Zentraler Einkauf mit Bestellungen und Bestellvorschlägen

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Bestellung neu anlegen

Einkauf → Bestellung → :wawision:icon_neu.png?35

Lieferant auswählen

  • neue Bestellung anlegen
  • Lieferant auswählen (Rolle Lieferant muss in Adresse vergeben sein)
  • "übernehmen"
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  • weitere Felder ggf. ausfüllen
  • speichern
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Artikel ohne hinterlegten Einkaufspreis bzw. Standardlieferant

Möchten Sie einen Artikel bestellen, zu dem kein Einkaufspreis bzw. Standardlieferant in den Stammdaten hinterlegt ist, müssen Sie bei dem Artikel in den Stammdaten unter "Sonstige Einstellungen" die Option "Einkauf bei allen Lieferanten" aktiviert haben: :wawision:bestellung_allelieferanten.png

Bestellung freigeben

  • "Freigeben" (Button links oben oder "Aktion" → Statusänderung: von "In Bearbeitung" auf "Freigegeben" Vergabe einer Bestellnummer)
:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_neue_bestellung_freigabe.png Hinweis: Freigegebene Dokumente haben eine Nummer aus dem Nummernkreis und können nicht mehr komplett gelöscht werden. Diese Dokumente können nur noch storniert werden.

Bestellung abschicken

Im rechten Aktions-Menü gibt es die "Abschicken" Option, mit dem Sie die Bestellbestätigung an den Kunden schicken können. :wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_neue_bestellung_abschicken.png Hier stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: :wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_neue_bestellung_abschicken1.png Hinweis: Das Abschicken per E-Mail ist möglich, wenn es einen hinterlegten E-Mail Account gibt. Das Abschicken an einen Drucker, wenn dieser eingerichtet ist. Hinweis: Ab Version 18.2 gibt es die Möglichkeit eine Checkbox anzuhacken, um das Xentral-Austauschformat an den Empfänger zu übermitteln. Im Falle der Bestellbestätigung erhält der Empfänger eine CSV-Datei, die er wie einen normalen Kundenauftrag über das Modul "Belege Importer" in sein Xentral laden kann.

Positionen einlagern

Hier wird die Bestellung in den voreingestellten Lagerplätzen eingelagert. Dies ist ein Schnellverfahren zum Einlagern. Generell wird empfohlen die Bestellung über den Wareneingang anzunehmen. Sofern diese Funktion nicht genutzt wird, kann Ware auch über "Positionen einlagern" ins Lager gebucht werden. Wenn keine Lagerplätze eingestellt sind (Standardlager im Artikel), wird die Bestellung in das erste Lager (kein Sperrlager, kein Nachschublager, kein Verbrauchslager) gebucht.Wie Sie ein Lager einrichten, finden Sie hier. :wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_neue_bestellung_einlagern.png Hinweis: Die Bestellung muss erst abgeschickt werden, bevor diese Option erscheint.

Bestellvorschlag nutzen

Einkauf → Bestellvorschlag Hinweis: Im Artikelstamm müssen Einkaufspreise für den jeweiligen Lieferanten hinterlegt sein, damit ein Bestellvorschlag überhaupt berechnet werden kann.

Lieferanten

zeigt alle Lieferanten, bei denen
  • Bestellungen getätigt werden sollten (blau, da Mindestmenge unterschritten)
  • Bestellungen getätigt werden müssen (rot, da Aufträge aktiv sind und nicht genug Ware im Lager liegt)
Hinweis: Aktion "Bestellvorschlag" liefert direkt eine Bestellvorschlagsliste mit den Standardeinstellungen (Berechnungsgrundlage 3 Monate, nur offene Aufträge) :wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_bestellvorschlaegenuebersicht.png

Fehlende Artikel

zeigt alle fehlenden Artikel in einer Einzelauflistung, die
  • nachbestellt werden sollten (blau, da Mindestmenge unterschritten)
  • nachbestellt werden müssen (rot, da Aufträge aktiv sind und nicht genug Ware im Lager liegt)
:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_bestellvorschl_fehlendeartikel.png

Nachbestellte Artikel

zeigt alle nachbestellten Artikel in einer Einzelauflistung, die
  • aktuell im Zulauf sind
:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_bestellvorschl_nachbestellteartikel.png

Bestellvorschlag

Hier kann ein beliebiger Lieferant für einen Bestellvorschlag ausgewählt werden Hinweis: Voraussetzung ist, dass die gewählte Adresse eine Lieferantennummer hat (Rolle in Adresse) und es Artikel gibt, die einen Einkaufspreis für diesen Lieferanten hinterlegt haben. Der Artikel muss ein Lagerartikel sein.
  • Lieferant auswählen (Zeichen eingeben, Vorschlag anklicken)
  • Zeitraum der Berechnungsgrundlage auswählen: Hieraus wird die durchschnittliche Artikelmenge ermittelt, die Sie im betrachteten Zeitraum verkauft haben
  • Reichweite der Bestellmenge auswählen: Entweder wird die Artikelmenge ermittelt, mit der Sie Ihre aktuell offenen Aufträge bzw. Produktionen bedienen können; alternativ wird auf Basis der Berechnungsgrundlage prognostiziert, wie viele Artikel Sie für die Nachfrage der nächsten x Monate bestellen müssten
  • starten: Der Bestellvorschlag wird unter Berücksichtigung etwaiger Mindestbestell- bzw. Lagermengen berechnet
:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_bestellvorschl_zeitraum.png Informationen zu den Artikelmengen:
  • Artikelbezeichnung
  • Artikelnummer
  • Lagerzahl
  • Mindestmengen (Artikel)
  • Mindestlager (Artikel)
  • Verbrauch pro Monat
  • Artikel gebucht in offenen Aufträgen
  • Artikel in Bestellungen bei Lieferanten (violett → bestellt, rot → in angelegten Bestellungen)
  • Gesamtverkauf
  • Preis
  • Vorschlag nachzubestellende Menge (orange → muss nachbestellt werden, da Kunden warten)
:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_vorschlag.png :wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_und_bestellvorschl_nachbestellung.png Hinweis: der Bestellvorschlag berücksichtigt alle offenen Kundenaufträge und Reservierungen. Kundenaufträge, die einige Zeit zurück liegen werden also in die Berechnung mit einbezogen. Ebenso alle freigegebenen Bestellungen bei diesem Lieferanten. Stornieren Sie nicht mehr benötigte Aufträge und Bestellungen am Besten regelmäßig im System. Die Bestellungen "In Bearbeitung" haben noch keine Bestellnummer und können deshalb jederzeit gelöscht werden. Ware auf einem Sperrlager wird nicht berücksichtigt ab Version 18.3.

Bestellvorschlag in eine Bestellung umwandeln

Bestellvorschläge können direkt in eine Bestellung übernommen werden:
  • Button: "In Bestellung übernehmen"
Eine neue Bestellung wird angelegt: Ab hier kann mit der Bestellung weitergearbeitet werden, wie bereits oben beschrieben:

Nützliche Übersichten und Auswertungen

Adresse

Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 (Lieferant auswählen) → Lieferprogramm:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_uebersicht01.png Stammdaten → Adressen → :wawision:icon_edit.png?20 (Lieferant auswählen) → Bestellungen:wawision:kurzanleitung_zentraler_einkauf_mit_bestellungen_uebersicht02.png

FAQs

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