 17.3 und 17.4 kamen Filter für Verbindlichkeiten mit dazu:
  • Zahlbar bis [Datum] => bezieht sich auf "Zahlbar bis" Feld in einer Verbindlichkeit
  • Wareneingang OK fehlt → Ampelicon für die Wareneingangsprüfung ist orange (Wareneingangsprüfung ist noch nicht bestätigt (Haken))
  • Rechnungseingang OK fehlt → Ampelicon für die Rechnungseingangsprüfung ist orange (Rechnungseingangsprüfung ist noch nicht bestätigt (Haken))
  • PDF Anhang fehlt → Verbindlichkeiten ohne PDF Anhang (wenn eine Verbindlichkeit keine PDF Datei zugewiesen hat)
  • Kontoverknüpfung fehlt → die Zuordnung zu einer Kontobuchung ist (noch) nicht erfolgt
  • Auch stornierte → auch stornierte Verbinldichkeiten anzeigen
  • Alle → alle Verbindlichkeiten (auch stornierte, gebuchte etc.)
  • Archiv (bezahlte Verbindlichkeiten) → alle gebuchten (oder als erledigt markierten) Verbindlichkeiten
  • Klärfälle → alle Klärfälle

Bezahlte Verbindlichkeiten

Wird eine Verbindlichkeit bezahlt, landet diese im Archiv (Filter "Archiv"). Ab Version 17.4 werden verknüpfte Zahlungseingänge im Mini-Detail der Verbindlichkeit dargestellt:
:wawision:verbindlichkeit_buchung_minidetail.png

Verbindlichkeiten erfassen

Verbindlichkeiten manuell erfassen

Buchhaltung → Verbindlichkeiten → NEU :wawision:verbindlichkeit_001.png?direct Verbindlichkeiten können manuell ohne Verknüpfung zu einer Bestellung erstellt werden.Diese Verknüpfung ist rückwirkend jedoch möglich. Jede gespeicherte Verbindlichkeit erhält eine fortlaufende Nummer, die auf der Rechnung notiert werden kann.
Erhalten Sie eine Lieferantengutschrift, können Sie diese mit einer Verbindlichkeit erfassen. Dazu tragen Sie den Wert der Lieferantengutschrift als negativen Betrag ein und führen die Vorkontierung durch.
Im Finanzbuchhaltung Export wird dann das entsprechende Kreditorenkonto bebucht und das Minuszeichen vor dem Betrag entfernt.
In Xentral stornierte Verbindlichkeiten werden beim FiBu Export nicht mit ausgegeben. Ab Version 17.4 wird beim Feld Rechnungs Nr. geprüft, ob ähnliche Rechnungsnummern in anderen Verbindlichkeiten vorkommen.
:wawision:verbindlichkeit_rechnungsnr_doppelt.png

Verbindlichkeiten über eine Bestellung erzeugen

Einkauf → Bestellung → :wawision:icon_details_open.png?20 :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_bestellungminidetail.png Eine oder mehrere Verbindlichkeiten können direkt aus einer Bestellung erzeugt werden.
  1. Verbindlichkeit anlegen: :wawision:button_verbindlichkeit_anlegen.png?110
  2. Verbindlichkeit ausfüllen: vorgeschlagen wird der Komplettbetrag. Falls Teilbetrag, bitte umändern und speichern.
  3. Die Verbindlichkeit wird in der Bestellung angezeigt: :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_anzeigeinbestellung.png?400
  4. Weitere Verbindlichkeiten zu dieser Bestellung können erzeugt werden, bis: :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_anzeigedifferenz.png?200
  5. Komplett gelieferte Bestellungen abschließen: :wawision:button_bestellung_abschliessen.png?110
  6. Artikel aus dieser Bestellung werden im Wareneingang nicht mehr angezeigt (Die Bestellung ist geschlossen)
:wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_abschliessen.png
Mehrere Bestellungen in einer Verbindlichkeit zusammenführen
Zu einer Verbindlichkeit können auch mehrere Bestellungen eines Lieferanten verknüpft werden. Hierbei können in der Verbindlichkeit die Beträge zu den jeweiligen Bestellungen aufgeteilt werden. Die Meldung oben informiert über den aufzuteilenden Betrag. Für die Überweisung via XML ist der Betrag vorne in der Verbindlichkeit ausschlaggebend. Die einzelnen zugeordneten Beträge bei "Zuordnung Bestellungen" sind hier nur zu Informationszwecken und der richtigen Darstellung in der Bestellung. :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_mehrere.png?direct

