docuvita - Die neue Schnittstelle in WaWisionzurück zur Übersicht

Docuvita - Dokumenten-Management-Software

ERP und DMS – WaWision jetzt mit neuer Schnittstelle zu docuvita

Wir haben eine neue Schnittstelle zur Dokumenten-Management-Software – kurz DMS – von docuvita entwickelt. Ab sofort können alle Dokumente aus WaWision direkt in docuvita importiert werden. Das Erleichtert die Suche nach Eingangsbelegen, Rechnungen, Lieferscheinen, E-Mails und vielem mehr – so kann langfristig die Effizienz der Arbeitsabläufe gesteigert werden. Über die Kopplung von ERP- und DMS-System wird auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus älteren Geschäftsjahren sichergestellt.

Übersicht über die Dokumente steigert die Arbeitseffizienz enorm

Mehrere Studien haben die Auswirkungen von Dokumentensuche im Arbeitsalltag untersucht und Mitarbeiter befragt. Im Schnitt geben etwa 25 Prozent der Mitarbeiter an, Schwierigkeiten zu haben, die richtigen Dokumente und Vorlagen zu finden. Häufig gibt es mehrere Versionen, die Informationen werden im falschen Ordner abgelegt oder anders benannt als üblich. Damit alle Dokumente, die in unser ERP-System WaWision einlaufen oder von der Warenwirtschaftssoftware generiert werden, für den schnellen Recherchezugriff verfügbar sind, haben wir eine Schnittstelle zu docuvita entwickelt – einem DMS-System und EMC (Enterprise-Content-Management) System. docuvita richtet sich neben kleinen und mittleren Unternehmen auch an Startups und bedient damit die gleiche Zielgruppe wie WaWision.

Alles in einem System: Fünf Vorteile der Kopplung von ERP und DMS

  • Automatisierter Dokumenteneingang:
    Die Dokumente werden automatisch erfasst und abgelegt. Dadurch, dass die Dokumente nicht manuell archiviert werden, sparen sich die Mitarbeiter Arbeitszeit – und im Nachgang natürlich auch beim Wiederfinden der Unterlagen.

  • Einsparpotenzial bei der Archivierung:
    Die Daten aus zurückliegenden Geschäftsjahren fließen vom ERP- in das ECM-System, das meist günstigeren Server-Speicherplatz bietet.

  • Bessere Dokumentation:
    Da in dem DMS-System klar ersichtlich ist, wann welcher Bearbeitungsschritt vorgenommen wurde, haben die Mitarbeiter jederzeit schnellen Zugriff auf die aktuelle Version.

  • Ortsunabhängiger Zugriff auf die Dokumente:
    Da docuvita ebenfalls eine Cloud-Lösung ist, können Mitarbeiter jederzeit – auch im Home-Office – auf die Dokumente zugreifen.

  • Revisionssichere Archivierung:
    Viele Dokumente aus dem ERP-System müssen so ablegt werden, dass sie den Anforderungen des Handelsgesetzbuches entsprechen. Die gesetzeskonforme Archivierung wird vom DMS-System übernommen.

WaWision überträgt alle Dokumente direkt in das DMS-System docuvita

Die neue Schnittstelle zu docuvita erleichtert WaWision-Nutzern neben der Verwaltung auch die Recherche nach Dokumenten. Besonders nützlich ist die Kopplung von ERP- und DMS-System für die Recherche nach Lieferscheinen und Reklamationsschreiben, aber auch nach Rechnungen. Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsprüfung über die Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung kann automatisiert werden. Das System erkennt außerdem Doppelungen und sortiert sie aus, so dass die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden kann.

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