Zahlungseingang und Kontoimport




Zahlungseingang - Import von Kontoauszügen

Heute bieten Banken ihren Kunden die Möglichkeit, alle Kontobewegungen jederzeit über ein Webportal als CSV-Datei zu exportieren. Diese CSV Dateien können in Xentral importiert werden, um Zahlungsein- und abgänge im System zu registrieren, und mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen. Um die Kontobewegungen importieren zu können, muss in Xentral für jedes Ihrer Konten ein 'Geschäftskonto' definiert werden. Die Beschreibung dazu finden Sie hier.

Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen"

Ab der Version 19.1 gibt es den Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen", dieser sollte alle ​​erkannten Buchungen auf einmal verbuchen, unabhängig davon ob die diese sich auf anderen Seiten befinden. :wawision:alle_erkannten_buchungen_fertigstellen.png?

Import der Kontoauszugs-Dateien

Importieren Sie unter "Buchhaltung->Zahlungseingang" die aktuellen Kontoauszüge Ihrer Geschäftskonten, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen. Die Datei kann über "Durchsuchen" und "Importieren" eingespielt werden.
  • Einnahmen sind grau markiert
  • Ausgaben sind rot markiert
  • Gefundene Aufträge/Rechnungen sind grün markiert
Xentral erkennt beim Kontoimport automatisch, ob eine Buchung zu einem früheren Zeitpunkt bereits importiert wurde. In diesem Fall wird die Buchung nicht erneut importiert. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_bild2.png

Verknüpfen der Zahlungen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Verbindlichkeit)

Wenn der Betreff einer Überweisung Hinweise auf eine(n) Rechnung/Auftrag enthält, und der Überweisungsbetrag mit dem Auftragswert übereinstimmt, schlägt Xentral die passende Verknüpfung automatisch vor (grüne hinterlegte Zeilen im Screenshot). Dabei werden Zahlungen bei Vorkasse-Bezahlarten (z.B. PayPal, Kreditkarte, Vorkasse) mit Aufträgen, und bei anderen Bezahlarten mit Rechnungen verknüpft (z.B. Zahlung auf Rechnung, Barzahlung, Nachnahme). Nicht automatisch erkannte Zahlungseingänge bleiben grau hinterlegt, und können manuell mit den passenden Aufträgen/Rechnungen/Gutschriften verknüpft werden. Zahlungsabgänge werden in der Import-Ansicht (Screenshot) rot hinterlegt. :wawision:wawision_kurzanleitung_ablauf_des_versands_von_auftraegen_bild3.png Ab der Version 18.3 gibt es auch in der Übersicht der Zahlungseingänge eine direkte PDF-Vorschau für die Belege, die verknüpft werden können (Verbindlichkeiten, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge). :wawision:pdf-vorschau_im_zahlungseingang.png Um welche Art der Buchung es sich handelt, erkennen Sie an der Farbe der Zeile.
  • Grün = Zahlungseingang, der erfolgreich auf eine Rechnung oder einen Auftrag verknüpft werden konnte
  • Grau = Nicht erkannte Einnahme bzw. positive Buchung
  • Rot = Ausgabe bzw. negative Buchung, die nicht zugeordnet werden konnte
  • Lila = Negative Buchung, die einer Verbindlichkeit zugeordnet werden konnte
  • Orange = Erkannte Buchung auf stornierten Auftrag/Rechnung

Klärfall

Ab Version 18.3 ist ein schnelles Erstellen von Klärfällen direkt in der Übersicht Zahlungseingang möglich. Über das !-Icon gelangen Sie in das Dialogfenster, um die Buchung als Klärfall zu markieren und einen Grund zu hinterlegen. :wawision:klaerfall_in_zahlungseingaengen.png Nach Klärfällen kann im Reiter Kontoauszüge gefiltert werden. Diese Markierung kann zum Beispiel der Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter, der den Zahlungseingang bearbeitet und der Buchhaltung dienen. :wawision:filtern_nach_klaerfaellen.png