Verbindlichkeiten aus einem Zahlungseingang erzeugen

Ab der Version 18.3 ist es möglich, eine Verbindlichkeit direkt aus einem Zahlungseingang erzeugen und direkt zu verknüpfen: :wawision:zahlungseingang_weiter_als_verbindlichkeit.png Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt. :wawision:verbindlichkeit_dialogfenster.png

Verbindlichkeiten kontieren (ab Version 17.1)

Verbindlichkeiten können direkt vorkontiert werden:
  • Nummer der Kontierung in das Feld eingeben (ggf. mit Steuerschlüssel oder Automatikkonto)
  • speichern
Das Konto wird für den gesamten Betrag verwendet und wird bei "Vorkontierungen" gespeichert. Hier können die Kontierungen auch nachbearbeitet werden. :wawision:verbindlichkeiten_kontieren_001.png?direct Soll eine Verbindlichkeit in mehrere Teile aufgesplittet werden, so ist dies über "Vorkontierungen" möglich:
  • Betrag direkt hier in zwei Buchungen splitten und kontieren
  • (alternativ können Sie auch die Summe vorne auf das erste Konto buchen und hier nachbearbeiten)
:wawision:verbindlichkeiten_kontieren_002.png?direct
Kontierung vornehmen
:wawision:kontierung_001.png?direct
:wawision:kontierung_002.png?direct
:wawision:kontierung_003.png?direct
Nach Kontierungen Filtern:In der Übersicht der Verbindlichkeiten gibt es die Möglichkeit, nach Kontierungen zu filtern.
  • Suchbegriff oder Datum eintragen (z.B. Kontonummer, Datumsbereich etc.)
:wawision:verbindlichkeiten_kontieren_003.png?direct

Verbindlichkeiten Positionen

Ab Version 17.4 gibt es das Tab "Positionen" um Positionen aus der verknüpften Bestellung zu laden. :wawision:verbindlichkeiten_positionen_wareneingang.png Mit dem "Positionen aus Wareneingang neu laden" Button werden die Positionen aus der Bestellung geladen.
Dies dient nur der Übersicht - der Wert der Verbindlichkeit ändert sich dadurch nicht.
Hinweis: Wird die Verbindlichkeit über eine Bestellung erstellt, deren Wareneingang schon gebucht wurde, werden die Positionen in der Verbindlichkeit automatisch gefüllt.

Verbindlichkeiten PDF-Datei Vorschau

Ab Version 17.3 gibt es einen zusätzlichen Reiter "Vorschau".
Hier werden alle PDFs als Sammel-PDF angezeigt, die als Datei in einer Verbindlichkeit hochgeladen wurden (als "sonstige Datei").
:wawision:verbindlichkeiten_vorschau_button.png

Besteuerung der Verbindlichkeiten in Adressen

Ab Version 17.3 gibt es ein zusätzliches Dropdown in einer Adresse => Zahlungskonditionen / Besteuerungen.
Dadurch können Sie die Besteuerung der Verbindlichkeit direkt in der Lieferanten-Adresse festlegen.
:wawision:adresse_zahlungskonditionen_.png

Regelmäßige Verbindlichkeiten

Im Tab regelmäßige Verbindlichkeiten können Sie via Zahlungseingang, oder einem bestimmten Tag im Monat Verbindlichkeiten automatisch mit vorgegebenen Daten anlegen lassen. :wawision:verbindlichkeiten_regelmaessig_uebersicht.png Mit dem "neuen Eintrag anlegen" können Sie einen Eintrag hinzufügen. Auswahl:
  • Auswahl => Per Zahlungseingang oder per Datum auswählen
  • Art => Wenn per Zahlungseingang oben ausgewählt wurde, hat man die Möglichkeit zwischen Verbindlichkeit, Kontenrahmen und Importfehler zu wählen. Kontenrahmen bucht die Zeile auf einen bestimmten Kontenrahmen und Importfehler markiert die Zeile als Importfehler
  • Aktiv => Nur aktive Einträge werden für regelmäßige Verbindlichkeiten ausgewertet

Per Zahlungseingang anlegen

Diese Option funktioniert wenn Xentral anhand der Filter in den regelmäßigen Verbindlichkeiten eine Zahlungseingangs-Zeile entdeckt, die den Anforderungen dieser eingestellten Filter entspricht. Sollte dies der Fall sein, wird automatisch eine Verbindlichkeit angelegt. Neben einer Verbindlichkeit können Sie diese Zeile auch automatisch auf Importfehler oder auf einen Kontenrahmen stellen lassen. :wawision:verbindlichkeiten_regelmaessig_zahlungseingang.png Filter:
  • Buchungstext → dieser Buchungstext auf dem Bankkonto ist immer gleich und soll erkannt werden (z.B: "Dauermietvertrag 12345X"). Sie können auch mit %Text% nach einem Textbaustein mitten im Buchungstext filtern. Z.B. %Miete% bei "Das ist die Miete, die fällig wird".
  • Soll => dieser Betrag in der Spalte SOLL soll erkannt werden
  • Haben => dieser Betrag in der Spalte HABEN soll erkannt werden
  • Gebühr => dieser Betrag in der Spalte GEBÜHR soll erkannt werden
  • Währung => die Buchung hat folgende Währung
Verbindlichkeit:
  • Lieferant => die Verbindlichkeit soll auf diesen Lieferanten angelegt werden
  • Gegenkonto => die Verbindlichkeit soll auf dieses Gegenkonto angelegt werden (z.B. Bürobedarf: 906815)
  • Rechnung Nr => die Verbindlichkeit soll diese Rechnungsnummer erhalten (z.B. NR. 12345X)
  • Verwendungszweck => die Verbindlichkeit soll diesen Buchungstext erhalten
  • Kostenstelle => die Verbindlichkeit soll diese Kostenstelle erhalten
  • Zahlweise => bitte wählen Sie die Zahlunsweise für die Verbindlichkeit aus
  • Freigabe => Haken setzen in der erstellen Verbindlichkeit für Wareneingangsprüfung / Rechnungseingangsprüfung
Kontenrahmen:
  • Gegenkonto => Das Gegenkonto auf das die Zeile im Zahlungseingang verbucht werden soll
Importfehler:
  • Grund => Der Grund für den Importfehler, der in der Buchung vermerkt wird

Automatisch nach Datum

Anders als bei der Option via Zahlungseingang, wird die Verbindlichkeit automatisch angelegt, wenn ein bestimmter Tag im Monat erreicht wurde. Dann reicht es in die Verbindlichkeiten-Übersicht zu klicken um die Verbindlichkeit automatisch anzulegen. :wawision:verbindlichkeiten_regelmaessig_datum.png Zusätzliche Felder gegenüber der Option via Zahlungseingang: Filter:
  • Tag => Tag im Monat, an dem die Verbindlichkeit erstellt werden soll
Verbindlichkeit:
  • Betrag => Dieser Betrag wird für die Verbindlichkeit übernommen
  • Währung => Diese Währung wird für die Verbindlichkeit übernommen