Verbindlichkeiten verknüpfen

Ab Version 17.3 ist es möglich auch Verbindlichkeiten im Zahlungseingang zu verknüpfen.
Dabei wird der Status der Verbindlichkeit auf "bezahlt" gesetzt.
Sollte der Zahlungsimport rückgängig gemacht werden, wird der Status der Verbindlichkeit nicht zurückgesetzt. Sie bleibt auf "bezahlt". Damit sollen mehrfache Auszahlungen verhindert werden.
:wawision:zahlungseingang_verbindlichkeiten.png
Eine Zahlung auf mehrere Aufträge buchen
Zahlungen können auch auf mehrere Aufträge gebucht werden:
  • Aktion: "Auftragsguthaben" auswählen (analog für Rechnung oder Gutschrift)
  • Feld: "Auftrag" → hier werden die Auftragsnummern mit Komma getrennt eingegeben. (keine Leerzeichen verwenden!)
Ist die Summe des Zahlungsbetrags kleiner als der Wert beider Aufträge, wird auf die zuletzt gebuchte Auftragsnummer der vorhandene "Restbetrag" gebucht. Dieser Auftrag wird nicht als bezahlt markiert, da zu wenig Geld verknüpft ist. :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_auftraege_kommagetrennt.png Hinweis: Skonto wird beim Verknüpfen mehrerer Aufträge nicht verarbeitet.
Rücklastschriften auf eine Rechnung verbuchen
Rücklastschriften können erneut auf eine Rechnung verbucht werden. Die Rechnung wird dann wieder auf "offen" umgestellt und der Lastschriftbetrag wird inkl. der Gebühr angezeigt: :wawision:kurzanleitung_lastschrift_verknuepfen.png?direct Die Rechnung wird ganz normal im Mahnwesen angezeigt.Sobald der Kunde überwiesen hat, können Sie die neue Zahlung wieder auf die Rechnung buchen. Die Restsumme (Gebühr) kann entweder als Skonto gegeben werden oder der Kunde überweist diese nach.
Zahlungseingang splitten
Kontoauszugsbuchungen können auch gesplittet werden, wenn z.B. zwei Rechnungen in einer Summe bezahlt wurden oder eine Überzahlung stattgefunden hat. Beispiel:
Rechnungsbetrag: 8,12
Gutschrift: 3,70
Kunde bezahlt: 4,42 (RE-GS)
Im Zahlungseingang klickt man bei einer solchen Buchung auf das Aufsplitt Icon (Hinweis: ab Version 18.1 ist das Spliticon im "Stift-Icon" enthalten, es kann also direkt das editier Icon verwendet werden um zu splitten):
:wawision:zahlungeingang_splitten_icon.png
Danach kann man nach der Belegnummer (RE) suchen und über den Pfeil die Angaben des Belegs übernehmen.
:wawision:zahlungseingang_splitten_popup_1.png
Mit einem Klick auf den "Speichern" Button unten, wird die Buchung abgeschlossen und erscheint als neue Zeile. Die ursprüngliche Zeile wird türkis markiert und besteht aus dem restlichen Betrag. Diese Zeile können Sie jetzt mit der Gutschrift verknüpfen und auf "Buchungen fertigstellen" klicken:
:wawision:zahlungseingang_splitten_gs.png

Verknüpfen der Kosten

Ausgaben und Einnahmen, die nicht Kundenkonten (Aufträge, Rechnungen, Gutschriften) betreffen, können direkt auf Konten des hinterlegten Kontenrahmens gebucht werden. :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontenrahnmen_verknuepfen.png

Erstellen von Verbindlichkeiten

Ab der Version 18.3 ist es zudem möglich, Verbindlichkeiten direkt aus Zahlungseingängen heraus zu erstellen und zu verknüpfen. :wawision:zahlungseingang_weiter_als_verbindlichkeit.png Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt. :wawision:verbindlichkeit_dialogfenster.png

Übersicht über alle Kontoauszüge

Ab Version 17.3 gibt es ein neues Tab um alle Kontoauszüge über alle Geschäftskonten hinweg zu sehen. Natürlich werden hier immer noch die Projektzuordnungen des Mitarbeiters beachtet, damit man nicht zu viel sieht. :wawision:zahlungseingang_alle_kontoauszuege.png In dieser Oberfläche hat man die gleichen Filter-Möglichkeiten, wie in den Buchungsübersichten der einzelnen Konten.