Verbindlichkeiten zur Zahlung freigeben

Buchhaltung → Verbindlichkeiten Zur Zahlung freigegebene Verbindlichkeiten sind grün. Nur diese Verbindlichkeiten können von der Buchhaltung zur Bezahlung geholt werden. :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_uebersicht.png
  • :wawision:ware_stop.png?20 keine Wareneingangsprüfung
  • :wawision:summe_stop.png?20 keine Rechnungseingangsprüfung
  • :wawision:ware_go.png?20 Wareneingangsprüfung erfolgt
  • :wawision:summe_go.png?20 Rechnungseingangsprüfung erfolgt
Die Schaltung der Ampel wird direkt in der Verbindlichkeit vorgenommen. Zur Verbindlichkeit gelangt man auch direkt über die Bestellung. :wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_warenundrepruefung.png

Verschiedene Zahlungsweisen

Vorkasse
Vorkasse Zahlungen werden auch ohne Wareneingangsprüfung in den SEPA-Zahlungsverkehr übernommen.Die Prüfung des Wareneingans kann dann im Nachhinein direkt über das Tab "Archiv" erfolgen. Hier werden die Ampeln weiterhin angezeigt. Gibt es eine zugehörige Bestellung, ist diese ebenso noch nicht abgeschlossen.

Verbindlichkeiten bezahlen

Manuell ohne Kontoeinbindung

Buchhaltung → Verbindlichkeiten → :wawision:ack.png?20
  1. Verbindlichkeit bezahlen
  2. :wawision:ack.png?20 klicken (markiert die Verbindlichkeit als bezahlt)

Bezahlung über den SEPA-Zahlungsverkehr

Buchhaltung → SEPA-Zahlungsverkehr (-> Verbindlichkeiten laden)
  1. "Verbindlichkeiten laden" holt alle freigegebenen Verbindlichkeiten ab
  2. Verbindlichkeiten auswählen (Haken setzen oder vorausgewählte fällige verwenden)
  3. Bankkonto auswählen
  4. Datei erzeugen :wawision:sammelueberweisung_anlegen_und_als_bezahlt_markieren.png?300
  5. "SEPA Sammelüberweisungen" anklicken und Datei herunterladen :wawision:download.png?20
  6. Nach der Überweisung (über Bank oder Software) Datei als abgeschlossen markieren :wawision:forward.png?20
:wawision:kurzanleitung_verbindlichkeiten_erfassen_bezahlen1.png Informationen zur Einrichtung des SEPA Zahlungsverkehrs finden Sie hier.

Automatisch Verbindlichkeit auf bezahlt setzen in Zahlungsweise

Ab Version 17.3 ist es auch möglich über Administration => Einstellungen => Zahlungsweisen eine neue Zahlungsweise mit folgender Option zu hinterlegen: :wawision:verbindlichkeit_bezahlt_zahlungsweise.png Danach können Sie diese Zahlungsweise beim entsprechenden Lieferanten unter dem Tab "Zahlungskonditionen/Besteuerung" hinterlegen. Alle Verbindlichkeiten auf diesen Lieferanten werden dann automatisch auf bezahlt gesetzt und landen im Archiv. :wawision:verbindlichkeit_bezahlt_status.png

Neue Überweisung anlegen (manuell)

Im Sepa-Zahlungsverkehr können Überweisungen auch ohne Verbindlichkeiten direkt angelegt werden. Auf diese Weise können z.B. Rückerstattungen an MItarbeiter eingetragen und beim nächsten Überweisungslauf mitgenommen werden:
  • "neue Überweisung" anklicken
  • Daten ausfüllen
  • speichern
  • die Überweisung erscheint jetzt in der Liste
:wawision:sepa_zahlungsverkehr_001.png?direct :wawision:sepa_zahlungsverkehr_002.png?direct

FAQs

War der Artikel hilfreich?
Vielen Dank für Ihr Feedback!

Made with ❤ at zwetschke.de