Auflösen von Verknüpfungen

Verknüpfungen von Dokument <-> Kontoauszugsbuchung können wieder aufgelöst werden.Bitte beachten Sie, dass hierbei keine neue Buchung (für die Buchhaltung) erzeugt wird. Die ursprüngliche Buchung wird gelöscht und die neue Buchung erzeugt. Datum der Buchung ist weiterhin das Datum der Bankbuchung. Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:expand.png?direct&18 :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_006.png?direct
  • Verknüpfte Kontobuchungen erhalten den Status "abgeschlossen"
  • Noch nicht verknüpfte Kontobuchungen den Status "prüfen"
  • Als "Importfehler" verbuchte Kontobuchungen werden durchgestrichen dargestellt
Abgeschlossene Verknüpfungen können mit der Aktion :wawision:delete.gif?direct&20 aufgelöst werden:
  • "Soll die Verknüpfung aufgelöst werden?"
  • "ok"
:wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_007.png?direct Diese Buchung wird geöffnet und ist bei den Kontoauszügen nun wieder erneut zu verbuchen. Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:icon_edit.png?direct&20

Markieren als Importfehler oder Abgeschlossen

Ab Version 18.2 ist es möglich mit einem Klick auf das Edit Icon noch zusätzliche Eigenschaften festzulegen. :wawision:kontoauszuege_neue_eigenschaften_import_abgeschlossen.png Importfehler: Markiert diese Buchung als Importfehler und verhindert somit, dass diese Buchung im FiBu Export erscheint.
Abgeschlossen: Markiert diese Buchung als abgeschlossen und verhindert, dass diese Buchung wieder im Zahlungseingang aufgeführt wird.

Digitale Suche in Buchungen

Das Suchfeld ermöglicht eine Suche nach Inhalten in Kontoauszugsbuchungen.Z.B. die Umsatzsteuerabbuchungen des Finanzamtes im letzten Jahr für das Steuerbüro. Hier kann blitzschnell nach Namen, Behörden oder anderen Texten gesucht werden. Das Suchergebnis kann als Liste per Knopfdruck exportiert werden.

Manuelle Bearbeitung der Verknüpfungen (Expertenmodus)

Buchhaltung → Zahlungseingang → :wawision:expand.png?direct&18 Die Verknüpfung eines Zahlbetrages auf einen Auftrag oder eine Rechnung kann auch manuell bearbeitet bzw. abgeändert werden (z.B. Änderung der Aufteilung eines Betrages auf mehrere Rechnungen) Die Verknüpfung eines Kontoauszuges auf eine oder mehrere Rechnungen ist direkt bei den Kontoauszügen ersichtlich. Klappen Sie hierzu die Zahlung vorne mit dem blauen Pfeilchen auf: :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_001.png?direct Um diese Buchungen zu ändern klicken Sie auf editieren :wawision:icon_edit.png?direct&20.Nun erhalten Sie die Ansicht dieser einzelnen Bankbuchung. Unten ist die Verknüpfung auf eine oder mehrere Rechnungen zu sehen. Diese können bearbeitet werden :wawision:icon_edit.png?direct&20 :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_002.png?direct Klicken Sie auf die einzelne Buchung und bearbeiten Sie den Betrag, indem Sie einen neuen Betrag eingeben (z.B 10 EUR werden mit Trennzeichen "Punkt" eingegeben: 10.00) und auf "ok" klicken. :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_003.png?direct In diesem Expertenmodus ist zu berücksichtigen, dass die geänderten Beträge zusammenaddiert die Summe der Kontobuchung ergeben. Die Änderung sieht dann z.B. folgendermaßen aus: :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_004.png?direct Die Buchung für eine einzelne Rechnung ist im Protokoll des Dokumentes zu sehen: :wawision:kurzanleitung_zahlungseingang_kontoauszuege_005.png?direct

Löschen eines Kontoimports

Ein Datenimport einer Kontoauszugsdatei kann auch wieder Rückgängig gemacht werden.
Es kann immer nur der letzte Import rückgängig gemacht werden. Dabei werden Verknüpfungen wieder gelöst - mit Ausnahme von Verbindlichkeiten.

Live-Import des Kassenbuchs

Ab Version 17.3 ist es möglich über den Zahlungseingang einen Live-Import durchzuführen. Dazu wählt man im Zahlungseingang das Kassenbuch aus und klickt danach auf den "Live-Import" Button: :wawision:zahlungseingang_kassenbuch_liveimport.png Hinweis: Der Live-Import holt die Buchungen bis zum letzten Tagesabschluss ab.

FAQs

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